Il verbale di assemblea per il cambio della sede legale di una ASD è il documento formale che attesta la decisione dell’organo competente dell’associazione di trasferire la sede sociale. Serve a rendere effettiva la modifica rispetto a terzi, a documentare il rispetto delle procedure statutarie e legali e a consentire l’esecuzione degli adempimenti successivi presso l’Agenzia delle Entrate, i registri sportivi e gli altri enti competenti.
Indice
Come scrivere un verbale assemblea cambio sede legale ASD
Redigere correttamente un verbale di assemblea per il trasferimento della sede legale di una Associazione Sportiva Dilettantistica richiede attenzione sia alla forma sia alla sostanza. È fondamentale partire dall’analisi dello statuto associativo: lo statuto definisce l’organo competente a deliberare il trasferimento della sede e le modalità di convocazione, nonché se l’indicazione dell’indirizzo costituisce un elemento statutario la cui variazione impone una deliberazione in sede straordinaria. Quando lo statuto stabilisce che la sede legale è parte integrante delle norme statutarie, la decisione deve essere adottata dall’assemblea dei soci, di norma con le maggioranze previste per la modifica statutaria. Questo implica la necessità di convocare regolarmente l’assemblea rispettando i termini di preavviso e le modalità di comunicazione indicate dallo statuto; nella prassi consolidata il verbale deve contenere una chiara indicazione del luogo, della data e dell’ora dell’adunanza e una dichiarazione che attesti la regolare convocazione.
Nel corpo del verbale occorre riportare l’ordine del giorno con espressa indicazione della voce concernente il “cambio della sede legale” o formulazioni equivalenti. La corretta descrizione dell’ordine del giorno è importante per evitare contestazioni sulla legittimità della deliberazione: devono essere evitate formulazioni vaghe e, ove la modifica della sede comporti una modifica statutaria, l’ordine del giorno deve indicare anche l’eventuale provvedimento di modifica dell’articolo statutario che contiene la sede. Il verbale deve poi documentare la costituzione dell’assemblea, specificando il numero dei soci presenti e rappresentati, l’eventuale presenza di deleghe, e attestando il raggiungimento del quorum necessario per deliberare. La presenza di queste informazioni nel verbale consente di dimostrare, in caso di necessità, che la decisione è stata presa nel rispetto delle regole interne e delle norme applicabili.
Alla relazione introduttiva spetta al Presidente o al soggetto che presiede l’assemblea esporre la proposta motivandone le ragioni e indicando il testo esatto della delibera proposta, comprendente la dizione della sede precedente e della nuova sede con l’indirizzo completo. È buona prassi riportare nel verbale la frase con cui viene formulata la proposta, così come ogni proposta alternativa eventualmente presentata durante la discussione. Il verbale deve anche sintetizzare le argomentazioni principali emerse nella discussione, evitando trascrizioni verbatim ma registrando i punti salienti, le posizioni divergenti e qualsiasi proposta emendativa rilevante ai fini della decisione finale. Al termine della discussione si deve riportare il risultato della votazione con numeri precisi: voti favorevoli, voti contrari e astenuti. L’indicazione numerica del risultato è essenziale per la chiarezza e la certezza giuridica della delibera.
La delibera va formulata in modo chiaro e inequivocabile: il verbale deve contenere la frase con cui l’assemblea approva il trasferimento della sede legale dall’indirizzo precedente a quello nuovo, stabilendone la data di efficacia. Se il trasferimento comporta la modifica di una disposizione statutaria che indica la sede, il verbale deve altresì contenere il testo aggiornato dell’articolo statutario e la deliberazione di modifica. Il documento deve indicare inoltre l’eventuale conferimento di poteri al legale rappresentante o al Presidente per compiere tutti gli adempimenti necessari: ciò include la firma e il deposito del verbale e delle modifiche statutarie all’Agenzia delle Entrate, la presentazione dei modelli e dei pagamenti previsti, l’aggiornamento delle iscrizioni nei registri sportivi o regionali ove l’associazione è annotata, e qualsiasi ulteriore comunicazione agli enti e agli istituti con cui la ASD intrattiene rapporti.
Per assicurare la validità formale e la piena efficacia, il verbale deve essere sottoscritto in originale dal Presidente dell’assemblea e dal segretario verbalizzante; quando lo statuto richiede la firma del consiglio direttivo o di organi amministrativi, va prevista anche la presa d’atto da parte di tali organi. È opportuno che vengano predisposte più copie originali del verbale, firmate in originale, da allegare alle richieste di aggiornamento presso l’Agenzia delle Entrate e altri enti; alcune prassi richiedono inoltre che il verbale sia accompagnato dal nuovo testo statutario, in doppia copia, pinzate insieme e numerate. La documentazione che si presenta agli uffici competenti solitamente include il modello amministrativo previsto, la ricevuta del versamento dell’imposta di registro quando dovuta e la documentazione identificativa del legale rappresentante che effettua la presentazione.
Dal punto di vista procedurale, dopo la sottoscrizione del verbale l’associazione deve provvedere tempestivamente agli adempimenti esterni: l’aggiornamento della posizione presso l’Agenzia delle Entrate, la comunicazione alle federazioni, agli enti di promozione sportiva, al CONI o agli organismi competenti e l’aggiornamento degli estremi bancari, assicurativi e amministrativi. È consigliabile verificare se il trasferimento comporta l’obbligo di variazioni o integrazioni nei contratti in corso, nelle assicurazioni o nelle convenzioni, nonché se è necessario aggiornare il domicilio fiscale eventualmente indicato per le comunicazioni amministrative. La delega al Presidente o a un rappresentante per la gestione delle formalità deve essere chiaramente indicata nel verbale, con i dati anagrafici del delegato e il perimetro dei poteri conferiti. Infine, conservare una copia del verbale insieme alla documentazione comprovante l’avvenuta registrazione e le ricevute di pagamento è cruciale per eventuali controlli futuri e per mantenere la continuità amministrativa dell’associazione.
