Il verbale di chiusura ASD è il documento formale redatto a seguito dell’assemblea straordinaria dei soci che delibera lo scioglimento dell’Associazione Sportiva Dilettantistica. Serve a fissare in forma scritta la decisione dei soci, a nominare il liquidatore, a disporre la destinazione del patrimonio residuo e a conferire i mandati necessari per gli adempimenti amministrativi e fiscali (chiusura codice fiscale, comunicazioni agli enti sportivi, registri e uffici pubblici). Il verbale è un atto ufficiale che dovrà essere conservato e generalmente allegato alle pratiche di cancellazione o estinzione presso l’Agenzia delle Entrate e agli altri enti competenti.
Indice
Come scrivere un verbale chiusura ASD
Redigere un verbale di chiusura per una ASD richiede attenzione sia alla forma che al contenuto sostanziale, perché il documento assume valore probatorio nei confronti di terzi e delle pubbliche amministrazioni. In primo luogo occorre partire dalla regolare convocazione dell’assemblea straordinaria secondo quanto dispone lo statuto: nel verbale è essenziale indicare la data, il luogo, l’ora di inizio e di chiusura della seduta e riportare testualmente la modalità di convocazione adottata. È buona prassi specificare nell’avviso che l’assemblea è convocata per la deliberazione relativa allo scioglimento dell’associazione, alla nomina del liquidatore e alla destinazione del patrimonio residuo, affinché non vi siano contestazioni successive sulla legittimità della decisione. La verifica del quorum e delle maggioranze richieste dallo statuto deve essere riportata in maniera chiara: il verbale deve riportare il numero degli aventi diritto al voto, il numero dei presenti, il numero delle deleghe, e la constatazione del presidente circa la regolare costituzione dell’assemblea. Se lo statuto prevede specifiche maggioranze per deliberare lo scioglimento, è fondamentale che il verbale documenti l’esito della verifica, così da dimostrare la conformità alla normativa statutaria.
Nella parte iniziale del verbale vanno nominate le persone preposte alla conduzione dell’assemblea e alla verbalizzazione: il presidente dell’assemblea e il segretario verbalizzante. Successivamente si riporta l’ordine del giorno, che deve essere sufficientemente dettagliato da comprendere almeno la proposta di scioglimento, la nomina del liquidatore, la decisione sulla devoluzione del patrimonio e l’incarico per gli adempimenti amministrativi e fiscali. Nel corpo del verbale è opportuno descrivere in modo sintetico ma esaustivo le motivazioni che hanno portato alla proposta di scioglimento. Le ragioni possono consistere in inattività dell’associazione, esaurimento delle risorse, impossibilità di perseguire lo scopo sociale o altre cause organizzative; è consigliabile che tali motivazioni siano espresse chiaramente, con riferimento a fatti e circostanze oggettive, perché potrebbero essere rilevanti in eventuali controlli successivi da parte dell’Agenzia delle Entrate o degli organismi sportivi affilianti.
La fase di discussione e votazione deve essere narrata in modo che risulti evidente il percorso decisionale: vanno riportati i principali interventi, le posizioni emerse e, soprattutto, l’esito della votazione con il numero dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni. La formula della delibera deve essere precisa e inequivocabile, includendo l’indicazione che l’assemblea delibera lo scioglimento dell’associazione e la data di efficacia della deliberazione se si intende fissarla. È importante prevedere l’accettazione espressa dell’incarico da parte del liquidatore nel verbale o in un documento allegato, specificando i poteri conferiti: rappresentanza legale per gli adempimenti fiscali, facoltà di incassare crediti e pagare debiti, poteri di alienazione dei beni immobili o mobili registrati se necessario, ed eventuali limiti o condizioni imposte dall’assemblea. Se l’assemblea decide di prevedere un compenso per il liquidatore, la cifra o i criteri devono essere indicati con chiarezza.
La parte relativa al patrimonio residuo merita particolare attenzione. Nel verbale occorre indicare se esiste un patrimonio residuo e fornire, se possibile, una descrizione sintetica delle poste principali: saldo dei conti correnti, beni mobili o immobili, crediti e debiti. La destinazione del patrimonio deve rispettare il dettato statutario e le norme fiscali applicabili; in molte ASD la devoluzione avviene a favore di enti con finalità analoghe o ad organismi sportivi riconosciuti. Nel verbale va indicato il destinatario preciso e i dati utili per l’eventuale trasferimento (denominazione, codice fiscale o partita IVA, indirizzo). Se non esiste patrimonio residuo va dichiarato anche questo. Vanno inoltre fissate le modalità e i termini entro cui il liquidatore dovrà eseguire la devoluzione e predisporre il rendiconto finale di liquidazione.
Per quanto riguarda gli adempimenti successivi, il verbale deve conferire al liquidatore il mandato di procedere alla chiusura del codice fiscale e dell’eventuale partita IVA, indicando i modelli o la documentazione che si intende presentare all’Agenzia delle Entrate, e il consenso alla trasmissione di copia del verbale agli enti sportivi affilianti e ai registri presso i quali l’associazione è iscritta. È utile prescrivere nel verbale l’obbligo del liquidatore di comunicare le date di invio e le ricevute delle comunicazioni all’Agenzia delle Entrate, al Registro Nazionale ASD o ai registri regionali, nonché agli altri enti competenti. Il verbale può altresì stabilire la necessità di chiudere conti correnti bancari, di sollecitare l’incasso dei crediti e di estinguere i debiti, precisando se il liquidatore può operare mediante firma autonoma o congiunta e se deve rendere conto periodicamente all’assemblea fino alla chiusura definitiva.
