Il verbale CDA di assegnazione auto è il documento formale con cui il Consiglio di Amministrazione di una società delibera l’assegnazione in uso di un’autovettura aziendale a un amministratore, consigliere delegato o altro soggetto. Serve a formalizzare la decisione collegiale, a definire condizioni di uso e responsabilità, a fornire data certa agli effetti amministrativi e fiscali e a integrare, quando previsto, il compenso della carica con un fringe benefit derivante dall’uso promiscuo del veicolo.
Indice
Come scrivere un verbale cda assegnazione auto
La redazione di un verbale del Consiglio di Amministrazione per l’assegnazione di un’auto aziendale richiede rigore formale e attenzione ai profili civilistici, fiscali e sostanziali della convenzione. Innanzitutto va specificata la competenza e la natura collegiale dell’atto: il verbale deve indicare data, ora e luogo della riunione, elenco dei presenti e degli assenti, numero legale e ordine del giorno che comprenda espressamente la delibera di assegnazione. Nel caso di amministratori o consiglieri delegati, l’assegnazione è normalmente collegata alla qualifica e alla funzione ricoperta e pertanto il verbale dovrebbe chiarire che la concessione del veicolo integra il trattamento economico della carica ai sensi dell’art. 2389 c.c., con conseguente automatica cessazione del beneficio in caso di perdita della carica.
È opportuno che la delibera specifichi la natura dell’uso consentito, distinguendo in modo chiaro tra uso esclusivamente aziendale, uso promiscuo per finalità lavorative e personali e uso personale, indicando eventuali limitazioni o categorie di utilizzo ammesse, e che indichi esplicitamente se familiari sono autorizzati solo se espressamente inclusi in polizza assicurativa.
Dal punto di vista della certezza documentale, il verbale costituirà la principale evidenza dell’esistenza del beneficio e delle sue condizioni. Per questo deve contenere la data certa della delibera e il rinvio, se necessario, alla documentazione probatoria dell’assegnazione (modulo di presa in carico, copia della patente dell’utilizzatore, copia del libretto, polizza assicurativa, eventuale check-list di consegna). La data rilevante ai fini dell’imputazione fiscale del fringe benefit non è solo quella della delibera, ma anche la data di immatricolazione del veicolo e la data della consegna materiale; quindi il verbale deve prevedere ed allegare gli atti che consentano di stabilire con precisione il momento di inizio del beneficio.
Il contenuto deve disciplinare la responsabilità per multe, sanzioni e violazioni del Codice della Strada, specificando quali oneri sono a carico dell’utilizzatore e quali rimangono a carico della società, e deve indicare la gestione dei sinistri, obblighi di informazione immediata alla società in caso di incidente, furto o variazione documentale, nonché le regole per la manutenzione ordinaria e straordinaria e per la fornitura di carburante.
Il verbale dovrà altresì affrontare i profili economico-fiscali. L’uso promiscuo è generalmente rilevante come fringe benefit e deve essere valutato e riportato nei termini temporali e fiscali previsti dalla normativa vigente; gli amministratori che ricevono il beneficio devono trovare la corretta imputazione in busta paga e la documentazione contabile deve consentire la deducibilità e, se spettante, la detraibilità dell’IVA. È importante ricordare che la normativa e la prassi amministrativa possono subire modifiche: per esempio sono note modifiche intervenute con il passaggio normativo della Legge di Bilancio 2025 e interpretazioni dell’Agenzia delle Entrate.
Perciò il verbale dovrebbe prevedere, quando utile, l’indicazione del criterio adottato per il calcolo del fringe benefit (ad esempio un valore forfettario annuo, eventualmente espresso in termini monetari quale 800 euro + IVA annui a titolo esemplificativo) e stabilire le modalità di imputazione in busta paga e di eventuali rimborsi chilometrici per uso esclusivamente aziendale.
