Il verbale CDA per leasing è il documento formale che riporta le decisioni assunte dal Consiglio di Amministrazione in merito all’approvazione e all’autorizzazione alla stipula di un contratto di leasing. Serve a dare evidenza giuridica e contabile della delibera, a definire i poteri conferiti agli amministratori e a fornire alla società di leasing (lessor) la documentazione necessaria per procedere con l’operazione.
Indice
Come scrivere un verbale cda per leasing
Redigere correttamente il verbale del Consiglio di Amministrazione in relazione a un’operazione di leasing richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli formali. Il verbale deve anzitutto collocare l’operazione nel contesto della governance aziendale: occorre indicare data e luogo della riunione, l’elenco dei partecipanti e degli eventuali assenti, nonché la regolarità della convocazione e il raggiungimento del numero legale. Questi elementi procedurali garantiscono la validità formale della delibera e costituiscono la prima verifica che qualsiasi terzo, compresa la società di leasing, potrà richiedere.
Sul piano sostanziale, il verbale deve descrivere con chiarezza il bene oggetto del leasing, identificandolo con dettagli tecnici e quantitativi sufficienti a non creare ambiguità, e deve riportare le condizioni economiche principali quali durata, importo dei canoni, eventuale canone iniziale, valore residuo o prezzo di riscatto, nonché ogni clausola rilevante in materia di responsabilità e assicurazione.
È fondamentale che nel testo siano esplicitati i motivi che giustificano l’operazione, collegandoli alla politica aziendale e alle esigenze operative. Le valutazioni sul merito tecnico ed economico dell’operazione, inclusi i benefici attesi e i rischi residui, devono emergere dalla discussione riportata nel verbale: ciò consente di dimostrare che la delibera non è stata presa in modo meramente formale, ma dopo un’adeguata valutazione collegiale. Il verbale dovrà inoltre specificare se e in quale misura l’operazione rientra nell’ordinaria amministrazione oppure rappresenta un atto di straordinaria amministrazione che richiede una delibera specifica ex statuto societario.
In molte situazioni lo statuto attribuisce agli amministratori poteri generali per la gestione ordinaria ma richiede l’intervento del CDA per operazioni finanziarie significative; pertanto il documento dovrà richiami espliciti allo statuto e, se del caso, alla necessità di una delibera.
Per garantire efficacia esterna occorre prevedere nel verbale la conferma dei poteri conferiti agli amministratori o a un delegato specifico per negoziare e sottoscrivere il contratto di leasing e i relativi accessori. La formulazione della delega deve essere accurata e comprensiva: indicare nome e carica del delegato, i limiti temporali e di importo dell’incarico, la possibilità di accettare clausole accessorie, garanzie e modifiche contrattuali, nonché il potere di compiere tutti gli adempimenti necessari per l’esecuzione dell’operazione.
Il lessor richiederà spesso copia conforme del verbale o dichiarazioni sostitutive sottoscritte dall’amministratore delegato; per questo motivo il testo deve essere redatto in modo da consentire l’allegazione diretta al fascicolo contrattuale e al file di istruttoria della società di leasing.
Dal punto di vista contabile e fiscale, il verbale dovrebbe, ove possibile, sintetizzare l’effetto atteso sui conti aziendali: il trattamento della componente capitale e degli oneri finanziari, la rilevazione del bene in sede di contratto di leasing finanziario e le eventuali implicazioni ai fini dell’IVA e delle imposte dirette. È utile richiamare eventuali pareri interni o esterni (ad esempio del consulente fiscale o del collegio sindacale) che sono stati acquisiti a supporto della decisione, indicando i documenti allegati.
In fase di istruttoria bancabile e di valutazione creditizia, la società di leasing valuterà anche la capacità dell’impresa di sostenere i canoni e il rischio connesso all’operazione; il verbale che dimostra un’analisi prudente e documentata facilita l’approvazione dell’operazione stessa.
Sotto il profilo della compliance, il verbale deve rispettare gli adempimenti richiesti dalla normativa societaria e dalle prassi notarili per la documentazione degli atti sociali. Se la società utilizza strumenti di digitalizzazione per la gestione dei verbali, è opportuno indicare nel testo le modalità di conservazione e di firma elettronica adottate, così da agevolare l’accettazione da parte del lessor e delle controparti.
L’utilizzo di piattaforme per la redazione e l’archiviazione dei verbali consente una maggiore tracciabilità delle modifiche e dei flussi autorizzativi e riduce il rischio di contestazioni sulla regolarità formale dell’atto.
In caso di inadempimento contrattuale da parte della società utilizzatrice, il verbale può assumere rilevanza probatoria in sede di contenzioso o di azione di recupero da parte del lessor. È pertanto opportuno che il documento indichi anche le modalità con cui il Consiglio intende monitorare l’adempimento dei pagamenti e la gestione del bene, nonché eventuali limiti di spesa o clausole di salvaguardia.
Infine, la prassi prescrive che al verbale siano allegati l’offerta commerciale della società di leasing, lo schema di contratto e la documentazione tecnica del bene; l’assenza di tali allegati può determinare la necessità di integrazioni successive e ritardare l’esecuzione dell’operazione. Quando necessario, per la redazione e la verifica del contenuto del verbale è consigliabile avvalersi del supporto di consulenti legali o notarili specializzati in contratti di leasing e in governance societaria, in modo da assicurare piena conformità alle norme e alle prassi del settore.
