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Come scrivere un verbale rinnovo cariche cda
Il verbale di rinnovo cariche CDA è il documento formale che attesta le operazioni di nomina, conferma o revoca degli amministratori all’interno del Consiglio di Amministrazione di una società di capitali. Serve a documentare in modo ufficiale le decisioni assunte dall’assemblea dei soci o dal consiglio stesso, a fornire evidenza delle modalità di voto e dei risultati, e a costituire il titolo necessario per la trascrizione delle variazioni nello stato legale della società presso il Registro delle Imprese tramite le procedure telematiche (ComUnica). Il verbale ha valore probatorio e amministrativo e costituisce elemento fondamentale per la regolarità degli adempimenti societari e per la tutela contro contestazioni future.
La redazione del verbale di rinnovo delle cariche del Consiglio di Amministrazione richiede attenzione formale e sostanziale perché il documento dovrà essere idoneo a comprovare la regolare costituzione dell’organo sociale, la legittimità delle nomine e la conformità alle disposizioni statutarie e di legge. Innanzitutto il verbale va predisposto senza ritardo rispetto alla riunione che ha deliberato il rinnovo, indicando in modo chiaro la data, l’ora e il luogo dell’adunanza. È essenziale che il verbale riporti l’elenco dei partecipanti con l’indicazione della loro qualifica e, ove rilevante, la rappresentanza del capitale sociale da essi espressa, poiché la determinazione del quorum e la legittimità delle deliberazioni dipendono dalla rappresentanza delle quote o delle azioni. Il presidente dell’assemblea o del consiglio e la persona nominata segretario dovranno essere espressamente indicati e la sottoscrizione del verbale da parte del presidente e del segretario o, nei casi previsti, la forma notarile, è requisito essenziale per la validità documentale.
Il contenuto deve poi descrivere in modo dettagliato l’ordine del giorno, con la specificazione del punto relativo al rinnovo delle cariche e la spiegazione della procedura adottata per la presentazione delle candidature e delle eventuali liste. È necessario riportare le modalità di votazione scelte, che possono essere voto palese, voto segreto, votazione per alzata di mano o per posta, nonché ogni altra modalità prevista dallo statuto. Per ciascun candidato è opportuno annotare il risultato numerico della votazione in termini di voti favorevoli, contrari e astenuti; tale dettaglio è fondamentale per la trasparenza e per gli eventuali profili di impugnazione successiva. La legge e la prassi richiedono inoltre che il verbale includa una dichiarazione circa l’assenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità da parte dei nominati e, quando presenti, le riserve o le astensioni manifestate, con la conseguente annotazione delle eventuali dichiarazioni rese dagli interessati.
Il verbale deve contenere anche la deliberazione formale di nomina con l’indicazione della carica attribuita a ciascun amministratore (ad esempio presidente, amministratore delegato, membri del consiglio) e la durata del mandato. Per le S.p.A. la durata del mandato degli amministratori è soggetta a limiti di legge e statutari, con riferimento alla durata massima prescritta, ad esempio sui tre esercizi per talune ipotesi (art. 2383 c.c.), e occorre quindi indicare espressamente il periodo di scadenza o il termine di durata del mandato nonché la data di decorrenza agli effetti dell’iscrizione nel Registro delle Imprese. In caso di attribuzione di incarichi esecutivi o di deleghe è indispensabile descrivere l’ambito dei poteri conferiti e le materie riservate alla competenza collegiale del consiglio.
Quando la nomina è frutto di cooptazione da parte del consiglio, il verbale di cooptazione deve essere allegato al verbale assembleare di ratifica, poiché la nomina coatta richiede successiva approvazione da parte dell’assemblea dei soci; la prassi impone che entrambe le evidenze documentali siano conservate e presentate per l’aggiornamento del Registro delle Imprese. Sul piano degli obblighi di comunicazione, il verbale e la modulistica prevista devono essere presentati telematicamente tramite ComUnica per la trascrizione delle variazioni societarie. La presentazione richiede la firma digitale ove prevista e, in particolare, la sottoscrizione dei documenti da parte degli amministratori nominati oppure, in casi specifici, delle figure di controllo qualificati dalla normativa; inoltre, ove previsto dallo statuto o dalla legge, i sindaci possono assumere ruoli nella sottoscrizione o nella segnalazione di omissioni o cessazioni.
Come allegati alla pratica di iscrizione devono essere predisposti i moduli con i dati anagrafici dei soggetti nominati, le dichiarazioni di accettazione dell’incarico e le attestazioni relative all’assenza di cause di ineleggibilità o di incompatibilità. La tempestività degli adempimenti è rilevante: per le cessazioni o per i decessi sono previsti termini specifici entro cui comunicare la variazione al Registro delle Imprese, mentre per le nomine ordinarie la normativa può non stabilire un termine stringente, pur restando consigliabile l’aggiornamento tempestivo per evitare profili di responsabilità. Nella redazione occorre fare attenzione alle formalità richieste dallo statuto societario e alle eventuali clausole che disciplinano i quorum, le maggioranze e le modalità di voto, nonché alle norme che regolano l’affidamento di compensi e la durata dei mandati.