Sul piano civilistico è consigliabile inserire clausole che regolino la cessazione automatica del beneficio al venir meno della qualifica che giustifica l’assegnazione, nonché norme relative alla riconsegna del veicolo e alle procedure di controllo dello stato del mezzo al momento della restituzione. Il verbale può altresì delegare uno o più soggetti (ad esempio il Presidente o l’Amministratore Delegato) a compiere gli atti necessari per l’acquisto, la consegna materiale e la sottoscrizione dei documenti di presa in carico, conferendo facoltà operative per la gestione delle formalità tecniche e assicurative.
È prassi prevedere l’archiviazione della documentazione del veicolo e del destinatario a corredo del verbale, inclusa copia della patente, copia del libretto e polizza assicurativa, al fine di creare un fascicolo completo che giustifichi le scelte contabili e fiscali futuribili in caso di controlli.
Occorre inoltre distinguere l’assegnazione agli amministratori dall’assegnazione ai dipendenti. Nel primo caso il documento tipico è la delibera del CDA che integra il compenso della carica; nel secondo caso si utilizzano contratti o lettere di assegnazione tra azienda e dipendente, con modalità e diritti che possono richiedere sottoscrizione bilaterale e, se l’uso è protratto oltre i termini previsti, adempimenti amministrativi specifici.
Per i dipendenti, quando l’uso è personale e durevole, può essere necessario formalizzare la presa in carico con un contratto di assegnazione e prevedere la registrazione se richiesto dalla normativa applicabile. Per ogni differenza di trattamento e per il corretto trattamento fiscale e contributivo va effettuata una valutazione caso per caso, preferibilmente con il supporto di consulenza fiscale aggiornata.
Infine, dal punto di vista pratico e difensivo, il verbale dovrebbe prevedere una clausola che richiami l’obbligo di rispetto del codice della strada e delle policy aziendali, l’onere per il destinatario di mantenere una copertura assicurativa adeguata ove richiesto e l’indicazione di eventuali franchigie a carico dell’utilizzatore in caso di polizza kasko. È consigliabile che il verbale espliciti le modalità di rendicontazione delle spese, il regime dei rimborsi e le condizioni per eventuali addebiti a fronte di danni o mancata manutenzione al momento della restituzione.
Considerata la complessità degli aspetti fiscali e l’evoluzione della normativa, si raccomanda di verificare le circolari e i chiarimenti dell’Agenzia delle Entrate aggiornati, nonché di integrare il verbale con la documentazione tecnica che consenta la corretta gestione contabile e fiscale dell’operazione.
Esempio verbale cda assegnazione auto
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Assegnazione autovettura aziendale Data: _______________ Ora: _______________ Luogo: _______________ Società: _______________ (Denominazione) Partita IVA: _______________ Il giorno sopra indicato, alle ore _______________, presso la sede sociale di cui sopra, si è riunito il Consiglio di Amministrazione, regolarmente convocato. Presenti: Presidente: _______________ Segretario verbalizzante: _______________ Consiglieri presenti: 1) _______________ 2) _______________ 3) _______________ 4) _______________ (altre presenze) _______________ Assenti: 1) _______________ 2) _______________ Verificato il numero legale degli intervenuti, il Presidente dichiara aperta la seduta e propone il seguente ordine del giorno: 1) Assegnazione autovettura aziendale a: _______________ 2) Definizione condizioni d'uso e responsabilità 3) Eventuali e varie Discussione e deliberazioni: Il Presidente illustra la proposta di assegnare in uso l'autovettura aziendale alla persona sopra indicata per le finalità e secondo le modalità riportate di seguito. Dati del veicolo da assegnare: Marca: _______________ Modello: _______________ Targa: _______________ Numero di telaio (VIN): _______________ Anno immatricolazione: _______________ Colore: _______________ Cilindrata: _______________ KM al momento consegna: _______________ Polizza assicurativa (compagnia e n. polizza): _______________ Revisione valida fino al: _______________ Destinatario dell'assegnazione: Nome e cognome: _______________ Ruolo/qualifica in azienda: _______________ Matricola dipendente (se applicabile): _______________ Indirizzo: _______________ Codice fiscale: _______________ Numero patente: _______________ Scadenza patente: _______________ Periodo e tipo di assegnazione: Tipo: (uso