Il verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie in una Associazione Sportiva Dilettantistica (ASD) è il documento formale con cui l’organo competente dell’ente, normalmente il Consiglio Direttivo, approva la concessione di rimborsi a favore di soci, volontari, collaboratori o lavoratori sportivi. Questo verbale ha la funzione di motivare, autorizzare e vincolare la liquidazione delle somme, indicandone beneficiario, importo, natura dell’attività svolta per conto dell’ASD e modalità di pagamento; serve inoltre a garantire la tracciabilità e la correttezza amministrativa e fiscale dell’operazione.
Indice
Come scrivere un verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD
La redazione del verbale è un atto che richiede attenzione sia sotto il profilo formale che sotto quello sostanziale, perché costituisce la prova documentale dell’approvazione del rimborso e dei presupposti che lo giustificano. In primo luogo occorre ricordare che, nelle ASD, il rimborso forfettario deve essere in genere previsto e approvato preventivamente dall’organo competente: si tratta di una delibera che autorizza il pagamento per attività o trasferte svolte per conto dell’associazione, indicando con chiarezza chi è autorizzato a percepirlo, per quali tipologie di prestazioni e con quali limiti economici.
Il verbale deve iniziare con l’intestazione dell’associazione e l’indicazione formale della riunione (data, luogo, ora di inizio e fine, componenti presenti e assenti), con la constatazione del numero dei presenti e della regolarità della convocazione, così da dimostrare la validità della costituzione dell’organo deliberante e la conseguente legittimità della delibera che verrà assunta.
Il corpo del verbale deve contenere una premessa che sintetizzi le ragioni della richiesta di rimborso: va descritta la natura delle attività svolte dall’interessato (ad esempio trasferta per gare, attività organizzative, prestazioni tecniche o amministrative rese in favore dell’ASD), il periodo di riferimento e ogni elemento utile a dimostrare l’effettivo svolgimento delle attività che giustificano la spesa. È buona prassi richiamare nello stesso atto le previsioni statutarie o regolamentari interne che consentono l’erogazione di rimborsi forfettari, o l’adozione di un regolamento dei rimborsi approvato dall’assemblea o dal Consiglio Direttivo, in modo da ancorare l’operazione a una previsione regolamentare interna.
Il verbale deve indicare in modo inequivocabile il soggetto beneficiario, con riferimento alla qualifica rivestita nell’ambito dell’ASD (socio, volontario sportivo, collaboratore, lavoratore sportivo ecc.), e deve specificare la tipologia di trasferte o attività ammesse per l’accesso al rimborso. L’indicazione dei criteri e degli importi, oppure dei limiti economici applicati, è essenziale: il verbale dovrà precisare se il rimborso è forfettario con importo fisso per giornata/trasferta o se è parametrato a determinati elementi, e definire il periodo di riferimento e la cifra complessiva autorizzata. Se esistono tetti o limiti massimi per singolo evento o per periodo temporale, occorre riportarli testualmente nel provvedimento deliberativo.
La documentazione a corredo della richiesta è un altro aspetto centrale. Anche quando si tratta di rimborsi forfettari, la prassi richiede la presentazione di una richiesta scritta da parte del percettore e, al momento della liquidazione, la sottoscrizione di una quietanza di ricezione. In molti casi è ammessa una autocertificazione delle attività svolte, purché l’associazione ponga adeguate verifiche e conservi gli atti. Per i volontari sportivi, in particolare, la normativa di settore e le prassi amministrative recenti prevedono che la delibera interna definisca le attività ammesse e che l’ente provveda alla comunicazione dei nominativi e degli importi, ove previsto, al Registro delle Attività Sportive Dilettantistiche entro i termini stabiliti dalla normativa applicabile. In ogni caso è opportuno richiedere e archiviare copia del documento d’identità del beneficiario e ogni eventuale giustificativo che si ritenga necessario per garantire la correttezza dell’operazione.
La forma di pagamento deve essere chiaramente indicata nel verbale, con preferenza per modalità tracciabili come bonifico bancario o assegno intestato, in modo da assicurare la trasparenza e la rintracciabilità dei flussi finanziari. Per i rimborsi ai volontari sportivi esiste un collegamento normativo con l’art. 29, comma 2, del D.Lgs. 36/2021 che disciplina profili specifici della collaborazione volontaria sportiva; la delibera deve tenere conto di tali disposizioni e della necessità, se prevista, di comunicare gli importi e i nominativi agli organismi competenti. Il verbale dovrà inoltre indicare l’ufficio o la persona incaricata della liquidazione e dell’ordine di pagamento, normalmente il Tesoriere o il Responsabile amministrativo, e fissare un termine per l’erogazione della somma.
