Il verbale di assemblea straordinaria per la modifica dello statuto di un’Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD) è il documento ufficiale che attesta la convocazione, lo svolgimento e le deliberazioni prese dall’assemblea dei soci in merito alle variazioni apportate al documento statutario. Serve a documentare formalmente motivazioni, discussioni, risultati di votazione e le decisioni relative all’adozione del nuovo testo statutario, nonché a fornire la base per gli adempimenti amministrativi successivi quali la registrazione, il deposito e la comunicazione agli enti competenti (Registro CONI, Agenzia delle Entrate, enti di affiliazione e, se previsto, RUNTS/RAS).
Indice
Come scrivere un verbale assemblea straordinaria modifica statuto ASD
La redazione del verbale per una assemblea straordinaria finalizzata alla modifica dello statuto di una ASD richiede attenzione tecnica e rigore formale, perché il documento assume valenza probatoria e amministrativa sia rispetto ai soci che verso terzi e le autorità competenti. Innanzitutto, il verbale deve indicare con precisione data, ora e luogo della riunione, la natura della convocazione (prima o seconda convocazione) e i riferimenti statutari che disciplinano la validità delle delibere. È fondamentale elencare in modo verificabile la presenza dei soci e delle deleghe, riportando il numero dei presenti, il totale delle deleghe conferite e il quorum necessario indicato dallo statuto; la determinazione della validità della riunione deve risultare chiaramente da quanto riportato nel verbale, con esplicita dichiarazione del Presidente circa la regolarità della costituzione dell’assemblea.
La parte introduttiva del verbale deve specificare chi ha assunto la presidenza dell’assemblea e chi è stato nominato verbalizzante, con l’indicazione dei ruoli e, se possibile, dei recapiti utili per successive comunicazioni. La premessa che illustra le ragioni della convocazione è importante per contestualizzare la proposta di modifica: vanno richiamati i riferimenti normativi pertinenti, come ad esempio il D.Lgs. 36/2021 e le successive modifiche normative quali il D.Lgs. 120/2023, qualora le modifiche statutarie siano mirate all’adeguamento a tali disposizioni. Nella relazione introduttiva il Presidente o chi presenta la modifica deve illustrare chiaramente gli articoli interessati, il testo vigente e la formulazione proposta, e deve indicare se la proposta è volta a mantenere o recuperare benefici fiscali e amministrativi riconosciuti alle ASD oppure a conformare l’oggetto sociale e le clausole di governance alle nuove prescrizioni legislative.
Durante la discussione in assemblea ogni intervento significativo dovrebbe essere brevemente riportato nel verbale: il nominativo del socio che prende la parola e il contenuto essenziale dell’intervento, evitando trascrizioni integrali che appesantirebbero il documento. La descrizione della discussione deve permettere di ricostruire le posizioni prevalenti e, se sono state formulate osservazioni tecniche o richieste di chiarimento, deve risultare l’impegno a integrare o riformulare parti del testo proposto. Al termine della discussione si procede alla votazione: il verbale deve riportare la modalità di votazione adottata (ad esempio voto palese, voto segreto, votazione per alzata di mano o per scrutinio segreto), il numero dei voti favorevoli, contrari e le astensioni, oltre al numero dei voti rappresentati per delega. È essenziale verificare e riportare che la delibera abbia raggiunto la maggioranza richiesta dallo statuto o dalla legge; in caso di maggioranze qualificate il verbale deve esplicitare la percentuale o frazione prevista e attestare il rispetto di tale requisito.
La formulazione della deliberazione deve essere chiara e inequivocabile. Se la modifica viene approvata, il verbale dovrà contenere il testo della deliberazione approvata e la data di efficacia della modifica statutaria, quando prevista. È buona prassi allegare al verbale il testo integrale dello statuto con le parti modificate evidenziate e corredare il fascicolo con le copie delle deleghe e dell’elenco dei soci presenti, unitamente alle eventuali osservazioni scritte presentate durante la seduta. Il verbale deve indicare anche l’eventuale conferimento di mandato al Presidente o al Consiglio Direttivo per gli adempimenti successivi, specificando i poteri accordati, ad esempio la sottoscrizione del nuovo testo statuario e la presentazione della documentazione agli uffici competenti.
Per quanto riguarda gli adempimenti a valle della deliberazione, il verbale dovrà documentare la presa d’atto delle operazioni necessarie: registrazione agli uffici competenti, deposito presso la sede sociale e presso gli archivi previsti, notifica agli enti di affiliazione e alle autorità fiscali. Nel contesto della recente normativa sul mondo associativo e sportivo, è opportuno richiamare l’attenzione sulla possibilità di esenzione dall’imposta di registro per le modifiche statutarie adottate per conformarsi a disposizioni di legge, ove ricorrano le condizioni previste dall’articolo pertinente del D.Lgs. 36/2021, nonché sulle eventuali tempistiche entro le quali procedere alla registrazione per usufruire di agevolazioni. È altresì rilevante mantenere copia autentica firmata del verbale, completa delle firme del Presidente e del verbalizzante, conservata in originale negli archivi dell’associazione per eventuali controlli amministrativi o contenziosi.
