Il verbale di nomina del Responsabile Safeguarding per una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD) è il documento formale con cui l’organo deliberante dell’associazione, di norma il Consiglio Direttivo o l’Assemblea dei soci, conferisce ufficialmente l’incarico di responsabilità in materia di protezione dei minori e di tutela dalle molestie, dagli abusi, dalle violenze e dalle discriminazioni all’interno delle attività associative. Serve a formalizzare la scelta, a rendere chiari compiti, durata e poteri del nominato, e a garantire la tracciabilità amministrativa e la comunicazione agli enti di affiliazione e ai soci, conformemente agli obblighi normativi e alle linee guida delle federazioni e degli enti di promozione sportiva.
Indice
Come scrivere un verbale nomina responsabile safeguarding ASD
Redigere un verbale di nomina del Responsabile Safeguarding richiede un equilibrio tra chiarezza dichiarativa e rispetto delle prescrizioni normative e delle linee guida dell’ente di affiliazione. In primo luogo il verbale deve essere ancorato a un quadro normativo appropriato: occorre richiamare espressamente, quando pertinente, le disposizioni del D.Lgs. 36/2021 e in particolare gli articoli richiamati dalle linee guida federali o degli enti di promozione sportiva, oltre alle procedure previste dall’ente di affiliazione (AICS, CSEN, ASC, FIDAL, FISI, ecc.). La previsione legislativa costituisce la base sulla quale motivare la deliberazione e attribuire responsabilità e compiti al nominato, e il richiamo normativo nel testo del verbale facilita la valutazione di conformità e la successiva comunicazione agli uffici di riferimento.
Il contenuto minimo del verbale deve essere redatto con precisione. Vanno inseriti i dati anagrafici e la denominazione dell’ASD, la sede legale, indicazione del luogo, della data e degli orari di apertura e chiusura della seduta, oltre alla indicazione del tipo di riunione e dell’ordine del giorno. È fondamentale riportare l’elenco dei presenti e degli assenti in modo che risulti la validità della seduta. Il testo dovrebbe quindi motivare la proposizione di nomina, specificando le ragioni che inducono il Consiglio a ritenere il candidato idoneo, ed eventualmente richiamare l’esibizione della documentazione comprovante l’assenza di impedimenti formali all’assunzione dell’incarico, quali l’assenza di condanne rilevanti quando richiesto dalle regole dell’ente di affiliazione.
La formula di nomina deve essere inequivocabile: indicare il nome e cognome del nominato, la qualifica attribuita (ad esempio “Responsabile Safeguarding” o “Responsabile contro abusi, violenze e discriminazioni”), la durata dell’incarico con date di inizio e fine o la modalità di cessazione (fino a revoca o dimissioni), e l’eventuale previsione di incarico a titolo gratuito o con compenso. Il verbale deve altresì mettere a verbale l’esito della votazione con il numero di voti favorevoli, contrari e astensioni, e la formula di approvazione adottata dal Consiglio. Un testo ben costruito riporta anche il riferimento all’impegno del nominato ad accettare formalmente l’incarico, a rispettare il codice etico associativo e le direttive del Consiglio Direttivo e a frequentare percorsi formativi specifici ove previsti.
Non meno importante è declinare i compiti, le responsabilità e i poteri del Responsabile Safeguarding con una formulazione operativa e non meramente descrittiva. Il verbale dovrebbe esplicitare la funzione di promozione e vigilanza sull’attuazione delle politiche di protezione, la responsabilità di ricevere e gestire segnalazioni di sospetti abusi o comportamenti a rischio, il coordinamento delle procedure interne di prevenzione e intervento, la predisposizione di programmi di formazione per staff e volontari, la tenuta di rapporti con le autorità competenti e i referenti esterni, e la periodicità delle relazioni rese al Consiglio Direttivo o all’Assemblea. Vanno chiariti anche gli strumenti a disposizione del Responsabile: accesso alla documentazione necessaria, potere di segnalazione alle autorità competenti e eventuale supporto operativo da parte di persone o uffici designati dall’associazione.
Dal punto di vista formale è opportuno che il verbale preveda l’elenco della documentazione allegata, quale copia del documento di identità del nominato, eventuale certificato del casellario giudiziale quando richiesto, la policy di safeguarding adottata dall’ASD e la descrizione dettagliata delle mansioni. La presenza di allegati rende il verbale autosufficiente e facilita controlli successivi. Dopo la delibera il verbale dovrà essere sottoscritto dal Presidente, dal Segretario e dal nominato, nonché da eventuali testimoni, secondo quanto previsto dallo statuto associativo e dalle prassi consigliate dalle federazioni.
Gli adempimenti successivi alla nomina sono parte integrante del processo e dovrebbero essere già programmati quando si redige il verbale. È prassi consolidata pubblicare immediatamente la nomina mediante affissione in bacheca presso la sede dell’ASD e pubblicazione sul sito internet o sui canali social dell’associazione, e comunicare formalmente la nomina all’Ufficio Safeguarding dell’ente o federazione di affiliazione, seguendo le modalità indicate dall’ente stesso per la trasmissione del verbale e dei dati del nominato. È consigliabile altresì conservare copia digitale e cartacea del verbale firmato e degli allegati in modo da poter esibire facilmente la documentazione in caso di verifiche o necessità di coordinamento con gli organismi di tutela.