esclusivamente aziendale / uso misto aziendale e privato / altro) _______________ Periodo: (a tempo determinato fino al _______________ / a tempo indeterminato / fino a cessazione rapporto di lavoro) _______________ Eventuale periodo di prova o verifica: _______________ Condizioni d'uso e obblighi del destinatario: - Il veicolo è assegnato per le finalità: _______________ - È fatto divieto di cedere l'uso del veicolo a terzi salvo autorizzazione scritta della Società. - Il destinatario si impegna a custodire il veicolo con diligenza, a rispettare il Codice della Strada e le norme aziendali. - Tutti i verbali di contestazione, multe e sanzioni derivanti da violazioni commesse durante l'uso sono a carico di: (destinatario / società / altro) _______________ - Manutenzione ordinaria: a carico di (società / destinatario) _______________. Manutenzione straordinaria: _______________ - Rifornimento carburante: (a carico della società con carta carburante / rimborsi dietro nota spese / altro) _______________ - Uso di pneumatici invernali/estivi e relative spese: _______________ - Assicurazione kasko (se presente): (sì / no) _______________. Eventuale franchigia a carico del destinatario: _______________ - Indicazioni in caso di sinistro: _______________ - Obbligo di comunicare immediatamente alla Società ogni incidente, furto, guasto o variazione dei documenti del veicolo. Trattamento fiscale e benefit: - Il valore del fringe benefit mensile (se previsto): _______________ - Modalità di imputazione in busta paga: _______________ - Eventuali rimborsi chilometrici per uso aziendale: _______________ Restituzione del veicolo: - Alla cessazione dell'assegnazione il destinatario dovrà restituire il veicolo entro __ giorni dalla richiesta, nello stato previsto dalla normativa aziendale e con i seguenti documenti: libretto di circolazione, chiavi, tagliandi e documenti relativi alla manutenzione. - Condizioni per eventuali addebiti per danni o mancata manutenzione: _______________ Deliberazione: Dopo ampia discussione, il Consiglio di Amministrazione, con voti favorevoli _______________, contrari _______________, astenuti _______________, delibera di: 1) Assegnare l'autovettura sopra descritta a _______________ alle condizioni indicate nel presente verbale. 2) Conferire al/la Presidente / Direttore _______________ ogni più ampia facoltà per la consegna materiale del veicolo e per la sottoscrizione del relativo modulo di consegna e presa in carico. 3) Disporre l'archiviazione del presente verbale e l'allegazione di copia dei documenti del veicolo e del destinatario. Consegna del veicolo (da compilare al momento della consegna): Data consegna: _______________ Ora: _______________ KM al momento della consegna: _______________ Chiavi consegnate (n.): _______________ Documenti consegnati: libretto _______________, certificato di assicurazione _______________, tagliando manutenzione _______________, altro _______________ Condizioni al momento della consegna (graffi, ammaccature, stato pneumatici, ecc.): _______________ Ricevuta e presa in consegna: Il sottoscritto/a _______________ dichiara di aver preso in consegna il veicolo sopra descritto e di aver preso visione e di accettare le condizioni di uso e responsabilità indicate nel presente verbale. Luogo e data: _______________ Firma del destinatario: _______________________________ Firma per la Società (consegnante): Presidente: _______________________________ Data: _______________ Segretario verbalizzante: _______________________________ Data: _______________ Firme dei Consiglieri presenti: 1) _______________________________ Data: _______________ 2) _______________________________ Data: _______________ 3) _______________________________ Data: _______________ 4) _______________________________ Data: _______________ Allegati: - Copia patente del destinatario: _______________ - Copia libretto di circolazione: _______________ - Copia polizza assicurativa: _______________ - Check-list stato veicolo: _______________ - Altro: _______________
Fac simile verbale cda assegnazione auto Word
Il fac‑simile in formato Word contiene il testo del verbale predisposto per essere scaricato e adattato alle specifiche esigenze societarie: campi da compilare, sezioni per dati del veicolo, clausole di responsabilità, disposizioni per la consegna e la restituzione. Il modello è pensato per agevolare la redazione formale e la conservazione della documentazione probatoria necessaria ai fini contabili e fiscali.
