Il verbale ASD per cambio denominazione è il documento formale redatto a seguito di un’assemblea dei soci in cui viene deliberata la modifica del nome dell’Associazione Sportiva Dilettantistica; serve a dare evidenza della decisione, a documentare il procedimento e ad autorizzare le comunicazioni e gli adempimenti verso gli enti competenti.
Indice
Come scrivere un verbale ASD per cambio denominazione
La redazione di un verbale per il cambio di denominazione di una Associazione Sportiva Dilettantistica richiede attenzione sia agli aspetti formali sia a quelli sostanziali, poiché la corretta tenuta del documento costituisce il presupposto per le comunicazioni e, nei casi richiesti, per la registrazione presso l’Agenzia delle Entrate e per l’aggiornamento presso federazioni, enti di promozione sportiva e controparti contrattuali.
Il punto di partenza è la convocazione dell’assemblea, che di norma deve avvenire secondo le modalità previste dallo statuto; trattandosi di una modifica della denominazione sociale, la prassi consolidata nel mondo sportivo indica che la deliberazione debba essere adottata in sede di assemblea straordinaria, salvo diversa previsione statutaria. Nel verbale occorre riportare con precisione i dati relativi alla convocazione: luogo, data, ora della prima convocazione e, se del caso, della seconda, e richiamare la norma statutaria che regola la convocazione, così da dimostrare la regolarità dell’adunanza.
La successiva parte del verbale riguarda la costituzione dell’assemblea; è necessario indicare il numero dei soci presenti e di quelli eventualmente rappresentati per delega, nonché il totale degli aventi diritto di voto, e allegare o richiamare l’elenco dei presenti o delle deleghe ricevute, in modo da rendere possibile la verifica successiva della legittimità della deliberazione. L’indicazione del presidente dell’assemblea e del segretario incaricato della redazione del verbale è un elemento imprescindibile: va riportata la qualifica con cui ciascuno agisce e la loro firma finale a sancire la conformità del documento alla volontà assembleare.
La parte centrale del verbale deve descrivere l’ordine del giorno con chiarezza e specificità, indicando espressamente la voce relativa alla modifica della denominazione sociale. È opportuno che il verbale contenga una sintetica esposizione delle ragioni della proposta, così come illustrate dal presidente o dall’organo proponente, e una sintesi della discussione sviluppatasi in assemblea. La formulazione della proposta di deliberazione dovrà recare il testo letterale della vecchia denominazione e della nuova denominazione proposta, evitando abbreviazioni che possano generare incertezze interpretative.
Al fine di evitare contestazioni, il verbale deve riportare in modo inequivocabile l’esito della votazione: i voti favorevoli, i voti contrari e gli astenuti, insieme alla indicazione se la delibera è stata approvata all’unanimità o con la maggioranza richiesta dallo statuto per le modifiche che incidono sullo statuto stesso.
Un punto pratico di estrema rilevanza riguarda la formulazione della delibera e il conferimento dei necessari poteri per gli adempimenti successivi. È prassi consolidata inserire nel verbale una clausola che autorizzi il presidente e il segretario, o altro delegato, a compiere tutte le comunicazioni e le pratiche necessarie presso l’Agenzia delle Entrate, la federazione o l’ente di promozione sportiva di appartenenza, il registro CONI ove richiesto, la banca per l’aggiornamento dei conti correnti, le compagnie assicurative e gli altri soggetti con cui l’associazione intrattiene rapporti.
Tale mandato deve essere formulato in modo ampio e comprensivo, così da consentire al rappresentante di sottoscrivere, depositare e ritirare documenti, pagare eventuali imposte di registro, applicare marche da bollo se necessarie e ottenere eventuali visure o certificazioni richieste dalle amministrazioni. Nel verbale può inoltre essere indicata la decorrenza della modifica della denominazione, ossia la data a partire dalla quale la nuova denominazione si intende operativa, tenendo conto delle esigenze fiscali e amministrative.
Dopo l’approvazione assembleare, il verbale deve essere gestito secondo le regole di conservazione previste per gli organi associativi. Il documento andrà inserito nel libro verbali dell’associazione e conservato unitamente alla documentazione allegata, quali elenchi presenze, deleghe, copia dello statuto aggiornato o della parte di statuto emendata.
È importante considerare la questione della registrazione in Agenzia delle Entrate: le opinioni e le prassi non sono sempre uniformi, ma per le ASD che godono di regimi fiscali agevolati o che hanno rapporti significativi con enti pubblici e federazioni, seguire la soluzione più prudente e registrare le modifiche, eventualmente mediante deposito del nuovo testo statutario o del verbale, può evitare contestazioni future. Nei casi in cui si proceda alla registrazione, vanno considerati gli obblighi economici connessi, quali imposta di registro e marche da bollo, e la possibilità di utilizzare modalità che attribuiscano data certa al documento, ad esempio mediante raccomandata o deposito presso uffici competenti.
