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Come scrivere un verbale cda nomina responsabile privacy
La redazione del verbale del Consiglio di Amministrazione per la nomina del responsabile privacy richiede attenzione formale e sostanziale per garantire che la delibera sia valida, motivata e conforme alle prescrizioni normative. In primo luogo occorre richiamare, in apertura del documento, il quadro normativo di riferimento specificando il richiamo al Regolamento (UE) 2016/679 e agli articoli pertinenti, in particolare l’articolo 37 che disciplina la designazione del DPO e l’articolo 39 che definisce compiti e indipendenza, oltre ai riferimenti al Codice della Privacy italiano ove applicabile.
Il verbale deve quindi descrivere le generalità della riunione indicando data, luogo, ora e modalità di convocazione, nonché la composizione del Consiglio presente e l’eventuale presenza di altre figure tecniche o consulenti. È essenziale che il verbale contenga l’accertamento della validità della seduta, ossia la verifica del numero dei consiglieri presenti in rapporto a quelli in carica, con chiara indicazione degli assenti e, se del caso, della loro giustificazione. Questi elementi procedurali sono fondamentali per dimostrare la regolarità dell’adozione della delibera.
La parte centrale del verbale deve documentare le ragioni poste a base della nomina. La motivazione non può limitarsi a un enunciato generico ma dovrebbe descrivere la valutazione delle esigenze aziendali in relazione ai trattamenti effettuati, il tipo di dati trattati, la complessità delle operazioni e le tecnologie impiegate, oltre alle specifiche competenze professionali richieste per il ruolo. La motivazione deve altresì indicare se la scelta del nominato è orientata all’internalizzazione dell’incarico o all’affidamento a soggetto esterno, con riferimento alle esigenze operative e alla volontà di garantire autonomia e indipendenza di valutazione.
Nella motivazione è opportuno richiamare eventuali curricula, certificazioni o esperienze specifiche del candidato che giustifichino la scelta, allegando i documenti a corredo del verbale per costituire prova della valutazione compiuta (per esempio attestati di formazione, esperienze documentate e curriculum vitae). Si ritiene utile che il verbale sancisca la dichiarazione del nominato sull’accettazione dell’incarico e sulla sussistenza dei requisiti di professionalità e indipendenza nonché l’assenza di situazioni di conflitto di interesse che possano pregiudicare lo svolgimento della funzione.
La delibera di nomina dovrà indicare in modo chiaro la persona designata, la data di decorrenza dell’incarico e la durata dello stesso, specificando se è stabilita per un periodo determinato o “fino a revoca”. È opportuno che il verbale definisca in maniera puntuale i compiti e i poteri attribuiti al responsabile, richiamando espressamente le attribuzioni previste dall’articolo 39 del GDPR e dettagliando le attività operative attese: consulenza e supporto alle funzioni aziendali, monitoraggio dell’osservanza del regolamento e delle policy aziendali, gestione dei registri delle attività di trattamento, partecipazione alle valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati, collaborazione con l’Autorità Garante e gestione delle segnalazioni di violazioni dei dati personali.
Occorre altresì delineare i limiti delle attribuzioni, la possibilità o meno di nominare delegati o incaricati e le modalità con cui eventuali responsabilità operative vengono coordinate con il titolare del trattamento o con gli organi di vertice.
Dal punto di vista contrattuale il verbale deve precisare le condizioni economiche e le modalità di rimborso spese, nonché le relazioni gerarchiche funzionali: il titolo con cui il responsabile si rapporta al vertice aziendale, le garanzie di indipendenza nell’esercizio del ruolo e l’accesso alle risorse e ai dati necessari per lo svolgimento delle funzioni. È opportuno prevedere clausole operative che impongano obblighi di riservatezza, misure di sicurezza e obblighi di reporting periodico verso l’organo amministrativo o il titolare del trattamento.
La forma dell’atto è rilevante: la nomina deve risultare per iscritto e di norma è accompagnata da una lettera di incarico o da un contratto che venga allegato al verbale e conservato agli atti societari.
Dal punto di vista probatorio e di conformità, il verbale dovrebbe contenere l’elenco degli allegati e l’indicazione di dove vengono conservati i documenti comprovanti la nomina e i requisiti del nominato. Si raccomanda di documentare ogni comunicazione effettuata a terzi, ove necessaria, come la segnalazione della nomina all’Autorità Garante o la pubblicazione nell’Albo dei soggetti responsabili se previsto dalle procedure interne.
Infine, la stesura del verbale non deve limitarsi alla forma, ma deve garantire chiarezza e trasparenza delle motivazioni e delle attribuzioni, in modo da poter dimostrare in sede di controllo amministrativo o giudiziario tanto la regolarità procedurale quanto la congruità della scelta in relazione alle esigenze di protezione dei dati personali.