Esempio verbale cda per leasing
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Società: _____________ Forma giuridica: _____________ Sede legale: _____________ Codice fiscale / Partita IVA: _____________ Numero iscrizione Registro Imprese: _____________ Data: _____________ Ora: _____________ Luogo: _____________ Presidente: _____________ Segretario verbalizzante: _____________ Presenti: - _____________ (Presidente) - _____________ - _____________ - _____________ Assenti giustificati: _____________ Assenti non giustificati: _____________ Il Presidente, constatata la regolarità della convocazione e la sussistenza del numero legale, dichiara aperta la seduta alle ore _____________. Il Segretario verbalizzante provvede a redigere il presente verbale. Ordine del giorno: 1) _____________________________ 2) _____________________________ 3) Delibera in merito all'operazione di leasing relativa a: oggetto, condizioni e autorizzazioni necessarie. 4) _____________________________ Punto 3) Operazione di leasing Il Presidente illustra ai presenti la proposta relativa alla stipula di un contratto di leasing per l'acquisizione di: _____________ (descrizione bene/asset: marca, modello, matricola/sigla, quantità) _____________. Controparte (Locatore / Società di leasing): _____________ Indirizzo / Sede della controparte: _____________ Referente / Contatti: _____________ Termini principali proposti: - Durata contratto: _____________ (mesi/anni) - Valore del bene/Prezzo di acquisto: _____________ - Canone iniziale / anticipo: _____________ - Canoni periodici: importo _____________; periodicità: _____________ - Valore residuo / riscatto finale: _____________ - Opzioni di rinnovo / riscatto anticipato: _____________ - Garanzie richieste (es. fideiussione, pegno, ipoteca): _____________ - Clausole rilevanti (penali, condizioni di manutenzione, assicurazione): _____________ Impatto economico e finanziario stimato: - Costo complessivo del leasing: _____________ - Effetti sul bilancio e sulla situazione finanziaria: _____________ - Trattamento contabile e fiscale previsto: _____________ Discussione: I Consiglieri discutono e valutano la convenienza tecnica, economica e giuridica dell'operazione, nonché la compatibilità con le politiche aziendali e le necessità operative. Le osservazioni emerse sono le seguenti: _____________ Proposte operative: - Approvazione della stipula del contratto di leasing alle condizioni sopra indicate, con eventuali modifiche: SÌ / NO (barrare) _____________ - Conferimento di mandato e poteri a: _____________ (nome e carica), per negoziare, concordare e sottoscrivere il contratto di leasing e tutti i documenti accessori, ivi comprese eventuali garanzie, modifiche, proroghe, risoluzioni e atti di esecuzione, nonché per compiere ogni atto necessario o opportuno per l'esecuzione della delibera. Poteri dettagliati: _____________ - Importo massimo impegnabile ai sensi della presente delibera: _____________ Deliberazioni Il Consiglio, con il seguente esito di votazione: - Favorevoli: _____________ - Contrari: _____________ - Astenuti: _____________ Delibera quanto segue: 1) Approvare, ai sensi e per gli effetti di legge e dello statuto sociale, la stipula di un contratto di leasing con _____________ (denominazione locatore) per l'acquisizione del bene/beni descritti nel presente verbale, alle condizioni illustrate e/o con le modifiche concordate nella discussione, fino all'importo massimo di Euro _____________. 2) Conferire a _____________ (nome e carica) ogni più ampio e necessario mandato e procura, anche disgiuntamente, per negoziare, concordare, firmare e sottoscrivere il contratto di leasing e tutti gli atti, documenti e comunicazioni connessi, ivi inclusi accessori, modifiche, proroghe, clausole aggiuntive, atti di garanzia, dichiarazioni sostitutive e ogni altro documento utile o necessario per dare piena efficacia alla presente deliberazione. 3) Stabilire che tutte le spese, tasse e imposte inerenti l'operazione siano imputate alle poste di bilancio competenti e siano adempiute secondo le normative vigenti. 4) Dare mandato a _____________ (nome, carica) per effettuare ogni iscrizione, annotazione e registrazione necessaria presso gli uffici competenti e per compiere tutti gli adempimenti amministrativi, fiscali e burocratici connessi all'operazione. Punto successivo all'ordine del giorno: _____________________________ Non essendovi altre questioni da trattare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________. Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto come segue, è depositato agli atti sociali. Il Presidente: _____________________________ Firma: _____________ Il Segretario verbalizzante: _____________________________ Firma: _____________ Allegati al presente verbale: - Offerta / proposta commerciale della società di leasing: _____________ - Schema di contratto di leasing: _____________ - Documenti tecnici / preventivi relativo al bene: _____________ - Parere legale / parere del collegio sindacale / altro: _____________ Eventuali note integrative: _____________ Approvazione del verbale: Il presente verbale viene approvato in data _____________ e sottoscritto per accettazione. Firma del Presidente: _____________________________ Firma del Segretario: _____________________________
Fac simile verbale cda per leasing Word
Il fac simile del verbale CDA per leasing in formato Word è pensato per essere scaricato, compilato e adattato alle esigenze specifiche della società. Il modello contiene i campi essenziali già predisposti per agevolare la compilazione formale e l’allegazione della documentazione richiesta dalla società di leasing.
