Il verbale di rinnovo delle cariche sociali di una ASD è il documento formale con cui l’assemblea dei soci registra lo svolgimento della procedura elettiva e l’esito delle nomine degli organi sociali. Serve a provare la regolare convocazione, la partecipazione dei soci, la corretta applicazione delle norme statutarie e la volontà assembleare espressa in sede di votazione; in pratica è un atto fondamentale per ogni adempimento esterno che richieda la prova delle nuove cariche, come le comunicazioni al Registro CONI, alle Federazioni o EPS, alle banche e agli uffici fiscali.
Indice
La redazione di un verbale per il rinnovo delle cariche sociali di un’Associazione Sportiva Dilettantistica richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali che a quelli formali. Innanzitutto è essenziale verificare e rispettare le previsioni del proprio statuto in ordine alla convocazione dell’assemblea, ai termini di preavviso, alle modalità di comunicazione e ai quorum per la prima e la seconda convocazione. Il verbale deve contenere una chiara indicazione del luogo, della data e dell’ora di inizio e fine della seduta, la specificazione se si tratta di prima o seconda convocazione e il riferimento alla modalità concreta di convocazione utilizzata, con eventuale richiamo alla prova dell’avvenuta comunicazione. La corretta indicazione della convocazione non è una mera formalità: costituisce la premessa per dimostrare la legittimità dell’assemblea e la validità delle deliberazioni adottate.
Altro elemento imprescindibile nel verbale è la descrizione della verifica del numero legale. La redazione deve riportare il numero dei soci iscritti, i presenti, gli assenti e i delegati eventualmente intervenuti, con l’espresso riferimento al quorum statutario necessario per deliberare. È buona prassi allegare al verbale un elenco firmato dei partecipanti, che costituisce prova materiale della composizione dell’assemblea. La formula con cui il presidente o il presidente dell’assemblea constata la validità numerica può essere semplice ma precisa: indicare il conteggio effettuato, il criterio applicato per il calcolo dei votanti e la dichiarazione che l’assemblea è validamente costituita ai sensi dello statuto.
Nel corpo del verbale si deve riportare il testo dell’ordine del giorno così come è stato comunicato ai soci, specificando il punto relativo al rinnovo delle cariche sociali e, se del caso, la durata del mandato per il quale si procede all’elezione. La descrizione dello svolgimento dell’elezione deve essere completa: occorre indicare se sono state presentate candidature, come sono state raccolte e validate eventuali liste, la modalità di voto scelta dall’assemblea e gli eventuali nominativi degli scrutatori. Quando la votazione avviene a scrutinio segreto è opportuno custodire separatamente le schede di voto e indicarlo nel verbale, precisando il numero delle schede bianche o nulle se è stato fatto lo scrutinio; qualora si proceda per alzata di mano o per appello nominale, il verbale dovrà comunque riportare il risultato numerico delle preferenze e la proclamazione degli eletti.
La pronuncia della nomina degli organi deve essere esplicitata con chiarezza nel testo: vanno elencati i nominativi dei soggetti eletti e, se lo statuto lo prevede, la carica attribuita a ciascuno. Se lo statuto demanda al consiglio direttivo la nomina delle cariche esecutive, il verbale dell’assemblea dovrà limitarsi all’elenco dei consiglieri eletti, rimandando la designazione di presidente, vicepresidente e tesoriere al verbale del successivo consiglio direttivo. Qualora gli eletti dichiarino la loro accettazione immediata della carica, il verbale deve contenere una formula che attesti tale accettazione, con l’eventuale dichiarazione della sussistenza dei requisiti previsti dallo statuto e dalla normativa vigente. È utile che ciascun eletto sia chiamato ad autocertificare l’assenza di cause di incompatibilità o di ineleggibilità, e che tale dichiarazione sia riportata nel verbale o allegata come documento firmato.
Dal punto di vista della forma, il linguaggio del verbale deve essere chiaro, sobrio e privo di valutazioni personali: il documento ha valore probatorio e deve limitarsi alla rappresentazione dei fatti e delle decisioni. Le formule con cui si registra la proclamazione degli eletti e la chiusura della seduta devono essere inequivocabili e corredate dalle firme delle persone che assumono la responsabilità della redazione, tipicamente il presidente e il segretario verbalizzante. Se il verbale viene redatto in formato digitale e sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale, è opportuno indicare nel testo la modalità di sottoscrizione e conservazione prevista per garantire l’integrità e la reperibilità del documento nel tempo.
Per l’utilizzo esterno del verbale occorre prevedere gli adempimenti successivi. In funzione delle finalità operative dell’associazione, il verbale dovrà essere portato a conoscenza delle autorità e degli enti competenti entro i termini richiesti dalla normativa o dalle procedure amministrative: Registro CONI, Federazioni o EPS di riferimento, ufficio del Registro o altri enti. È importante nominare nel verbale il soggetto incaricato delle comunicazioni e la scadenza entro la quale effettuare gli adempimenti. Inoltre il documento può essere richiesto dalle banche all’aggiornamento delle deleghe sui conti correnti dell’associazione, dunque la tempestività nella trasmissione e nell’aggiornamento delle firme presso gli istituti è elemento pratico di primaria importanza.