Esempio verbale cda nomina responsabile privacy
VERBALE DELLA RIUNIONE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Data: _____________ Luogo: _____________ Ora di inizio: _____________ Il giorno _____________, alle ore _____________, presso la sede sociale in _____________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società _____________, regolarmente convocato mediante _____________ in data _____________. Presiede la riunione: Presidente del CdA Sig./Sig.ra _____________ che assume la presidenza e nomina a verbalizzante il Sig./la Sig.ra _____________ in qualità di Segretario. Presenti: - Sig./Sig.ra _____________ (Presidente) - Sig./Sig.ra _____________ (Amministratore) - Sig./Sig.ra _____________ (Amministratore) - Sig./Sig.ra _____________ (Amministratore) (Indicare eventuali altri presenti) _____________ Assenti giustificati: _____________ Constatato e verificato che il Consiglio è validamente costituito con la presenza di n. _____________ amministratori su n. _____________ in carica, il Presidente dichiara aperta la seduta e pone all'ordine del giorno il seguente punto: 1) Nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO). Il Presidente illustra i motivi e le esigenze aziendali che rendono necessaria la nomina del Responsabile della Protezione dei Dati e propone la nomina del Sig./la Sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, residente in _____________, recapito e-mail/PEC _____________, allegando curriculum vitae e, se del caso, dichiarazione di consenso. Dopo discussione, con votazione effettuata in data _____________, risultano i seguenti voti: - favorevoli: _____________ - contrari: _____________ - astenuti: _____________ Il Consiglio di Amministrazione, con il voto favorevole della maggioranza dei presenti, DELIBERA 1) di nominare quale Responsabile della Protezione dei Dati (RPD/DPO) della società _____________ il Sig./la Sig.ra _____________, con decorrenza dal giorno _____________; 2) di conferire al nominato i compiti, le responsabilità e i poteri previsti dall'art. 39 del Regolamento (UE) 2016/679 e dalla normativa italiana vigente, in particolare: consulenza e controllo sul trattamento dei dati personali, monitoraggio dell'osservanza del GDPR e delle policy aziendali, collaborazione con l'Autorità Garante per la protezione dei dati personali, istruzione e formazione del personale, tenuta dei registri delle attività di trattamento, e ogni altra attività rientrante nelle competenze del RPD; 3) di stabilire che la durata dell'incarico sia di _____________ (indicare periodo oppure "fino a revoca"), con decorrenza dal _____________; 4) di stabilire il trattamento economico e le condizioni contrattuali come segue: compenso lordo annuo/forfetario _____________, rimborso spese secondo _____________, modalità di pagamento _____________; 5) di demandare al Presidente del CdA/Amministratore Delegato/Responsabile del Personale Sig./Sig.ra _____________ l'adozione di tutti i provvedimenti necessari per formalizzare l'incarico, tra cui la sottoscrizione del relativo contratto/lettera di incarico e la comunicazione della nomina agli interessati e, se necessario, all'Autorità Garante. Il Sig./la Sig.ra _____________, presente alla riunione, dichiara di accettare l'incarico e di possedere i requisiti di professionalità e indipendenza richiesti, nonché di non trovarsi in situazioni di conflitto di interesse tali da pregiudicare lo svolgimento delle funzioni; prende servizio a decorrere dal giorno _____________. (In caso di accettazione successiva, indicare data e modalità: _____________) Si dà atto che: documentazione relativa al curriculum, dichiarazioni e ogni altro documento utile per la nomina sono allegati al presente verbale e conservati agli atti sociali. Non essendovi ulteriori argomenti all'ordine del giorno, alle ore _____________ il Presidente dichiara chiusa la seduta. Letto, approvato e sottoscritto. Luogo e data: _____________ Il Presidente: _______________________________ _____________ (firma) Il Segretario verbalizzante: _______________________________ _____________ (firma) Consiglieri presenti e firme: 1) _______________________________ _____________ 2) _______________________________ _____________ 3) _______________________________ _____________ 4) _______________________________ _____________ Allegati: - Curriculum vitae del RPD nominato: _____________ - Lettera di incarico/contratto: _____________ - Dichiarazione di accettazione e requisiti: _____________ - Altra documentazione: _____________
Fac simile verbale cda nomina responsabile privacy Word
Il fac simile in formato Word è pensato per consentire una immediata personalizzazione del verbale da parte dell’ufficio legale o dell’ufficio del personale: il documento contiene i campi tipici da completare, la struttura delle delibere e le clausole operative consigliate, lasciando spazio all’inserimento dei dati anagrafici, delle condizioni contrattuali e degli allegati. È opportuno adattare il modello alle specifiche esigenze dell’ente e farlo revisionare dal consulente privacy prima dell’utilizzo ufficiale.
