Il verbale di assemblea ASD per dimissioni consigliere è il documento scritto che attesta formalmente la comunicazione delle dimissioni di un membro del consiglio direttivo di un’Associazione Sportiva Dilettantistica, la discussione dell’assemblea sull’argomento e le decisioni assunte in merito, comprese l’accettazione delle dimissioni e le eventuali modalità di sostituzione. Serve a costituire una prova ufficiale dell’avvenuta presa d’atto da parte degli organi sociali, a conservare la lettera di dimissioni negli atti dell’associazione e a determinare gli adempimenti successivi verso enti e registri competenti.
Indice
Come scrivere un verbale assemblea ASD per dimissioni consigliere
Redigere un verbale di assemblea di ASD per dimissioni di un consigliere richiede attenzione formale e sostanziale, perché il documento svolge contemporaneamente funzioni probatorie, amministrative e organizzative all’interno della vita associativa. Il verbale deve essere redatto in modo chiaro, completo e conforme a quanto previsto dallo statuto e dalle regole interne dell’associazione; per questo motivo è utile attenersi a uno schema standard che consenta di riportare tutte le informazioni rilevanti: convocazione e apertura, verifica presenze, indicazione dell’ordine del giorno, lettura o presa d’atto delle dimissioni, delibera dell’assemblea (accettazione e eventuale sostituzione), chiusura e firme. Si tratta di passaggi che, pur essendo di per sé lineari, richiedono di essere descritti con precisione perché la validità della deliberazione e la corretta tenuta degli scritti sociali dipendono anche dalla completezza del verbale.
Nella parte iniziale del verbale è opportuno inserire l’intestazione completa dell’Associazione Sportiva Dilettantistica, la sede sociale e gli estremi utili per identificare l’ente, seguiti dalla specificazione del tipo di Assemblea convocata, della data, dell’ora e del luogo della riunione. Occorre riportare la modalità di convocazione richiamando lo statuto quando esso stabilisca termini e modalità particolari per la validità della convocazione: non è sufficiente annotare che la convocazione è stata effettuata, è opportuno indicare anche la data di invio e il mezzo utilizzato, specie laddove la forma di convocazione sia rilevante per eventuali contestazioni successive.
La verifica delle presenze è un elemento fondamentale del verbale. È quindi consigliabile indicare il presidente dell’assemblea, il segretario verbalizzante e il numero dei soci presenti e rappresentati per delega, con l’eventuale numero dei voti aventi diritto. A seguito del controllo dei quorum, il presidente può dichiarare regolarmente costituita l’assemblea e aprire la seduta; questa constatazione va espressa testualmente, poiché costituisce la premessa alla validità delle decisioni prese in quella stessa seduta. L’ordine del giorno deve essere riportato integralmente e senza ambiguità: nel caso specifico delle dimissioni di un consigliere, l’ordine del giorno normalmente comprende la comunicazione delle dimissioni, la presa d’atto e l’eventuale surroga o nomina del sostituto, oltre alle eventuali comunicazioni e agli adempimenti successivi.
In sede di redazione del verbale si deve porre particolare cura nella descrizione della fase in cui viene letta la lettera di dimissioni. La forma e la data di presentazione della dimissione devono essere annotate, specificando se la lettera è pervenuta con PEC, raccomandata A/R o consegna a mano; qualora il consigliere abbia motivato le sue dimissioni, il verbale può riportare sinteticamente i motivi riferiti, ad esempio motivi personali, professionali o altri motivi espressamente dichiarati, sempre evitando interpretazioni o aggiunte non attestate direttamente nella comunicazione per iscritto.
La delibera di accettazione delle dimissioni richiede una formulazione chiara: è prassi che l’assemblea prenda atto e accetti le dimissioni, con eventuale ringraziamento per l’opera svolta. È essenziale registrare l’esito della votazione, indicando il numero dei voti favorevoli, contrari e astenuti e specificando se la decisione è stata assunta all’unanimità o a maggioranza. Questo dato è spesso necessario per dimostrare la legittimità della decisione nei confronti di terzi e per eventuali adempimenti formali successivi.
