Un verbale di assemblea deserta per una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD) è il documento formale con cui il presidente o il convocante attesta che la riunione indetta in prima convocazione non si è validamente costituita per assenza del numero legale di soci previsto dallo statuto. Serve a fissare per iscritto la regolarità della convocazione, la mancata costituzione dell’assemblea e le determinazioni conseguenti, tipicamente il rinvio in seconda convocazione, garantendo così prova documentale utile in caso di future contestazioni.
Indice
Come scrivere un verbale assemblea deserta ASD
Redigere un verbale di assemblea deserta per una ASD richiede attenzione formale e chiarezza sostanziale: si tratta di un atto costitutivo della documentazione statutaria dell’associazione che deve cogliere con precisione gli elementi essenziali della convocazione, la dinamica della seduta e le determinazioni assunte dal presidente alla constatazione della mancata costituzione. La prima regola pratica è verificare lo statuto dell’associazione, perché è su quel testo che si fondano i riferimenti fondamentali come la modalità della convocazione, i termini e il quorum costitutivo in prima convocazione e le eventuali regole particolari per la seconda convocazione. Il verbale deve riportare in apertura la data e l’ora fissate per la prima convocazione e il luogo, indicando anche la modalità con cui è stato inviato o affisso l’avviso: la regolarità della comunicazione è elemento centrale per dimostrare che la riunione era stata correttamente promossa secondo quanto previsto dal regolamento associativo. Nella parte iniziale del verbale va altresì indicato l’ordine del giorno, così come compariva nell’avviso di convocazione, affinché si possa dimostrare che la seduta, se fosse stata valida, avrebbe trattato le materie previste e non altre.
È opportuno che il verbale contenga la nomina o la conferma del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante; nella prassi delle ASD spesso il presidente del consiglio direttivo assume il ruolo di convocante e di presidente, mentre il segretario verbalizzante è una figura scelta tra i presenti o indicata ex ante. Occorre annotare in modo preciso il numero totale dei soci iscritti e il numero dei soci presenti o rappresentati per delega: se il numero dei presenti è inferiore al quorum statuario, il presidente dovrà dichiarare espressamente che l’assemblea non è validamente costituita. La formula utilizzata nel verbale dovrebbe essere chiara e inequivocabile, per esempio una dichiarazione che richiami il numero legale previsto dallo statuto e l’impossibilità di procedere per mancanza di quorum; è utile riportare, se presenti, riferimenti agli articoli statutari che disciplinano il quorum costitutivo e deliberativo, perché ciò agevola eventuali verifiche successive.
Il contenuto tipico del verbale di assemblea deserta non deve contenere delibere, poiché l’assemblea non è stata validamente costituita e quindi non è in grado di assumere decisioni. Per questo motivo il corpo del verbale si limita a descrivere la situazione fattuale: ora di apertura della riunione, constatazione delle presenze, richiamo alla regolarità della convocazione, affermazione dell’assenza del numero legale, dichiarazione di assemblea deserta e determinazione circa il rinvio. Se lo statuto prevede la data, l’ora e il luogo della seconda convocazione già nell’avviso originario, il verbale dovrà indicare che la seconda convocazione avverrà alle modalità e nei termini già comunicati; se invece la seconda convocazione viene fissata in quel momento, il verbale dovrà specificare la nuova data e ora, unitamente alle modalità di notifica ai soci. È buona prassi inserire nel verbale anche le eventuali motivazioni note della mancata partecipazione, qualora emerse sul posto, e indicare gli adempimenti che il consiglio direttivo o il presidente si impegnano a compiere a seguito della deserta, come l’invio di un nuovo avviso o la notifica tramite posta elettronica certificata o altri mezzi previsti dallo statuto.
