Il verbale cda approvazione bilancio è il documento formale redatto a seguito della riunione del Consiglio di Amministrazione convocata per esaminare, discutere e approvare il progetto di bilancio d’esercizio prima della sua sottoposizione all’assemblea dei soci; serve a documentare le decisioni assunte, la composizione della seduta, le deliberazioni adottate e gli eventuali incarichi conferiti per gli adempimenti successivi, garantendo la tracciabilità procedurale richiesta dalla normativa societaria.
Indice
Come scrivere un verbale cda approvazione bilancio
La redazione del verbale del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del bilancio richiede cura formale e attenzione ai contenuti sostanziali, poiché si tratta di un atto che attesta passaggi procedurali obbligatori e che può essere oggetto di verifiche da parte degli organi di controllo, dei soci o di terzi interessati. In primo luogo, è opportuno aprire il verbale con i dati identificativi completi della società: ragione sociale, sede legale, codici fiscali o partita IVA se necessario, e indicare con precisione la data, l’ora e il luogo in cui si svolge la riunione. Questi elementi non sono meri dettagli formali ma consentono di collocare il documento nel tempo e nello spazio e di provare la regolare costituzione della seduta.
Successivamente, il verbale deve riportare l’elenco dei membri del Consiglio intervenuti e degli eventuali assenti giustificati; l’indicazione del presidente della seduta e del segretario verbalizzante è fondamentale perché la firma di questi soggetti darà validità probatoria all’atto. Se lo statuto o le prassi societarie prevedono, può essere allegato un foglio firme o una lista di presenza sottoscritta dai partecipanti: l’eventuale allegazione va menzionata nel testo del verbale per chiarezza e completezza.
Una parte centrale del verbale è la descrizione dell’ordine del giorno. Pur evitando eccessive ripetizioni, bisogna rendere espliciti gli argomenti trattati: l’esame della bozza di bilancio d’esercizio con i relativi documenti integrativi quali stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e relazione sulla gestione, la presa visione delle relazioni del Collegio Sindacale e della Società di Revisione se presenti, nonché la decisione relativa alla convocazione dell’assemblea dei soci per l’approvazione definitiva.
È importante che il testo registri l’avvenuta distribuzione dei documenti ai consiglieri e l’eventuale messa a disposizione in forma elettronica o cartacea, indicando anche le modalità con cui sono stati illustrati i principali risultati economico-finanziari e le poste di maggiore rilievo. Nella stesura si deve descrivere il processo decisionale seguito: l’illustrazione da parte dell’organo esecutivo o del responsabile amministrativo, le valutazioni emerse nel corso della discussione e gli interventi rilevanti dei singoli consiglieri, senza necessariamente riportare il contenuto verbatim di ciascun intervento ma assicurando che le posizioni essenziali siano documentate. Questa descrizione offre un quadro motivazionale delle deliberazioni e aiuta a dimostrare la correttezza formale e sostanziale dell’iter di approvazione.
Per quanto concerne le deliberazioni, il verbale deve indicare in modo chiaro le decisioni adottate dal Consiglio, con l’indicazione dei voti favorevoli, contrari e astenuti quando il regolamento interno o la prassi lo richiedono; è comunque indispensabile far risultare l’esito della votazione e l’oggetto della delibera, ad esempio l’approvazione del progetto di bilancio chiuso ad una data specifica, l’approvazione della relazione sulla gestione e la proposta di destinazione dell’utile o le modalità di copertura di una perdita.
Se il Consiglio conferisce deleghe o procure per adempiere agli obblighi di deposito e pubblicità del bilancio, il verbale deve precisare il soggetto delegato, la portata delle deleghe e i compiti concreti ad esso attribuiti, specificando se rientrano anche le attività di deposito presso la sede sociale e il Registro delle Imprese, la pubblicazione degli avvisi di convocazione dell’assemblea e la sottoscrizione dei documenti in originale per la loro trasmissione agli organi competenti. Quando vi sono motivazioni particolari, come il differimento dei termini per l’approvazione del bilancio sulla base di esigenze operative o straordinarie, il verbale dovrà contenerne la descrizione e la relativa giustificazione documentale.
Non si deve trascurare la parte relativa agli allegati: il progetto di bilancio e la relativa documentazione integrativa devono essere elencati e, ove possibile, numerati o identificati in modo univoco, per evitare ambiguità su quale versione del documento sia stata effettivamente approvata. La presenza delle relazioni del Collegio Sindacale e della Società di Revisione, se predette, va indicata e va annotato se sono state prese visione e acquisite agli atti o se sono state trasmesse successivamente. Anche la precisazione dei termini entro i quali il bilancio sarà sottoposto all’assemblea è utile per dare evidenza del rispetto dei termini di legge previsti dal Codice Civile, con la menzione delle eventuali deroghe temporali consentite dalla norma e dalla loro motivazione.
