Il verbale del consiglio direttivo di un’ASD per la determinazione delle quote associative è un documento formale con cui l’organo direttivo stabilisce l’importo e le condizioni delle quote dovute dai soci. Serve a fissare in modo tracciabile e opponibile alle parti la decisione dell’associazione, a garantire la coerenza con lo statuto e con le norme di trasparenza amministrativa e a costituire prova formale per eventuali adempimenti contabili, fiscali e di comunicazione verso i soci.
Indice
Come scrivere un verbale consiglio direttivo ASD per determinazione quote associative
Redigere un verbale del consiglio direttivo relativo alla determinazione delle quote associative richiede attenzione sia agli aspetti formali sia a quelli sostanziali. Innanzitutto è necessario verificare lo statuto dell’ASD: lo statuto può indicare espressamente se la competenza di fissare l’importo delle quote spetti al Consiglio Direttivo o all’assemblea dei soci, quali siano eventuali maggioranze richieste e se siano previste categorie di quote diverse. In assenza di disposizioni statutarie vincolanti, la prassi consolidata prevede che il Consiglio Direttivo determini annualmente le quote associative e le quote di iscrizione, motivando la scelta in relazione alle esigenze di bilancio e alle attività previste per l’esercizio. La motivazione non è un mero requisito formale, perché aiuta a dimostrare la ragionevolezza della misura e a rispondere a eventuali contestazioni da parte dei soci o degli organi di controllo delle federazioni sportive o del CONI.
Dal punto di vista formale il verbale deve contenere elementi essenziali: la data, l’ora e il luogo della riunione; l’indicazione dei soggetti presenti e assenti con la relativa qualifica; la verifica del quorum necessario per deliberare; la dichiarazione circa la regolare convocazione dell’organo; l’ordine del giorno con l’esplicito riferimento alla determinazione delle quote associative; lo svolgimento della discussione e la formulazione della proposta; il testo della deliberazione con l’indicazione dell’importo, della decorrenza, delle eventuali riduzioni o agevolazioni e delle modalità di pagamento; l’esito della votazione con il numero dei voti favorevoli, contrari e delle astensioni; la sottoscrizione del verbale da parte del Presidente e del Segretario o del verbalizzante. La conservazione del verbale nel libro verbali o in un archivio digitale conformemente alle previsioni statutarie e alla normativa sulla conservazione dei documenti dell’associazione è parte integrante della corretta tenuta amministrativa. È opportuno numerare progressivamente i verbali e indicare l’esercizio di riferimento per agevolare l’archiviazione annuale e la reperibilità degli atti.
La parte descrittiva della delibera deve essere sufficientemente dettagliata da definire chiaramente l’oggetto della decisione. Oltre all’importo in euro della quota associativa annuale, il verbale deve distinguere eventuali voci accessorie come la quota di iscrizione, contributi per attività specifiche, tariffe agevolate per particolari categorie di soci (ad esempio under, over, studenti o nuclei familiari) e condizioni per esenzioni o iscrizioni gratuite. Quando la deliberazione prevede possibili rateizzazioni o diverse modalità di pagamento, il verbale dovrebbe specificare i termini, le scadenze, le eventuali penali per ritardato pagamento e le coordinate bancarie o gli strumenti accettati per la riscossione. È buona prassi assegnare formalmente al Tesoriere o al responsabile amministrativo il mandato a procedere con la riscossione e la rendicontazione delle somme, indicando anche le modalità di rendicontazione periodica e i soggetti responsabili della comunicazione ai soci.
La trasparenza verso i soci è un elemento centrale: il verbale dovrebbe stabilire come e quando la decisione sarà comunicata ai soci e, se previsto dallo statuto o dalla prassi interna, quando la delibera entrerà in vigore. La pubblicazione sul sito dell’associazione, l’invio di una comunicazione via email o la sua affissione nella bacheca sociale sono strumenti utili per garantire la conoscibilità. È altresì importante prevedere un termine entro il quale i soci possono ricevere chiarimenti o contestare formalmente la nuova determinazione, fermo restando quanto previsto dallo statuto circa i poteri di impugnazione delle delibere associative. Se lo statuto richiede l’approvazione assembleare per le delibere che incidono su determinati aspetti economici, il verbale del direttivo dovrà chiarire se la decisione è immediatamente esecutiva o se è subordinata alla successiva ratifica assembleare.
Dal punto di vista operativo, il verbale deve essere redatto in modo chiaro e leggibile, evitando frasi ambigue. È opportuno allegare al verbale eventuali documenti istruttori come prospetti di bilancio preventivo, calcoli dei costi di gestione, o bozze di rendiconto che giustifichino la misura delle quote. Questo materiale allegato deve essere richiamato esplicitamente nel testo del verbale e conservato insieme ad esso. In caso di esigenze particolari, ad esempio introdurre agevolazioni per categorie disagiate o sconti temporanei, è utile specificare i criteri di assegnazione e i documenti necessari per la richiesta delle agevolazioni, lasciando al Consiglio la possibilità di esaminare singoli casi o di delegare un responsabile alla valutazione delle istanze.
