Il verbale CDA assegnazione alloggi in cooperativa è il documento ufficiale redatto dal Consiglio di Amministrazione della cooperativa edilizia con cui si formalizza la delibera di assegnazione di un alloggio a un socio. Esso attesta le determinazioni assunte dal Consiglio, riporta gli elementi identificativi degli interessati e le condizioni dell’assegnazione, e costituisce la base formale per le comunicazioni, la stipula dei contratti e l’eventuale pubblicazione ai fini di trasparenza e impugnazione.
Indice
Come scrivere un verbale cda assegnazione alloggi in cooperativa
La redazione del verbale del Consiglio di Amministrazione per l’assegnazione di alloggi in cooperativa richiede particolare attenzione alla chiarezza, alla completezza e alla conformità alle previsioni statutarie e regolamentari. Il verbale deve iniziare con l’indicazione precisa dei dati della seduta: la denominazione della cooperativa, la sede legale, la data, l’ora di inizio, il luogo e l’elenco dei soggetti presenti e assenti con la loro qualifica. La verifica del quorum, con il numero dei presenti rispetto al totale dei consiglieri e la dichiarazione sulla regolare costituzione del Consiglio, costituisce un elemento essenziale perché la deliberazione sia validamente adottata. Nella parte introduttiva è opportuno richiamare l’ordine del giorno e allegare o richiamare la documentazione esaminata, specificando quali atti, istanze e certificati sono stati acquisiti e valutati dal Consiglio ai fini della decisione.
Nel corpo del verbale occorre riportare in modo analitico le motivazioni della proposta di assegnazione e i criteri adottati per la formazione della graduatoria. La normativa e i regolamenti interni prevedono che il verbale contenga i dati identificativi completi del socio proposto come assegnatario: cognome e nome, luogo e data di nascita, residenza e indirizzo, codice fiscale del socio e del coniuge ove previsto, nonché l’indicazione del luogo di lavoro. È altresì necessario descrivere con precisione l’alloggio oggetto di assegnazione: indirizzo, interno, tipologia, superficie in metri quadrati, stato di fatto e ogni caratteristica rilevante che possa incidere sulle condizioni dell’assegnazione. La data della delibera deve essere chiaramente indicata, così come eventuali termini o condizioni temporali per l’accettazione e la sottoscrizione dei relativi atti.
La procedura di assegnazione va documentata nel verbale nella sua sequenza: la proposta, la comunicazione al socio interessato, i termini concessi per la presa visione dell’alloggio e per esprimere l’assenso o il dissenso. A norma dei regolamenti applicabili, il socio ha un termine per visionare l’alloggio e comunicare la propria decisione; nelle prassi comuni il termine è di due giorni utili, escludendo sabato e domenica, ma il verbale deve richiamare espressamente il termine previsto dallo statuto o dal regolamento interno della cooperativa. Il verbale deve inoltre riportare i termini stabiliti per la sottoscrizione dell’atto di concessione in godimento, tipicamente 30 giorni dalla comunicazione dell’assegnazione, e i termini entro i quali il socio deve occupare l’alloggio, frequentemente fissati in 90 giorni dalla comunicazione, nonché l’obbligo di presentare il certificato di residenza nel comune interessato entro il termine previsto, che in alcuni casi può essere esteso fino a sei mesi a seconda delle disposizioni interne.
È importante che nel verbale si specifichino le condizioni economiche connesse all’assegnazione: il canone o il prezzo stabilito, l’importo della cauzione o della caparra e le modalità e i termini per il versamento. Se l’assegnazione è soggetta a particolari condizioni, riserve o oneri (ad esempio la necessità di integrazione documentale, l’accertamento di requisiti reddituali o la verifica di posizioni contributive), tali condizioni devono essere dettagliate con precisione, unitamente ai termini entro i quali il socio dovrà adempiere. Nel caso in cui la delibera preveda l’incarico a un soggetto per l’attuazione (ad esempio il direttore, un responsabile del patrimonio o il segretario), il verbale dovrà contenere la delega con l’indicazione delle attività da svolgere: comunicazioni agli assegnatari, predisposizione e deposito dei contratti, raccolta firme e documenti mancanti, e adempimenti amministrativi e contabili come il versamento delle cauzioni e la registrazione dei contratti.
La parte relativa alle votazioni deve essere formulata in modo inequivocabile: occorre riportare l’esito della votazione per ogni singola assegnazione con il dettaglio dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni, nonché una dichiarazione sull’esito complessivo della delibera. Il verbale dovrebbe indicare i mezzi e i tempi di comunicazione agli interessati, specificando se la notifica avverrà tramite posta raccomandata, PEC, consegna a mano o altra modalità, e il termine per l’eventuale presentazione di ricorsi o contestazioni. È altresì prassi inserire nel verbale la previsione di pubblicazione della delibera all’albo o sul portale web della cooperativa, con l’indicazione della data di pubblicazione e della durata dell’affissione.
Al momento della consegna dell’alloggio deve essere redatto un verbale di consegna che documenti lo stato di fatto dell’alloggio, redatto preferibilmente dal consigliere dello stabile e sottoscritto sia dal socio uscente che da quello entrante quando applicabile. Questo verbale di consegna integra la documentazione dell’assegnazione e serve a definire eventuali responsabilità per danni preesistenti o integrazioni da eseguire prima della presa in possesso definitiva. Tutti gli atti e i documenti allegati alla delibera devono essere conservati agli atti della cooperativa: elenco delle domande, graduatoria, copie della documentazione degli assegnatari, verbali di sopralluogo e ogni altro documento rilevante.