Infine, il verbale deve concludersi con la dichiarazione di chiusura della seduta e con le firme del presidente e del segretario verbalizzante: la sottoscrizione attesta la corrispondenza del contenuto al loro operato e ne conferma la paternità formale. È pratica consolidata conservare una copia del verbale nel libro delle adunanze del Consiglio e allegare tutta la documentazione di supporto, mantenendo l’ordine e la reperibilità degli atti. L’adozione di un modello di fac-simile può agevolare la redazione, purché il contenuto venga adattato alle specificità societarie e alle normative applicabili, evitando la mera riproduzione meccanica di testi generici. Redigere un verbale chiaro, completo e coerente significa non solo assolvere a un obbligo formale ma anche preservare la responsabilità degli amministratori e la trasparenza nei confronti dei soci e dei terzi.
Esempio verbale cda approvazione bilancio
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE della Società: _____________ Sede legale: _____________ Codice fiscale / P.IVA: _____________ In data _____________, alle ore _____________, in _____________ (luogo), presso _____________, si è riunito il Consiglio di Amministrazione della società sopra indicata, regolarmente convocato. Presenti: - Presidente del Consiglio: _____________ - Amministratore delegato: _____________ - Consigliere: _____________ - Consigliere: _____________ - Consigliere: _____________ (altre presenze): _____________ Assenti giustificati: - _____________ Assume la carica di segretario verbalizzante: _____________ Verificata la regolare costituzione del Consiglio, si constata la presenza di n. _____________ membri su n. _____________, con conseguente validità della seduta per deliberare sugli argomenti posti all’ordine del giorno. Ordine del giorno: 1) Approvazione del bilancio d’esercizio al _____________; 2) Relazione sulla gestione e relazione degli organi di controllo; 3) Proposte inerenti l’utile/perdita di esercizio e sua destinazione; 4) Conferimento di deleghe per gli adempimenti conseguenti; 5) Varie ed eventuali. Il Presidente dichiara aperta la discussione sugli argomenti all’ordine del giorno e illustra il progetto di bilancio d’esercizio al _____________, composto da stato patrimoniale, conto economico, nota integrativa e relazione sulla gestione, nonché la relazione del Collegio Sindacale (se presente) e della Società di Revisione (se presente): _____________. Dopo ampia discussione, il Consiglio, preso atto degli elementi illustrati e confrontatosi sulle poste di bilancio e sulle note esplicative, procede alle votazioni. Delibera n. 1 — Approvazione del bilancio d’esercizio Il Consiglio di Amministrazione, con voti: favorevoli _____________, contrari _____________, astenuti _____________, approva all’unanimità / con la maggioranza il bilancio d’esercizio chiuso al _____________, così come presentato e corredato dalle relazioni, con i seguenti dati principali: - Totale attivo: _____________ - Totale passivo: _____________ - Utile (perdita) d’esercizio: _____________ Delibera n. 2 — Destinazione dell’utile (o copertura della perdita) Il Consiglio delibera di proporre all’Assemblea (o di deliberare) la seguente destinazione dell’utile d’esercizio pari a _____________: - Accantonamento a riserva legale: _____________ - Accantonamento a riserva straordinaria: _____________ - Distribuzione dividendi per complessivi: _____________ (importo per azione/prezzo: _____________) - Riporto a nuovo: _____________ - Altra destinazione: _____________ (Se perdita) Il Consiglio delibera di coprire la perdita d’esercizio pari a _____________ mediante: _____________. Delibera n. 3 — Approvazione della relazione sulla gestione e adempimenti Il Consiglio approva la relazione sulla gestione e prende atto delle relazioni del Collegio Sindacale e della Società di Revisione (se predisposte): _____________. Delibera altresì di trasmettere il bilancio d’esercizio, corredato dalla documentazione prevista dalla legge, all’Assemblea per la sua approvazione entro i termini previsti. Delibera n. 4 — Conferimento di deleghe e adempimenti Il Consiglio conferisce a _____________ (nome e qualifica) tutte le necessarie deleghe e procure per: - depositare il bilancio presso la sede sociale e presso il Registro delle Imprese: sì/no _____________ - pubblicare gli avvisi relativi alla convocazione dell’Assemblea e ogni obbligo pubblicitario: sì/no _____________ - firmare e sottoscrivere il bilancio in originale e trasmettere copia conforme agli organi competenti: sì/no _____________ - compiere ogni ulteriore atto amministrativo e contabile necessario per l’esecuzione della presente delibera: sì/no _____________ Delibera n. 5 — Varie ed eventuali Sulle materie poste in discussione non sono emerse ulteriori osservazioni / sono state discusse le seguenti questioni: _____________. Di seguito le relative decisioni: _____________. Non essendovi altro da discutere, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________. Letto, confermato e sottoscritto. Il Presidente: _____________ Il Segretario verbalizzante: _____________ Allegati: - Progetto di bilancio d’esercizio al _____________; - Nota integrativa; - Relazione sulla gestione; - Relazione del Collegio Sindacale: _____________; - Relazione della Società di Revisione: _____________.
Fac simile verbale cda approvazione bilancio Word
Qui di seguito è disponibile un fac simile in formato Word del verbale del Consiglio di Amministrazione per l’approvazione del progetto di bilancio, pensato per essere adattato alle specificità della società e alle prescrizioni statutarie; il pacchetto contiene il modello modificabile e le note esemplificative per la compilazione.