Dal punto di vista formale, il verbale deve prevedere la sottoscrizione del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante, nonché la firma del liquidatore che accetta l’incarico. È prassi allegare al verbale l’elenco dei partecipanti con le firme e le deleghe, copia dello statuto e della documentazione contabile rilevante, come l’ultimo bilancio e gli estratti conto. La conservazione della documentazione è un elemento critico: i fac‑simile consultati suggeriscono di mantenere i documenti per un periodo minimo di anni che consenta di rispondere a eventuali controlli; solitamente si consiglia la conservazione per almeno cinque anni o secondo i termini prescrizionali applicabili.
Infine è opportuno ricordare che, sebbene esistano modelli e formule ricorrenti, ogni verbale deve essere adattato alla situazione concreta e allo statuto dell’associazione. Per questioni complesse, in particolare quando sono coinvolti beni immobili, rapporti di lavoro, rapporti con enti pubblici o obblighi fiscali rilevanti, è consigliabile avvalersi della consulenza di un professionista (commercialista o avvocato) per garantire la correttezza delle operazioni e delle comunicazioni. Redigere un verbale completo e trasparente non è solo una formalità: tutela i soci, il liquidatore e l’associazione stessa durante l’iter di scioglimento e post chiusura, limitando il rischio di contestazioni e facilitando l’esecuzione degli adempimenti previsti dalla legge.
Esempio verbale chiusura ASD
VERBALE DI ASSEMBLEA STRAORDINARIA PER LO SCIOGLIMENTO DELL'ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA Data: _____________ Luogo: _____________ Ora di inizio: _____________ Associazione Sportiva Dilettantistica: _____________ Sede legale: _____________ Codice fiscale / Partita IVA: _____________ Registro CONI / Registro Regionale (se presente): _____________ Presidente dell'Assemblea: _____________ Segretario verbalizzante: _____________ Elenco dei presenti (nome, cognome, carica o qualifica, eventuale delega): 1) _____________ 2) _____________ 3) _____________ 4) _____________ (Allegare eventuale elenco firme o deleghe) _____________ Constatazione della regolare costituzione dell'Assemblea: Numero soci presenti: _____________ Numero deleghe rappresentate: _____________ Totale intervenuti: _____________ Quota legale/statutaria per validità dell'Assemblea: _____________ Esito della verifica di costituzione: _____________ Ordine del giorno: 1. Scioglimento dell'Associazione Sportiva Dilettantistica _____________ 2. Nomina del liquidatore e determinazione dei poteri 3. Determinazione della destinazione del patrimonio residuo 4. Modalità di liquidazione, chiusura rapporti e comunicazioni agli enti competenti 5. Varie ed eventuali Svolgimento dell'Assemblea e discussione: (Descrivere sinteticamente gli interventi principali) Intervento di _____________: _____________ Intervento di _____________: _____________ Altre comunicazioni: _____________ Deliberazioni: 1) Scioglimento L'Assemblea, dopo discussione, delibera lo scioglimento dell'Associazione Sportiva Dilettantistica _____________ con effetto dal _____________. Decisione presa con voti favorevoli: _____________, contrari: _____________, astenuti: _____________. 2) Nomina del liquidatore L'Assemblea nomina quale liquidatore: Nome e Cognome: _____________ Codice fiscale: _____________ Residenza / Domicilio per la carica: _____________ Poteri conferiti al liquidatore (incarichi e limiti): _____________ Compenso (se previsto): _____________ 3) Destinazione del patrimonio L'Assemblea stabilisce che il patrimonio residuo, dopo estinzione di debiti e oneri, sarà devoluto a: (barrare o compilare) - Entità riconosciuta sportiva / associazione: Nome _____________ CF/PI _____________ Indirizzo _____________ - Ente del terzo settore / ONLUS: Nome _____________ CF/PI _____________ Indirizzo _____________ - Consegna al CONI / organismo sportivo competente: _____________ - Altro (specificare): _____________ Modalità di devoluzione e termine di esecuzione: _____________ 4) Modalità di liquidazione e comunicazioni L'Assemblea conferisce al liquidatore i seguenti compiti principali: - Incassare crediti e saldare debiti: _____________ - Alienare beni mobili/immobili (se necessario): _____________ - Chiudere conti correnti bancari n.: _____________ presso _____________ - Predisporre il rendiconto finale di liquidazione entro la data: _____________ - Presentare le comunicazioni agli enti competenti: - Registro CONI / Registro Regionale: data invio _____________ - Agenzia delle Entrate: data invio _____________ - Ufficio del Registro / Prefettura (se richiesto): data invio _____________ - Altro: _____________ 5) Varie ed eventuali Annotazioni: _____________ Approvazione del verbale Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto dai presenti in data: _____________ Firma del Presidente dell'Assemblea Nome e Cognome: _____________ Firma: _____________ Data: _____________ Firma del Segretario verbalizzante Nome e Cognome: _____________ Firma: _____________ Data: _____________ Firma del Liquidatore (accettazione incarico) Nome e Cognome: _____________ Firma: _____________ Data: _____________ Allegati (barrare e descrivere): - Elenco firme e deleghe: _____________ - Copia statuto sociale: _____________ - Documentazione contabile: _____________ - Comunicazioni inviate agli enti: _____________ - Altro: _____________
Fac simile verbale chiusura ASD Word
Questo fac simile in formato Word è predisposto per essere scaricato e adattato ai dati specifici della vostra ASD; include le sezioni essenziali già predisposte per riportare convocazione, presenze, ordine del giorno, discussione, deliberazioni, nomina del liquidatore, destinazione del patrimonio e mandato per gli adempimenti. Prima di procedere alla finalizzazione del documento è consigliabile verificare lo statuto dell’associazione per adeguare eventuali quorum e maggioranze, completare gli allegati necessari e valutare, se del caso, il supporto di un professionista per le operazioni fiscali e per la gestione della liquidazione.