Esempio verbale consiglio direttivo ASD per determinazione quote associative
ASSOCIAZIONE SPORTIVA DILETTANTISTICA: _____________ SEDE LEGALE: _____________ CODICE FISCALE / P.IVA: _____________ VERBALE DEL CONSIGLIO DIRETTIVO Data: _____________ Ora: _____________ Luogo: _____________ Il Consiglio Direttivo, regolarmente convocato in data _____________, si riunisce in sessione _____________ per deliberare sulla determinazione delle quote associative per l'anno sportivo _____________. Presenti: - Presidente: _____________ - Vice Presidente: _____________ - Segretario: _____________ - Tesoriere: _____________ - Consigliere: _____________ - Consigliere: _____________ Assenti giustificati: _____________ Assenti ingiustificati: _____________ Presiede la riunione: _____________ Assume la funzione di verbalizzante: _____________ ORDINE DEL GIORNO 1) Determinazione quote associative per l'anno sportivo _____________ 2) Modalità di pagamento e scadenze 3) Agevolazioni, riduzioni e categorie speciali 4) Comunicazione ai soci e procedure di iscrizione 5) Varie ed eventuali DOCUMENTI ESAMINATI - Documento 1: _____________ - Documento 2: _____________ - Preventivo/bozza di bilancio: _____________ DISCUSSIONE Relazione del Presidente: _____________ Proposte avanzate: _____________ Osservazioni dei consiglieri: _____________ PROPOSTA DI DELIBERA Determinare le seguenti quote associative per l'anno sportivo _____________: - Categoria "Ordinaria" (età _____________): Euro _____________ - Categoria "Under" (età _____________): Euro _____________ - Categoria "Junior" (età _____________): Euro _____________ - Categoria "Family" (nucleo familiare): Euro _____________ - Categoria "Sostenitore": Euro _____________ - Tassa di iscrizione una tantum: Euro _____________ - Riduzioni previste (es. studenti, over, socio familiare): _____________ - Iscrizioni gratuite per (es. volontari, istruttori): _____________ MODALITÀ DI PAGAMENTO - Termine ultimo per il pagamento: _____________ - Possibilità di rateizzazione: Sì / No _____________ - Se sì, numero rate: _____________ e scadenze: _____________ - Modalità di pagamento accettate (bonifico, contanti, POS, altro): _____________ - Coordinate bancarie (se previste): IBAN _____________ Intestatario: _____________ SANZIONI, RIMBORSI E POLITICHE - Penali per ritardato pagamento: _____________ - Politica di rimborso (in caso di recesso, infortunio, emergenza): _____________ - Eventuali esenzioni o condizioni particolari: _____________ VOTAZIONE La proposta viene sottoposta a votazione con il seguente esito: - Voti favorevoli: _____________ - Voti contrari: _____________ - Astenuti: _____________ DELIBERAZIONE Il Consiglio Direttivo delibera di approvare / non approvare la proposta come sopra indicata. La deliberazione è approvata con _____________ (maggioranza richiesta: _____________). EFFICACIA DELLA DELIBERA E COMUNICAZIONE - La delibera delle quote entrerà in vigore dal: _____________ - Modalità di comunicazione ai soci (sito web, email, affissione, assemblea): _____________ - Termine entro il quale comunicare ai soci: _____________ - Responsabile della comunicazione: _____________ DELEGHE - Si autorizza il Presidente a gestire le iscrizioni e la comunicazione: Sì / No _____________ - Si delega il Tesoriere alla riscossione e rendicontazione delle quote: Sì / No _____________ - Altre deleghe: _____________ CHIUSURA DELLA SEDUTA Alle ore _____________ il Presidente dichiara chiusa la seduta. Luogo e data: _____________ Firme: - Il Presidente: _____________ - Il Segretario/Verbalizzante: _____________ - Il Tesoriere: _____________ - Consigliere: _____________ - Consigliere: _____________ ALLEGATI 1) Documentazione esaminata: _____________ 2) Bozza bilancio/consuntivo: _____________ 3) Comunicazione ai soci: _____________
Fac simile verbale consiglio direttivo ASD per determinazione quote associative Word
Questo fac simile è predisposto per essere scaricato e compilato con Microsoft Word, adattando campi e diciture alle specifiche dello statuto della vostra ASD. Il documento Word contiene il modello di verbale e le sezioni già predisposte per l’allegato economico e la comunicazione ai soci.