Un altro elemento critico è la gestione della sostituzione del consigliere dimissionario. Lo statuto dell’ASD deve essere sempre consultato prima di assumere decisioni in merito: il verbale deve richiamare espressamente la norma statutaria che regola la surroga o la cooptazione, indicando se la competenza spetti all’assemblea dei soci o al consiglio direttivo e quali siano i termini e le modalità previste. Se si procede alla nomina del sostituto, il verbale deve riportare il nominativo del soggetto designato, eventuali dichiarazioni di accettazione della carica e l’esito della votazione relativa alla nomina. Se invece si decide di non sostituire il consigliere, il verbale dovrà indicare la riduzione temporanea del numero dei componenti del consiglio e le motivazioni di tale scelta.
Oltre alle decisioni immediate, il verbale dovrebbe prevedere una sezione dedicata agli adempimenti successivi. Per le ASD è prassi annotare che saranno aggiornati i libri sociali e, se necessario, che sarà data comunicazione alle federazioni sportive o agli enti di promozione sportiva competenti, oltre che a eventuali obblighi verso l’Agenzia delle Entrate o altri enti amministrativi qualora la modifica incidesse sui soggetti rappresentanti ai fini fiscali. È buona prassi allegare al verbale la lettera originaria di dimissioni o indicarne il numero di protocollo, rendendola così parte integrante degli atti sociali.
La chiusura del verbale deve indicare l’ora di termine della seduta, la lettura e l’approvazione del verbale stesso e la firma del Presidente e del Segretario verbalizzante; ove previsto dallo statuto o dalla prassi, il consigliere dimissionario può anche apporre la sua firma per attestare la presa d’atto. In definitiva, un verbale completo, redatto con cura formale e sostanziale, facilita la corretta gestione amministrativa dell’associazione e riduce il rischio di contestazioni sulla legittimità delle procedure adottate.
Esempio verbale assemblea ASD per dimissioni consigliere
Associazione: _____________ Sede legale: _____________ Codice fiscale / P.IVA: _____________ Tipo di assemblea: _____________ Data: _____________ Ora inizio: _____________ Luogo: _____________ Convocazione effettuata in data: _____________ tramite: _____________ Presenze Presidente: _____________ Segretario verbalizzante: _____________ Consiglio direttivo presente: _____________ Soci presenti: _____________ Soci rappresentati per delega: _____________ Totale presenti e rappresentati: _____________ Numero aventi diritto di voto: _____________ Ordine del giorno 1) Comunicazione dimissioni del consigliere _____________ 2) Esame e accettazione delle dimissioni 3) Eventuale surroga/nomina del sostituto / modalità di copertura del posto 4) Varie ed eventuali Svolgimento dell'assemblea Il/La Presidente _____________, constatata la regolare costituzione dell'assemblea, apre la seduta alle ore _____________ e sottopone all'ordine del giorno i punti sopra indicati. Il/La Presidente riferisce che in data _____________ è pervenuta la lettera di dimissioni del consigliere _____________, allegata al presente verbale: _____________ L'assemblea prende visione della lettera di dimissioni e procede alla discussione. Decisioni A seguito della discussione l'assemblea delibera quanto segue: 1) Accettazione delle dimissioni Le dimissioni del consigliere _____________, presentate in data _____________, vengono: accettate / non accettate: _____________ Votazione: favorevoli _____________ - contrari _____________ - astenuti _____________ Esito della votazione: _____________ 2) Surroga o modalità di copertura del posto Si procede a surrogare il consigliere dimissionario secondo quanto previsto dallo statuto: sì / no: _____________ In caso affermativo, si nomina quale consigliere surrogato: _____________ Modalità e termini per la nomina o convocazione per la nomina: _____________ 3) Altre determinazioni relative alle dimissioni Eventuali disposizioni per la restituzione di materiali/chiavi/documenti: _____________ Eventuali incarichi in corso da trasferire o chiudere: _____________ Varie ed eventuali Altri argomenti trattati: _____________ Decisioni prese su altri argomenti: _____________ Chiusura Alle ore _____________ il/la Presidente dichiara chiusa la seduta. Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto, viene redatto in data: _____________ Firme Il Presidente: _____________ (firma) Il Segretario verbalizzante: _____________ (firma) Il Consigliere dimissionario: _____________ (firma)
Fac simile verbale assemblea ASD per dimissioni consigliere Word
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