Parallelamente alla registrazione fiscale, devono essere attivate le comunicazioni funzionali all’operatività quotidiana dell’associazione: aggiornamento della denominazione presso l’Agenzia delle Entrate tramite i modelli previsti per le associazioni che operano solo con codice fiscale o per quelle titolari di partita IVA, comunicazione all’eventuale SIAE nel caso in cui l’associazione sia soggetta a obblighi in tal senso, e informazione agli enti sportivi di appartenenza.
Va tenuto conto delle specifiche procedure che alcune federazioni adottano per la presa d’atto delle variazioni e dei possibili vincoli temporali o di forma imposti dalle stesse. Per garantire la continuità degli aspetti amministrativi e contrattuali è inoltre necessario aggiornare la denominazione presso la banca, le assicurazioni e i fornitori, provvedendo alla modifica delle intestazioni di contratti, convenzioni ed eventuali rapporti in essere.
Infine, nella fase di redazione concreta del verbale è consigliabile utilizzare modelli fac‑simile predisposti da federazioni, comitati o enti di promozione sportiva, adattandoli alle specificità della propria ASD. L’uso di un fac‑simile aiuta a non dimenticare elementi formali rilevanti e a mantenere una formulazione coerente con le prassi consolidate nel settore.
Nel dubbio sulla necessità della registrazione o sulla corretta formulazione di clausole statutarie correlate, è opportuno consultare il commercialista o il consulente legale che segue l’associazione, nonché verificare le indicazioni della federazione di riferimento, poiché le conseguenze amministrative e fiscali di un cambio di denominazione possono variare in funzione del regime fiscale e delle attività svolte dall’ASD.
Esempio verbale ASD per cambio denominazione
VERBALE DELL'ASSEMBLEA STRAORDINARIA Associazione Sportiva Dilettantistica: _____________ Sede legale: _____________ Codice Fiscale: _____________ Partita IVA (se presente): _____________ Data: _____________ Ora inizio: _____________ Luogo: _____________ Presiede l'assemblea: _____________ in qualità di _____________ Assiste come segretario: _____________ Ordine del giorno: 1) Cambio denominazione sociale; 2) Modifiche statutarie conseguenti; 3) Adempimenti e deleghe per la comunicazione e registrazione; 4) Varie ed eventuali. Constatazioni preliminari: Alle ore _____________ il presidente constata la regolarità della convocazione e la presenza di n. _____________ soci presenti e n. _____________ soci per delega, per un totale di n. _____________ aventi diritto di voto. Elenco nominativi dei presenti e/o deleganti: _____________ Discussione: Il presidente illustra le ragioni e le motivazioni per il cambio di denominazione sociale e propone di deliberare in merito. Proposta di deliberazione: L'assemblea è invitata a deliberare di modificare la denominazione sociale dell'Associazione da: Denominazione attuale: _____________ a Nuova denominazione proposta: _____________ Delibera: A seguito della discussione, l'assemblea vota con il seguente esito: Voti favorevoli: _____________ Voti contrari: _____________ Astenuti: _____________ L'assemblea delibera, con la maggioranza sopra indicata, di approvare il cambio di denominazione sociale da "___________" a "___________" (nuova denominazione: _____________), nonché le conseguenti modifiche statutarie da apportare all'articolo/i: _____________, come segue: Testo vigente: _____________ Testo modificato: _____________ Decorrenza della modifica: La modifica della denominazione avrà efficacia a decorrere dal: _____________ Adempimenti e deleghe: Si conferisce mandato al Presidente: _____________ e al Segretario: _____________ (o, in alternativa, a: _____________) affinché effettuino tutti gli adempimenti necessari per l'attuazione della presente deliberazione, ivi compresi: - la redazione e sottoscrizione del verbale da depositare presso gli organi competenti; - la comunicazione e la richiesta di aggiornamento presso il Registro CONI/Registro delle Associazioni Sportive Dilettantistiche: _____________; - l'adempimento delle comunicazioni all'Agenzia delle Entrate e ad altri enti/uffici competenti: _____________; - l'eventuale deposito presso notaio o altro soggetto indicato: _____________. Ulteriori dichiarazioni: Si dichiara che le modifiche statutarie non comportano variazioni delle finalità sociali dell'Associazione salvo diversa indicazione: _____________ Chiusura: Non essendovi ulteriori punti all'ordine del giorno, alle ore _____________ il presidente dichiara chiusa la seduta. Il presente verbale, redatto in data: _____________, viene letto, approvato e sottoscritto come segue. Luogo e data: _____________ Il Presidente: _____________ Firma: _____________ Il Segretario: _____________ Firma: _____________ Eventuali firme dei soci presenti: 1) Nome: _____________ Firma: _____________ 2) Nome: _____________ Firma: _____________ 3) Nome: _____________ Firma: _____________ Note operative (da compilare a cura degli incaricati): - Data di deposito verbale presso Registro/Ente: _____________ - Protocollo/Numero di registrazione: _____________ - Documentazione allegata: _____________
Fac simile verbale ASD per cambio denominazione Word
Scarica il fac‑simile in formato Word per adattarlo facilmente ai dati della tua ASD e compilarlo con le informazioni richieste.