Dal punto di vista pratico, il verbale deve essere redatto in modo leggibile e professionale, evitando formule ambigue e indicando sempre la documentazione allegata. Quando la natura delle modifiche è significativa per l’affiliazione o per la fruizione di contributi pubblici, è consigliabile consultare preventivamente il proprio ente di affiliazione, un professionista esperto in diritto associazionistico o un consulente fiscale che conosca le disposizioni specifiche del settore sportivo. La verifica delle scadenze per il deposito e la registrazione e la corretta conservazione delle firme e degli allegati sono passaggi fondamentali che non possono essere trascurati. Infine, il verbale deve rimanere un documento che consente, anche a distanza di anni, di ricostruire le decisioni associative e le procedure seguite, e per questo motivo la cura nella sua redazione e conservazione riveste carattere di assoluta importanza per la vita amministrativa dell’ASD.
Esempio verbale assemblea straordinaria modifica statuto ASD
VERBALE N. _____________ ASSEMBLEA STRAORDINARIA DELL'ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA "___________" In data _____________, alle ore _____________, presso la sede legale dell'Associazione in _____________________________, convocata nei termini e con le modalità previste dallo Statuto, si è riunita l'Assemblea Straordinaria dei soci per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno: 1) Proposta di modifica dello Statuto sociale; 2) Varie ed eventuali. Sono presenti e/o rappresentati i soci elencati nel prospetto sottostante: Elenco soci intervenuti/rappresentati: 1) Nome e Cognome _____________, C.F. _____________, in proprio / delega da _____________ (barrare) _____________ 2) Nome e Cognome _____________, C.F. _____________, in proprio / delega da _____________ _____________ 3) Nome e Cognome _____________, C.F. _____________, in proprio / delega da _____________ _____________ 4) Nome e Cognome _____________, C.F. _____________, in proprio / delega da _____________ _____________ (continua su foglio allegato) _____________ Totale soci presenti _____________ Totale deleghe _____________ Totale soci intervenuti/rappresentati _____________ Quorum richiesto dallo Statuto _____________ Quorum presente _____________ Presiede l'Assemblea il Sig./la Sig.ra _____________, in qualità di Presidente _____________, che nomina a verbalizzante il Sig./la Sig.ra _____________. Il Presidente dichiara aperta la seduta e, accertata la regolare costituzione dell'Assemblea ai sensi dello Statuto, illustra le motivazioni e i contenuti delle proposte di modifica statutarie, nel dettaglio: Proposta di modifica (articolo/i interessato/i): - Articolo _____________: testo vigente _____________; proposta di modifica: _____________ - Articolo _____________: testo vigente _____________; proposta di modifica: _____________ - Articolo _____________: testo vigente _____________; proposta di modifica: _____________ (Allegare testo completo dello Statuto con le parti modificate) _____________ Segue discussione tra i presenti sulla proposta di modifica, con interventi dei soci: Interventi: 1) Sig./Sig.ra _____________: _____________ 2) Sig./Sig.ra _____________: _____________ 3) Sig./Sig.ra _____________: _____________ Terminata la discussione, si passa alla votazione della proposta di modifica dello Statuto come sopra dettagliata. Risultato della votazione: - Voti favorevoli _____________ - Voti contrari _____________ - Astenuti _____________ - Voti rappresentati per delega _____________ Deliberazione: L'Assemblea, con la maggioranza prevista dallo Statuto/legge (barrare e specificare) _____________, ha deliberato di: □ approvare la modifica dello Statuto così come proposta; □ respingere la proposta di modifica dello Statuto; (Barrare l'opzione e descrivere eventuali condizioni) _____________ Testo della deliberazione approvata (se approvata): "Si approva la modifica dello Statuto dell'Associazione Sportiva Dilettantistica '___________' come da testi allegati, che entreranno a far parte integrante dello Statuto a partire dal _____________." Si conferisce mandato al Presidente/Consiglio Direttivo (barrare) _____________ di: - procedere agli adempimenti necessari per l'annotazione e la registrazione della modifica statutaria presso gli uffici competenti (Registro CONI, Agenzia delle Entrate, enti locali, ecc.); - sottoscrivere il nuovo testo statutario e i relativi atti formali; - depositare copia del verbale e dello Statuto modificato presso la sede sociale e gli archivi previsti dalla normativa vigente. Non essendovi altri punti all'ordine del giorno, alle ore _____________ il Presidente dichiara chiusa la seduta. Luogo e data: _____________________________ Il Presidente dell'Assemblea: _____________________________ Il Verbalizzante: _____________________________ Soci presenti / firme: 1) _____________________________ 2) _____________________________ 3) _____________________________ 4) _____________________________ (Allegare foglio firme se necessario) _____________ Allegati: - Testo integrale dello Statuto vigente con indicazione delle modifiche proposte _____________ - Copia elenco soci e deleghe _____________ - Altro (specificare) _____________
Fac simile verbale assemblea straordinaria modifica statuto ASD Word
Il fac-simile in formato Word consente di scaricare un modello editabile del verbale, completo di campi da compilare e di un allegato tipo per il testo statutario aggiornato; è pensato per agevolare la personalizzazione e la stampa per la firma degli organi sociali. Puoi utilizzare il modello per adattare la bozza alle specifiche dell’ASD, verificando sempre le maggioranze previste dallo statuto e le disposizioni normative applicabili.