Infine, la conservazione dei verbali e dei documenti annessi richiede una politica documentale condivisa: mantenere un fascicolo contenente il verbale, le liste dei presenti, le schede di voto e la copia dell’avviso di convocazione consente di rispondere prontamente a eventuali richieste o contestazioni. È raccomandabile stabilire periodi minimi di conservazione conformi alle prassi federali e fiscali, e, se si usano strumenti elettronici, assicurare la protezione dei dati personali contenuti nei registri in conformità al GDPR. In caso di dubbio o di peculiarità procedurali previste dallo statuto, è prudente consultare un professionista esperto o la struttura di supporto della propria Federazione o Centro Servizi per il Volontariato, così da adattare il verbale alla specifica regolamentazione interna e agli obblighi esterni.
VERBALE N. _____________ ASD: _____________ Sede legale: _____________ Luogo: _____________ Data: _____________ Ora inizio: _____________ Preso atto che, ai sensi dello Statuto sociale, è stata regolarmente convocata l'Assemblea dei soci per procedere al rinnovo delle cariche sociali dell'Associazione Sportiva Dilettantistica sopra indicata, si redige il seguente verbale. 1) Convocazione e constatazione del numero legale Convocazione effettuata in data: _____________ mediante: _____________ Numero soci iscritti: _____________ Soci presenti: _____________ Soci delegati: _____________ Soci assenti: _____________ Numero complessivo presenti ai fini deliberativi: _____________ Presiede l'Assemblea: _____________ in qualità di: _____________ Nomina del Segretario verbalizzante: _____________ 2) Ordine del giorno 1. Verifica dei requisiti di legittimazione e numero legale. 2. Elezione delle cariche sociali per il mandato: dal _____________ al _____________. 3. Varie ed eventuali. 3) Discussione e deliberazioni Il Presidente illustra la procedura di voto e presenta i candidati per le seguenti cariche: - Presidente: candidato/i: _____________ - Vicepresidente: candidato/i: _____________ - Segretario: candidato/i: _____________ - Tesoriere: candidato/i: _____________ - Consiglieri (numero): _____________ — candidati: _____________ - Collegio dei Revisori/Organo di controllo (se applicabile): _____________ — candidati: _____________ - Altre cariche previste dallo Statuto: _____________ — candidati: _____________ Modalità di votazione adottata: a mano/alzata di mano/scheda segreta/preservata elettronica: _____________ Risultati delle votazioni: - Presidente eletto: _____________ — voti favorevoli: _____________ — voti contrari: _____________ — astenuti: _____________ - Vicepresidente eletto: _____________ — voti favorevoli: _____________ — voti contrari: _____________ — astenuti: _____________ - Segretario eletto: _____________ — voti favorevoli: _____________ — voti contrari: _____________ — astenuti: _____________ - Tesoriere eletto: _____________ — voti favorevoli: _____________ — voti contrari: _____________ — astenuti: _____________ - Consiglieri eletti: 1) _____________ — voti: _____________ 2) _____________ — voti: _____________ 3) _____________ — voti: _____________ (aggiungere righe se necessario) - Componenti Collegio dei Revisori/Organo di controllo eletti: 1) _____________ — voti: _____________ 2) _____________ — voti: _____________ 3) _____________ — voti: _____________ Si prende atto che i suddetti nominati hanno dichiarato di accettare la carica e di possedere i requisiti previsti dallo Statuto e dalla normativa vigente: dichiarazione resa da ciascuno in sede di Assemblea (sì/no): _____________ 4) Durata del mandato Il mandato decorre dal: _____________ e scade il: _____________ 5) Compiti e deleghe Eventuali deleghe assegnate: _____________ Compiti specifici assegnati ai consiglieri: _____________ 6) Comunicazioni e adempimenti Si dispone di dare comunicazione alle autorità competenti e agli enti di riferimento (Registro CONI, Ufficio del Registro, etc.) entro i termini previsti: soggetto incaricato: _____________ — termine: _____________ 7) Varie ed eventuali Ogni altra questione trattata: _____________ Ora fine: _____________ Il presente verbale, letto, approvato e sottoscritto come segue: Il Presidente: ___________________________ _____________ Il Segretario verbalizzante: ___________________________ _____________ Firma dei soci presenti (facoltativo): 1) _____________ — Firma: ___________________________ _____________ 2) _____________ — Firma: ___________________________ _____________ 3) _____________ — Firma: ___________________________ _____________ (aggiungere righe se necessario) Allegati al presente verbale: - Elenco soci presenti e firme: _____________ - Curriculum e dichiarazioni di accettazione dei candidati: _____________ - Copia avviso di convocazione: _____________ - Altro: _____________ Data e luogo per la trasmissione/registrazione: _____________ Documento redatto in originale e conservato presso la sede sociale dell'ASD.
Di seguito trovi il fac simile del verbale in formato Word, pronto per il download e l’adattamento ai dati della tua associazione.
