Un verbale di nomina safeguarding per una SSD è il documento ufficiale con cui l’organo deliberante dell’associazione o società sportiva dilettantistica designa il Referente o Responsabile Safeguarding. Serve a formalizzare la scelta della persona incaricata di prevenire e contrastare abusi, violenze e discriminazioni all’interno delle attività sportive, a garantire la tracciabilità dell’atto deliberativo e a dare evidenza agli organi di controllo e agli enti di affiliazione sulle misure di tutela adottate.
Indice
Come scrivere un verbale nomina safeguarding SSD
Scrivere un verbale di nomina del Responsabile Safeguarding per una SSD richiede attenzione formale e conformità normativa, poiché il documento non è soltanto una registrazione amministrativa ma costituisce parte integrante dell’adempimento richiesto dal D.Lgs. 36/2021 e dalle indicazioni delle federazioni e degli enti di promozione sportiva. Il testo del verbale deve iniziare con l’indicazione della data, del luogo della riunione e dell’ora di inizio e di chiusura, proseguendo con l’elenco dei presenti e le rispettive cariche, in modo da ricostruire la legittimità dell’organo che delibera. È fondamentale che il verbale riporti chiaramente l’oggetto della seduta: la nomina del Referente/Responsabile Safeguarding per la specifica SSD, con riferimento esplicito al D.Lgs. 36/2021, art. 33 comma 6, così da ancorare la decisione al quadro normativo vigente. Nella premessa è opportuno enunciare le finalità della nomina e l’ambito di applicazione, specificando la struttura interna o il servizio per cui la nomina è valida; questo dettaglio evita ambiguità sull’estensione delle responsabilità e facilita eventuali verifiche da parte degli enti di affiliazione.
La proposta di nomina deve contenere i dati anagrafici e fiscali del nominato, nonché la qualifica professionale, e deve essere accompagnata dalla dichiarazione di disponibilità all’assunzione dell’incarico. È buona prassi includere nel verbale una sintetica descrizione dei titoli e delle competenze rilevanti che giustificano la scelta, nonché l’indicazione di eventuali incompatibilità o conflitti di interesse. Questi elementi non sono meri dettagli formali, ma requisiti essenziali per dimostrare che il nominato possiede autonomia, competenza e integrità, caratteristiche indicate dalle linee guida delle principali federazioni e degli enti come AICS, FISI e altre. La delibera vera e propria deve riportare l’esito della votazione, specificando se la nomina è stata adottata all’unanimità o a maggioranza, e deve contenere le determinazioni principali: l’indicazione formale del nominativo, la durata dell’incarico con eventuale possibilità di proroga, la natura dell’incarico (retribuito o gratuito) e le modalità di remunerazione se previste.
Un verbale completo dedica una parte alla descrizione delle funzioni e responsabilità attribuite al Referente. Questo passaggio deve essere redatto con precisione: vanno elencate le mansioni operative, quali la gestione delle segnalazioni, l’attuazione delle procedure di protezione, la predisposizione di report e verbali, il coordinamento delle attività di formazione e sensibilizzazione e i rapporti con autorità e partner esterni. È altresì necessario definire le modalità di comunicazione e pubblicizzazione della nomina, poiché gli adempimenti successivi richiedono la pubblicazione del nominativo sulla home page del sito, l’affissione in sede e la comunicazione al Safeguarding Office nazionale o federale e sul portale dell’ente di affiliazione, come previsto dalle indicazioni operative diffuse da AICS, federazioni e confederazioni sportive. Il verbale deve altresì precisare le risorse e il supporto assegnati al Responsabile, indicando il personale di supporto, le risorse materiali e il budget dedicato, quando presenti, in modo da assicurare che l’incarico non sia solo formale ma dotato di strumenti operativi adeguati.
Il documento deve stabilire chiaramente le regole per la revoca o la cessazione anticipata dell’incarico, con criteri che possono includere perdita dei requisiti di integrità, conflitti di interesse non gestibili, inadempienze significative o sopravvenute incompatibilità. Vanno altresì indicate le modalità di sostituzione temporanea per garantire continuità nella gestione delle segnalazioni e nelle attività di tutela. Dopo la deliberazione, il verbale deve essere sottoscritto dal Presidente o dal dirigente che nomina, dal verbalizzante e dal nominato che accetta l’incarico, e tali firme costituiscono elemento probatorio rilevante in caso di verifiche da parte di enti federali o di controllo.