Il linguaggio del verbale dovrebbe essere neutro e formale, evitando espressioni valutative o ricostruzioni non documentabili. Frasi efficaci e consolidate nella prassi associativa sono quelle che attestano la regolarità della convocazione e la mancata costituzione dell’assemblea per mancato raggiungimento del numero legale. È essenziale che il verbale venga sottoscritto dal presidente e dal segretario verbalizzante e che venga annotato sul libro dei verbali dell’assemblea. Anche se la seduta è deserta, il foglio firme o l’elenco presenze costituiscono un allegato utile: talvolta possono risultare firme nulle o assenze esplicite, ma la presenza degli allegati rafforza la prova della regolarità dell’iter convocatorio.
Dal punto di vista delle implicazioni pratiche, il verbale di assemblea deserta svolge una funzione difensiva per l’associazione. Documentando tempestivamente e con precisione la mancata costituzione della prima convocazione si prevengono contestazioni successive sulle deliberazioni adottate in sede di seconda convocazione, soprattutto nelle materie sensibili come l’approvazione del bilancio, le modifiche statutarie o le elezioni delle cariche sociali. Nel verbale della seconda convocazione andrà quindi riportato in apertura il richiamo all’assemblea di prima convocazione andata deserta, con riferimento alla data e all’ora, e dovrà essere allegata copia del verbale di deserta per ricostruire il filo cronologico e giuridico degli eventi. In termini di conservazione documentale, il verbale di assemblea deserta va inserito nell’archivio dei verbali dell’ASD insieme agli altri documenti associativi, perché costituisce parte integrante della storia decisionale e organizzativa dell’ente.
Infine, pur non essendo normalmente obbligatoria la comunicazione formale a tutti i soci in assenza di diverse previsioni statutarie, è consigliabile stabilire procedure chiare per la notifica della seconda convocazione e per l’archiviazione del verbale, in modo che la gestione amministrativa dell’associazione sia trasparente e facilmente verificabile. In presenza di dubbi interpretativi o di casi complessi, come contestazioni relative alla regolarità della convocazione o questioni che coinvolgono la validità delle successive deliberazioni, è opportuno rivolgersi a un consulente legale esperto in diritto associativo per verificare la correttezza formale e sostanziale del verbale e degli adempimenti correlati.
Esempio verbale assemblea deserta ASD
VERBALE DI ASSEMBLEA DESERTA Denominazione Associazione Sportiva Dilettantistica: _____________ Sede legale: _____________ Codice fiscale / P.IVA: _____________ Tipo di assemblea (ordinaria/straordinaria): _____________ Convocata con avviso in data: _____________ Modalità di convocazione: _____________ Data prima convocazione: _____________ Ora prima convocazione: _____________ Luogo prima convocazione: _____________ 1) Costituzione dell'assemblea Il/La sottoscritto/a, in qualità di convocante/Presidente: _____________, dichiara che, alle ore _____________ del giorno _____________, presso _____________, non risultano presenti i soci necessari per il raggiungimento del quorum previsto dallo statuto. 2) Verifica dei presenti Numero totale soci iscritti: _____________ Numero soci presenti: _____________ Numero soci rappresentati per delega: _____________ Quorum richiesto dallo statuto: _____________ Constatazione: l'assemblea risulta deserta: _____________ 3) Eventuali motivazioni conosciute della deserta ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ 4) Determinazioni Per quanto sopra si stabilisce: - convocare la seconda convocazione per il giorno: _____________ ora: _____________ luogo: _____________ oppure - rinviare l'assemblea a data da definirsi: _____________ oppure - altra determinazione: __________________________________________________________________ 5) Adempimenti a seguito della deserta - Invio nuovo avviso di convocazione con modalità: _____________ entro il giorno: _____________ - Notifica ai soci tramite: _____________ - Altro: ___________________________________________________________________________ 6) Redazione e sottoscrizione del verbale Il presente verbale viene redatto e sottoscritto in data: _____________ Luogo di redazione: _____________ Firma del Presidente/Convocante: _____________________________ _____________ Firma del Segretario verbalizzante (se nominato): _____________________________ _____________ Letto, approvato e sottoscritto in data: _____________ Firme: 1) _____________________________ _____________ 2) _____________________________ _____________ 3) _____________________________ _____________
Fac simile verbale assemblea deserta ASD Word
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