In conclusione, un verbale ben redatto consente all’ASD di completare il trasferimento della sede legale in modo ordinato e conforme alle regole interne e alla normativa applicabile. La chiarezza della delibera, la corretta indicazione della costituzione dell’assemblea, la documentazione della votazione, la firma dei soggetti competenti e l’accurata gestione degli adempimenti successivi rappresentano i passaggi che assicurano la piena efficacia dell’operazione e la riduzione del rischio di contestazioni formali.
Esempio verbale assemblea cambio sede legale ASD
VERBALE DELL'ASSEMBLEA _____________ In data _____________, alle ore _____________, in _____________ (Comune) presso _____________ (sede/indirizzo), si è riunita l'Assemblea dei soci dell'Associazione Sportiva Dilettantistica denominata _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, convocata nei modi e nei termini previsti dallo Statuto. Presiede l'Assemblea il Sig./la Sig.ra _____________ in qualità di _____________ (Presidente/Presidente del Consiglio Direttivo), che assume la direzione dei lavori. Il Sig./la Sig.ra _____________ è altresì nominato/a verbalizzante/Segretario/a dell'Assemblea. Sono presenti n. ____________ soci effettivi su n. ____________ aventi diritto di voto. Sono presenti mediante delega n. ____________ soci per un totale di ____________ deleghe. Elenco nominativi dei presenti e/o rappresentati: - _____________ - _____________ - _____________ (continua) Constatato che l'Assemblea è valida per deliberare in merito all'ordine del giorno, il Presidente dichiara aperta la seduta e passa alla trattazione del seguente ordine del giorno: 1) ________________________________ 2) Deliberazione sul trasferimento della sede legale dell'Associazione da _____________ (indirizzo completo) a _____________ (nuovo indirizzo completo) 3) Eventuali adempimenti conseguenti e conferimento di deleghe per le formalità previste dalla legge e dallo Statuto 4) Varie ed eventuali Punto 2 dell'ordine del giorno Il Presidente illustra la proposta di trasferimento della sede legale dell'Associazione da _____________ (indirizzo completo) a _____________ (nuovo indirizzo completo), con effetto dal _____________. Dopo discussione, l'Assemblea mette ai voti la proposta. Risultato della votazione: Voti favorevoli: n. _____________ Voti contrari: n. _____________ Astenuti: n. _____________ Deliberazione L'Assemblea, con il seguente risultato, DELIBERA di trasferire la sede legale dell'Associazione Sportiva Dilettantistica _____________ da _____________ (indirizzo completo) a _____________ (nuovo indirizzo completo), con efficacia a decorrere dal _____________. Contestuale modifica statutaria L'Assemblea, verificata la necessità di adeguare lo Statuto, DELIBERA di modificare l'art. _____________ dello Statuto sostituendo la dizione relativa alla sede legale con la seguente: "La sede legale dell'Associazione è stabilita in _____________ (nuovo indirizzo completo)". Si affida al Legale Rappresentante il compito di provvedere all'aggiornamento formale dello Statuto e alla sua registrazione/trasmissione agli uffici competenti. Adempimenti e conferimento di deleghe L'Assemblea conferisce (con ogni potere di firma e rappresentanza) al Presidente/Legale Rappresentante Sig./Sig.ra _____________, nato/a a _____________ il _____________, codice fiscale _____________, residente in _____________, la procura ad effettuare tutti gli adempimenti necessari per l'esecuzione della presente delibera, ivi compresi: - l'aggiornamento e il deposito dell'atto modificativo presso gli uffici competenti (Registro CONI/Registro regionale delle associazioni/Prefettura/Registro eventuale) e l'Agenzia delle Entrate; - la sottoscrizione di ogni documento e comunicazione, ivi comprese le eventuali modifiche statutarie; - l'iscrizione e/o variazione agli albi, registri e elenchi pubblici e privati ove l'Associazione risulti iscritta; - il compimento di ogni ulteriore adempimento amministrativo, contabile e fiscale conseguente al trasferimento della sede. Eventuali _________________ Chiusa la discussione, non essendovi altro da deliberare, alle ore _____________ il Presidente dichiara chiusa la seduta e il presente verbale viene sottoscritto come di seguito. Luogo e data: _____________ Il Presidente _________________________ Firma: _____________ Nome e Cognome: _____________ Il Segretario _________________________ Firma: _____________ Nome e Cognome: _____________ Per presa visione e approvazione: Soci presenti (firme): 1) _______________________ Firma: _____________ 2) _______________________ Firma: _____________ 3) _______________________ Firma: _____________ (continua fino a esaurimento) Ricevuta comunicazione e presa d'atto da parte del Consiglio Direttivo / Organo di amministrazione (se applicabile): Il/la Presidente del Consiglio Direttivo _________________________ Firma: _____________ Nome e Cognome: _____________ Note per gli adempimenti (da compilare a cura del Legale Rappresentante): - Data di presentazione della variazione agli uffici competenti: _____________ - Protocollo/Numero pratica: _____________ - Registrazione/Iscrizione aggiornata in data: _____________ - Eventuali osservazioni: _____________
Fac simile verbale assemblea cambio sede legale ASD Word
Di seguito trovi un fac‑simile in formato Word del verbale di assemblea straordinaria per il cambio della sede legale: il modello è predisposto per essere compilato con i dati della tua ASD e stampato o salvato come documento ufficiale.