Esempio verbale nomina safeguarding SSD
VERBALE DI NOMINA SAFEGUARDING SSD Data: _______________ Luogo: _______________ Ora inizio: _______________ Ora fine: _______________ Presenti: 1) Nome e Cognome: _______________ Ruolo: _______________ 2) Nome e Cognome: _______________ Ruolo: _______________ 3) Nome e Cognome: _______________ Ruolo: _______________ (altro) ______________________________________________________ Presiede la riunione: _______________ Verbalizza: _______________ Oggetto: Nomina del Referente/Responsabile Safeguarding per SSD _____________ Premesso che: - Finalità della nomina: ______________________________________________________ - Ambito di applicazione (SSD/Unità/Servizio): _______________ - Riferimenti normativi e policy aziendali: _______________ Proposta di nomina: Si propone la nomina del Sig./Sig.ra _______________ (Data di nascita: _______________; Codice Fiscale: _______________; Qualifica professionale: _______________) in qualità di Referente/Responsabile Safeguarding per il seguente SSD: _______________. Dichiarazioni del nominato: - Disponibilità ad assumere l'incarico: Sì ☐ No ☐ - Titoli e competenze rilevanti (breve descrizione): _______________________________________________________________________ - Eventuali incompatibilità o conflitti di interesse: _______________________________________________________ Deliberazione: All'unanimità / a maggioranza (barrare la voce) _______________, si delibera: 1) Di nominare il Sig./la Sig.ra _______________ Referente/Responsabile Safeguarding per il SSD _______________. 2) L'incarico avrà durata dal _______________ al _______________ (indicare eventuale proroga: _______________). 3) L'incarico è a titolo: retribuito ☐ / gratuito ☐ ; modalità e importo (se retribuito): _______________. 4) Il Referente dovrà svolgere le seguenti funzioni e responsabilità: - _______________________________________________________________________ - _______________________________________________________________________ - _______________________________________________________________________ 5) Il Referente dovrà redigere e presentare report/verbali su: _______________________________________________________________________ 6) Il Referente dovrà collaborare con: _______________________________________________________________________ 7) Modalità di comunicazione e pubblicizzazione della nomina: _______________________________________________________________________ Compiti specifici (da dettagliare): - Gestione segnalazioni e procedure di protezione: _______________________________________________________________________ - Coordinamento formazione e sensibilizzazione sul safeguarding: _______________________________________________________________________ - Monitoraggio e valutazione delle pratiche di tutela: _______________________________________________________________________ - Rapporti con autorità e partner esterni: _______________________________________________________________________ Risorse e supporto: - Personale di supporto: _______________ - Risorse materiali/strumentali: _______________ - Budget dedicato: _______________ Modalità di revoca o cessazione: - Criteri di cessazione anticipata: _______________________________________________________________________ - Modalità di sostituzione temporanea: _______________________________________________________________________ Comunicazioni: - La presente nomina sarà comunicata a: _______________________________________________________________________ - Data prevista per pubblicazione/comunicazione ufficiale: _______________ Allegati: 1) Curriculum del nominato: ☐ 2) Dichiarazione di accettazione: ☐ 3) Copia policy safeguarding: ☐ 4) Altro: _______________ Letto, approvato e sottoscritto. Firma del Presidente/Dirigente che nomina: Nome e Cognome: _______________ Qualifica: _______________ Firma: ______________________ Data: _______________ Firma del nominato (accettazione incarico): Nome e Cognome: _______________ Firma: ______________________ Data: _______________ Firma del verbalizzante: Nome e Cognome: _______________ Qualifica: _______________ Firma: ______________________ Data: _______________
Fac simile verbale nomina safeguarding SSD Word
Il fac simile in formato Word permette di scaricare un modello editabile del verbale di nomina, completo di campi da compilare per data, presenti, delibera e firme, utile per redigere rapidamente il documento conforme alle indicazioni federali e normative.