Per ciò che riguarda contesti associativi o enti no-profit, il verbale di rinnovo segue regole analoghe ma adattate al regime statutario dell’ente: è necessario indicare i presenti, le modalità di elezione degli organi, la maggioranza richiesta per la validità delle deliberazioni e la presa d’atto delle cariche elettive con le relative firme del presidente e del segretario. La validità del verbale in tali contesti dipende anche dalla regolarità della convocazione e dal rispetto delle procedure statutarie. In ogni ipotesi, il verbale funge da prova dell’avvenuta nomina e costituisce documento utile per eventuali comunicazioni esterne, per la trasparenza interna e per la regolarità amministrativa dell’ente.
Infine, la modalità di conservazione del verbale è cruciale: il documento deve essere iscritto nei libri sociali previsti dalla legge e conservato con le cautele richieste per la loro reperibilità e certezza. La dichiarazione di conformità all’originale, sottoscritta dal soggetto legittimato, completa la catena di custodia documentale e garantisce l’attendibilità del contenuto in caso di visure o controlli amministrativi. Una corretta e completa redazione del verbale delinea non soltanto il profilo formale della nomina ma tutela la società e gli organi sociali da possibili contestazioni e facilita gli adempimenti verso le autorità competenti.
Esempio verbale rinnovo cariche cda
Verbale della riunione del Consiglio di Amministrazione Società: ______________ Sede legale: ______________ Partita IVA / Codice Fiscale: ______________ Data: ______________ Ora di inizio: ______________ Luogo: ______________ Presiede la riunione: ______________ (ruolo: ______________) È nominato segretario: ______________ Verificata la regolarità della convocazione: ☐ sì ☐ no Quorum presente: Numero consiglieri presenti ______________ su ______________ Presenze effettive (indicare nome, cognome e carica): 1) ______________ - ______________ 2) ______________ - ______________ 3) ______________ - ______________ 4) ______________ - ______________ 5) ______________ - ______________ (proseguire se necessario) ______________ Eventuali deleghe e rappresentanze: Delegante: ______________, delegato: ______________, in virtù di procura n. ______________ (ulteriori deleghe) ______________ Ordine del giorno 1) Comunicazioni del Presidente 2) Rinnovo delle cariche sociali del Consiglio di Amministrazione e attribuzione incarichi 3) Accettazione delle nomine e dichiarazioni di insussistenza cause di ineleggibilità e incompatibilità 4) Determinazione durata mandato e poteri 5) Varie ed eventuali Svolgimento della riunione Il Presidente illustra il punto all'ordine del giorno relativo al rinnovo delle cariche del Consiglio di Amministrazione. Vengono presentate le candidature e le liste (se applicabile): Lista n. ______________ presentata da ______________ (rappresentante: ______________) Candidati: 1) ______________ 2) ______________ 3) ______________ (altre liste/candidature) ______________ Modalità di votazione: ______________ (es. voto palese, segreto, per alzata di mano, per posta, ecc.) Risultati della votazione per la nomina dei membri del Consiglio: Candidato ______________ - Favorevoli ______________ - Contrari ______________ - Astenuti ______________ Candidato ______________ - Favorevoli ______________ - Contrari ______________ - Astenuti ______________ Candidato ______________ - Favorevoli ______________ - Contrari ______________ - Astenuti ______________ (totale voti espressi ______________) Deliberazione n. ______________ Il Consiglio, con voti favorevoli ______________, contrari ______________, astenuti ______________, delibera di nominare i seguenti amministratori: 1) ______________ - carica: ______________ - durata mandato fino al ______________ 2) ______________ - carica: ______________ - durata mandato fino al ______________ 3) ______________ - carica: ______________ - durata mandato fino al ______________ (ulteriori nominati) ______________ Attribuzione incarichi esecutivi e deleghe Il Consiglio delibera di conferire a: Amministratore ______________ le seguenti deleghe/poteri: ______________ Amministratore ______________ le seguenti deleghe/poteri: ______________ Rimangono in capo al Consiglio le materie: ______________ Accettazione delle nomine Gli amministratori nominati dichiarano di accettare la carica: ☐ sì ☐ no Dichiarazioni di insussistenza cause di ineleggibilità e incompatibilità: ☐ sì ☐ no Eventuali profili di incompatibilità/astensioni indicati: ______________ Determinazione durata del mandato e decorrenza Il Consiglio stabilisce che il mandato dei consiglieri nominati ha durata fino al ______________ e scade alla data dell'assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo all'esercizio chiuso al ______________ Formalità successive Il Segretario provvederà a: - iscrivere le delibere nel libro delle adunanze del Consiglio: ☐ sì - comunicare alle autorità competenti e al Registro delle Imprese: ☐ sì - formalizzare le accettazioni e le dichiarazioni degli amministratori nominati: ☐ sì Varie ed eventuali __ ______________ Chiusura della riunione Ora di chiusura: ______________ Letto, approvato e sottoscritto. Il Presidente: ____________________________ (firma e nome: ______________) Il Segretario: ____________________________ (firma e nome: ______________) Accettazione delle nomine da parte degli amministratori nominati: 1) Nome e firma: ____________________________ Data: ______________ 2) Nome e firma: ____________________________ Data: ______________ 3) Nome e firma: ____________________________ Data: ______________ (altre firme) ______________
Fac simile verbale rinnovo cariche cda Word
Di seguito è disponibile il fac simile del verbale di rinnovo cariche del Consiglio di Amministrazione in formato Word pronto per il download e la personalizzazione. Il modello contiene tutte le sezioni tipiche necessarie per la redazione, dalle intestazioni societarie ai risultati delle votazioni, fino alle formalità successive per l’iscrizione al Registro delle Imprese.