Sotto il profilo contabile è importante prevedere l’imputazione della spesa alla voce di bilancio corretta, in modo da agevolare la tenuta della contabilità e la rendicontazione. La delibera costituisce il titolo interno per la registrazione della spesa e per eventuali controlli esterni, dunque deve contenere elementi che consentano la correlazione tra motivazione, importo autorizzato e documentazione allegata. Non vanno trascurate le implicazioni fiscali: la qualificazione del rimborso e il suo trattamento ai fini fiscali e previdenziali possono variare a seconda della natura del beneficiario e della concreta modalità di erogazione; per questo motivo è consigliabile che l’associazione si avvalga di un supporto professionale per valutare gli effetti tributari e per impostare correttamente la delibera e la documentazione da conservare.
Infine, la sottoscrizione del verbale da parte del Presidente e del Segretario, con l’eventuale firma dei membri presenti, e la conservazione degli allegati (richiesta del beneficiario, quietanza, copia documento d’identità, eventuali giustificativi) completano il procedimento. La coerenza tra delibera, documentazione e liquidazione è la chiave per garantire la legittimità dell’operazione e per difendersi in caso di controlli. L’adozione di regolamenti interni sui rimborsi, approvati dall’organo statutario competente, favorisce l’uniformità delle decisioni e riduce il rischio di contestazioni.
Esempio verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD
ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA Denominazione: _____________ Sede legale: _____________ Codice Fiscale / P.IVA: _____________ VERBALE N.: _____________ Verbale della riunione del: _____________ Luogo: _____________ Ora inizio: _____________ Ora fine: _____________ Presenti (nome e carica): 1) _____________ 2) _____________ 3) _____________ (Allegare elenco completo se necessario) Assenti: _____________ Il/la Presidente: _____________ Il/la Segretario/a verbalizzante: _____________ Constatato che sono presenti n. _____________ membri su n. _____________ e verificata la regolarità della convocazione, il Presidente dichiara la riunione validamente costituita e procede alla trattazione del seguente OGGETTO: Autorizzazione rimborso spese forfettarie a favore di _____________ Premesso/Considerato: - Che l'ASD ha effettuato/erogato attività sportive/gestionali relative a: _____________ - Che per lo svolgimento delle suddette attività sono state sostenute spese forfettarie per il periodo: _____________ - Che lo Statuto / Regolamento sociale prevede la possibilità di rimborsi forfettari ai sensi dell'art. _____________ - Che sono state presentate le documentazioni/attestazioni richieste: _____________ Delibera: Il/La Presidente illustra la richiesta di rimborso presentata da: _____________ (nome e qualifica) Importo forfettario richiesto: € _____________ Periodo di riferimento: _____________ Motivazione sintetica: _____________ A seguito della discussione, il Consiglio Direttivo (o l'organo competente) con voti favorevoli _____________ contrari _____________ astenuti _____________ DELIBERA 1) Di autorizzare il rimborso forfettario a favore di: _____________ per l'importo lordo di € _____________ (pari a € _____________ netto, se applicabile). 2) Di disporre la liquidazione e il pagamento con le seguenti modalità: modalità di pagamento (bonifico/assegno/altro): _____________ - Bonifico intestato a: _____________ - IBAN: _____________ - Banca: _____________ - Causale: _____________ 3) Di imputare la spesa alla voce di bilancio: _____________ 4) Di richiedere in allegato la seguente documentazione: copia documento d'identità del beneficiario _____________, dichiarazione sostitutiva/attestazione di competenza _____________, eventuali ricevute/giustificativi: _____________ 5) Di incaricare per la liquidazione e l'ordine di pagamento il/la Tesoriere / Responsabile amministrativo: _____________ 6) Termine per pagamento: entro e non oltre il _____________ 7) Eventuali altre condizioni: _____________ Si dispone che venga redatta apposita quietanza/riconoscimento di ricevuta che il beneficiario dovrà sottoscrivere al momento dell'erogazione. Letto, approvato e sottoscritto. Luogo e data: _____________ Il Presidente: _____________ Il Segretario: _____________ Altri membri presenti (firma): 1) _____________ 2) _____________ 3) _____________ RICEVUTA / QUIETANZA Io sottoscritto/a: _____________ (nome e cognome beneficiario) Dichiaro di aver ricevuto in data _____________ la somma di € _____________ (in lettere: _____________) quale rimborso forfettario per le spese indicate nella delibera n. _____________ del _____________. Modalità di pagamento: _____________ Firma per ricevuta: _____________ Allegati alla pratica (barrare e/o indicare): - Copia documento d'identità: _____________ - Dichiarazione sostitutiva: _____________ - Giustificativi/ricevute: _____________ - Altro: _____________ Protocollo interno: n. _____________ Data registrazione: _____________
Fac simile verbale per autorizzare rimborsi spese forfettarie ASD Word
Di seguito è disponibile il fac-simile in formato Word, pronto per essere scaricato e adattato alla propria ASD.