Infine, la redazione del verbale deve rispettare le formalità di sottoscrizione previste: la firma del Presidente e del segretario verbalizzante con l’indicazione della data e le firme dei consiglieri intervenuti. È consigliabile che la cooperativa adotti modelli standardizzati del verbale e una procedura documentale interna che riduca il rischio di errori formali e garantisca la tracciabilità di tutte le fasi dell’assegnazione. Ogni omissione o vaghezza nel verbale può compromettere la validità della delibera o esporre la cooperativa a contenziosi amministrativi e civili, per cui la cura formale e la completo inserimento di tutte le informazioni richieste dalla normativa e dal regolamento interno sono imprescindibili.
Esempio verbale cda assegnazione alloggi in cooperativa
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE COOPERATIVA: _____________ SEDE LEGALE: _____________ DATA: _____________ ORA INIZIO: _____________ LUOGO: _____________ CONVOCAZIONE INVIATA IN DATA: _____________ PRESENTI: Presidente: _____________ Vicepresidente: _____________ Segretario verbalizzante: _____________ Consiglieri presenti: 1) _____________ 2) _____________ 3) _____________ 4) _____________ (altre presenze) _____________ ASSENTI: 1) _____________ 2) _____________ VERIFICA DEL QUORUM Numero presenti: _____________ Numero consiglieri totali: _____________ Il Consiglio risulta: _____________ (regolarmente costituito / non regolarmente costituito) ORDINE DEL GIORNO 1) _____________ 2) _____________ 3) _____________ 4) Varie ed eventuali: _____________ SVOLGIMENTO DELLA SEDUTA Il Presidente dichiara aperta la seduta alle ore _____________ e illustra i punti all'ordine del giorno. Si procede con l'esame della documentazione relativa alle richieste di assegnazione alloggi e alla proposta di graduatoria/assegnazione. DOCUMENTAZIONE ESAMINATA Elenco documenti acquisiti e verificati: _____________ GRADUATORIA/ELENCO CANDIDATURE (allegato n. _____________) Criteri di valutazione adottati: _____________ DELIBERAZIONI PER ASSEGNAZIONE ALLOGGI Per ciascun alloggio si riportano le determinazioni del Consiglio: Alloggio n. _____________ - Indirizzo/Interno: _____________ - Tipologia: _____________ - Superficie/mq: _____________ - Assegnatario proposto (Cognome e Nome): _____________ - Codice fiscale/Matricola sociale: _____________ - Posizione in graduatoria: _____________ - Data domanda/iscrizione: _____________ - Documentazione presentata: _____________ - Condizioni economiche (canone/prezzo): _____________ - Importo cauzione/caparra: _____________ - Termine per sottoscrizione contratto/accettazione: _____________ - Eventuali condizioni particolari: _____________ Alloggio n. _____________ - Indirizzo/Interno: _____________ - Tipologia: _____________ - Superficie/mq: _____________ - Assegnatario proposto (Cognome e Nome): _____________ - Codice fiscale/Matricola sociale: _____________ - Posizione in graduatoria: _____________ - Data domanda/iscrizione: _____________ - Documentazione presentata: _____________ - Condizioni economiche (canone/prezzo): _____________ - Importo cauzione/caparra: _____________ - Termine per sottoscrizione contratto/accettazione: _____________ - Eventuali condizioni particolari: _____________ (Per ulteriori alloggi ripetere la sezione sopra) DELIBERAZIONE A votazione, il Consiglio delibera: - Assegnare l'alloggio n. _____________ a _____________ alle condizioni sopra indicate: Sì ___ No ___ Astenuti ___ - Assegnare l'alloggio n. _____________ a _____________ alle condizioni sopra indicate: Sì ___ No ___ Astenuti ___ Esito complessivo della votazione: _____________ (approvata / respinta / rinviata) DELEGA PER ATTUAZIONE Si incarica il Sig./la Sig.ra _____________ (ruolo: _____________) di: - Comunicare l'esito agli assegnatari entro il termine: _____________ - Predisporre e depositare i contratti entro: _____________ - Raccogliere firme e documenti mancanti entro: _____________ - Procedere al versamento delle cauzioni e registrazioni entro: _____________ COMUNICAZIONI E PUBBLICAZIONI Modalità di comunicazione agli interessati: posta raccomandata / PEC / consegna a mano / altro: _____________ Termine per eventuali ricorsi/contestazioni: _____________ Pubblicazione all'albo/portale: data di pubblicazione _____________ ALTRE DETERMINAZIONI Eventuali condizioni aggiuntive, rinunce, sospensioni: _____________ CHIUSURA DELLA SEDUTA La seduta si chiude alle ore _____________. ALLEGATI AL VERBALE 1) Elenco domande e graduatoria: _____________ 2) Copie documentazione assegnatari: _____________ 3) Verbale di sopralluogo (se presente): _____________ 4) Altri allegati: _____________ FIRME Il Presidente: ____________________________ Data: _____________ (Nome e Cognome) _____________ Il Segretario verbalizzante: ____________________________ Data: _____________ (Nome e Cognome) _____________ Consiglieri intervenuti (nome, cognome e firma): 1) ____________________________ Data: _____________ 2) ____________________________ Data: _____________ 3) ____________________________ Data: _____________ 4) ____________________________ Data: _____________ Ricevuta copia del presente verbale: Assegnatario n. _____________ (Firma) ____________________________ Data: _____________ Note finali: eventuali osservazioni o integrazioni da riportare: _____________
Fac simile verbale cda assegnazione alloggi in cooperativa Word
Di seguito è disponibile il fac simile in formato Word del verbale CDA per l’assegnazione degli alloggi, pronto per essere scaricato e compilato secondo le esigenze della cooperativa. Il modello contiene tutte le sezioni previste per documentare la seduta del Consiglio, le deliberazioni di assegnazione, le deleghe per l’attuazione e gli allegati da conservare agli atti.