Nella redazione del testo si deve fare attenzione al linguaggio: utilizzare frasi chiare, evitando locuzioni generiche o ambigue, e privilegiare formule che esprimano l’impegno concreto dell’ASD a sostenere il Responsabile nelle sue funzioni. Occorre inoltre prevedere clausole che disciplinino la durata dell’incarico, le modalità di revoca e dimissioni, la gestione di eventuali incompatibilità e la tutela dei dati personali nel trattamento delle segnalazioni e della documentazione sensibile. Infine, pur potendo avvalersi dei numerosi fac‑simile predisposti da federazioni ed enti di promozione sportiva, è buona pratica adattare il modello scelto alle specificità dell’ASD, verificandone la compatibilità con lo statuto, con le direttive federali e con eventuali prescrizioni imposte dall’ente di affiliazione.
Esempio verbale nomina responsabile safeguarding ASD
VERBALE DI NOMINA RESPONSABILE SAFEGUARDING Associazione Sportiva Dilettantistica: _____________ Sede legale: _____________ Luogo: _____________ Data: _____________ Ora di inizio seduta: _____________ Ora di chiusura seduta: _____________ Tipo di riunione: _____________ (es. Assemblea dei soci / Consiglio Direttivo) Presenti: - Presidente: _____________ - Vicepresidente: _____________ - Segretario: _____________ - Consigliere: _____________ - Consigliere: _____________ - Altri partecipanti: _____________ Assente/i: - _____________ Ordine del giorno: 1) Nomina del Responsabile Safeguarding 2) Varie ed eventuali Svolgimento della riunione: Il/La Presidente _____________ apre la seduta alle ore _____________, illustra l'ordine del giorno e propone la nomina del/dei seguente/i soggetto/i a ricoprire la funzione di Responsabile Safeguarding per l'Associazione: Candidato proposto: Nome e cognome: _____________ Data di nascita: _____________ Codice fiscale: _____________ Recapito telefonico: _____________ Email: _____________ Qualifica all'interno dell'ASD (se presente): _____________ Motivazioni della nomina: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Deliberazione: Si procede alla votazione con il seguente esito: - Voti favorevoli: _____________ - Voti contrari: _____________ - Astenuti: _____________ Esito: La nomina viene (approvata / respinta): _____________ Testo della nomina: Il/La sottoscritto/a _____________, in qualità di _____________ dell'Associazione Sportiva Dilettantistica _____________, nomina il/la Sig./Sig.ra _____________ quale Responsabile Safeguarding dell'ASD, con decorrenza dal _____________ fino al _____________ (o fino a revoca/dimissioni: _____________). Compiti e responsabilità del/dei Responsabile/i Safeguarding: - Promuovere e vigilare sull'attuazione delle politiche di protezione e tutela dei minorenni e delle persone vulnerabili: _____________ - Ricevere e gestire segnalazioni di sospetti abusi o comportamenti a rischio: _____________ - Coordinare le procedure interne di prevenzione e intervento: _____________ - Predisporre e proporre programmi di formazione per staff e volontari: _____________ - Mantenere rapporti con le autorità competenti e con eventuali referenti esterni: _____________ - Redigere relazioni periodiche per il Consiglio Direttivo/Assemblea: _____________ - Altre funzioni concordate: _____________ Facoltà e poteri: - Accesso alla documentazione necessaria per l'espletamento delle funzioni: (si/no) _____________ - Poteri di segnalazione alle autorità competenti: (si/no) _____________ - Supporto operativo da parte di: _____________ Nomina: accettazione e impegno Il/La Sig./Sig.ra _____________ dichiara di accettare la nomina e si impegna a svolgere il ruolo secondo le normative vigenti, il codice etico dell'Associazione e le direttive del Consiglio Direttivo. Dichiarazione di disponibilità alla formazione: Il/La nominato/a conferma la disponibilità a partecipare a percorsi formativi specifici: (si/no) _____________ Eventuali corsi già frequentati: _____________ Documentazione allegata: - Descrizione dettagliata mansioni: (allegato) _____________ - Policy safeguarding dell'ASD: (allegato) _____________ - Copia documento di identità del nominato/a: (allegato) _____________ - Altro: _____________ Firma per presa visione e accettazione: Il/La nominato/a: Nome e cognome: _____________ Firma: _____________________________ Data: _____________ Per l'Associazione: Presidente: Nome e cognome: _____________ Firma: _____________________________ Data: _____________ Segretario: Nome e cognome: _____________ Firma: _____________________________ Data: _____________ Eventuali testimoni: Nome e cognome: _____________ Firma: _____________________________ Data: _____________ Note finali: Eventuali osservazioni o condizioni particolari: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Il presente verbale, redatto in data _____________, viene sottoscritto da coloro che hanno partecipato alla riunione.
Fac simile verbale nomina responsabile safeguarding ASD Word
Per scaricare e adattare un modello in formato Word è consigliabile utilizzare il fac‑simile fornito dall’ente o dalla federazione a cui l’ASD è affiliata, poiché questi modelli contengono le formule e i richiami normativi richiesti e prevedono spesso anche le indicazioni su pubblicazione, comunicazione e allegati. Il pacchetto Word facilita la compilazione e la conservazione digitale del verbale e degli allegati, permettendo di personalizzare le parti relative a durata, compenso, documentazione prodotta e poteri attribuiti al Responsabile.
