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Come scrivere un verbale assemblea per approvazione regolamento ASD
Redigere un verbale di assemblea per l’approvazione di un regolamento di una ASD richiede attenzione sia agli aspetti sostanziali sia a quelli formali, poiché il documento assume valore probatorio e amministrativo nei rapporti interni dell’associazione e, se necessario, nei confronti degli enti di affiliazione. Il verbale deve essere chiaro, completo e coerente con le previsioni statutarie: in primo luogo occorre riportare i dati essenziali della riunione, ovvero data, ora di inizio e di chiusura, luogo della riunione e indicazione se si tratta di assemblea ordinaria o straordinaria. È massima buona prassi richiamare espressamente la regolare convocazione, specificando le modalità e i termini previsti dallo statuto e, quando utile, il mezzo con cui la convocazione è stata effettuata, così da dimostrare la regolarità della procedura convocatoria.
Nel verbale vanno indicate le persone che presiedono la seduta e colui o colei che svolge le funzioni di segretario verbalizzante: la presenza del presidente e del segretario è elemento formale richiesto nella quasi totalità degli statuti e costituisce la firma necessaria per la validità del documento.
È fondamentale annotare il quorum costitutivo e il quorum risultante alla verifica delle presenze, indicare il numero dei soci presenti e dei soci rappresentati per delega e chiarire eventuali situazioni particolari come la presenza di soci senza diritto di voto o di rappresentanti di enti affiliati. L’ordine del giorno deve essere riportato integralmente; per l’approvazione di un regolamento è opportuno che il verbale contenga una sintetica ma puntuale esposizione del contenuto del regolamento oggetto della deliberazione, chi lo ha illustrato (ad esempio il presidente o un membro del consiglio direttivo), le finalità perseguite e le principali materie disciplinate dal testo, come tesseramento, norme disciplinari, utilizzo degli impianti, quote associative e procedure interne.
Sebbene non sia necessario riportare per esteso tutti gli interventi, il verbale dovrebbe sintetizzare gli argomenti salienti delle discussioni, le osservazioni formulate dai soci e le eventuali proposte di modifica, indicando se tali proposte sono state accettate, rigettate o rimandate a successivo esame del consiglio direttivo.
Al punto della votazione è indispensabile descrivere la modalità adottata per votare, conformemente a quanto prescritto dallo statuto: voto palese mediante alzata di mano, appello nominale, scrutinio segreto o altra modalità stabilita. Vanno indicati con chiarezza i risultati numerici della votazione, con il conteggio dei voti favorevoli, contrari e delle eventuali astensioni; se richiesto dallo statuto o da esigenze particolari, è consigliabile annotare anche i nominativi di chi ha votato contro o si è astenuto.
La formulazione della deliberazione deve essere inequivocabile: il verbale dovrà contenere la decisione finale dell’assemblea, specificando se il regolamento è stato approvato, approvato con modifiche o respinto, e se l’approvazione è avvenuta all’unanimità o a maggioranza. Quando il regolamento approvato entra in vigore immediatamente o a una data stabilita, tale termine deve essere riportato in modo esplicito nel verbale, insieme alle eventuali disposizioni transitorie che disciplinano l’applicazione delle nuove norme nel periodo di passaggio.
È prassi corretta allegare al verbale il testo del regolamento approvato, numerandolo come allegato e dichiarando che il testo allegato è parte integrante del verbale stesso. L’allegazione consente di evitare fraintendimenti sul contenuto della norma approvata e facilita l’operatività dell’associazione, tanto per l’informazione dei soci quanto per eventuali comunicazioni agli organismi sportivi di riferimento. Nei casi in cui il regolamento impatti su aspetti ritenuti di competenza di federazioni o enti di promozione sportiva, oppure sia riecheggiato da obblighi di trasmissione previsti da normative di affiliazione, il verbale dovrebbe contenere un’esplicita indicazione dell’incarico affidato al presidente o al consiglio direttivo per procedere alla comunicazione e all’esecuzione delle formalità successive.
Dal punto di vista redazionale, il segretario verbalizzante deve curare la correttezza formale del testo, evitando formulazioni ambigue e mantenendo uno stile sobrio ma preciso. Eventuali correzioni apportate al verbale devono essere annotate e sottoscritte, evitando cancellazioni non autenticate. Dopo la sottoscrizione del verbale da parte del presidente e del segretario, il documento va trascritto sul registro dei verbali delle assemblee e conservato nella sede sociale, a disposizione dei soci che ne chiedano visione. È opportuno conservare copie digitali in formato non modificabile per garantire la traccia immutabile delle deliberazioni.
Infine, la conformità del verbale alle previsioni statutarie e alle eventuali normative di affiliazione è condizione essenziale per l’opponibilità delle delibere: perciò, prima di finalizzare il documento, è consigliabile verificare lo statuto dell’ASD e, se necessario, consultare gli organismi federali o un consulente legale per assicurarsi che tutte le formalità siano rispettate, specialmente quando il regolamento tocca materie delicate o richiede obblighi di comunicazione verso terzi.
Esempio verbale assemblea per approvazione regolamento ASD
VERBALE DELL'ASSEMBLEA ______________ (Associazione Sportiva Dilettantistica) ______________ Data: ______________ Ora di inizio: ______________ Luogo: ______________ Presiede: Sig./Sig.ra ______________, in qualità di ______________ Nomina a verbalizzare: Sig./Sig.ra ______________, in qualità di ______________ Sono presenti (elenco nominativi o allegato): 1) ______________ 2) ______________ 3) ______________ 4) ______________ (Allegare elenco soci presenti e/o deleghe: ______________) Totale soci presenti: ______________ Totale soci rappresentati per delega: ______________ Totale aventi diritto al voto: ______________ Quorum richiesto dallo statuto: ______________ Quorum risultante: ______________ Ordine del giorno: 1) Approvazione del Regolamento ______________ (specificare oggetto: es. Regolamento Interno, Regolamento Sportivo, Regolamento di tesseramento, ecc.) 2) Varie ed eventuali: ______________ Svolgimento dell'assemblea: Il Presidente ______________ apre la seduta e, constatata la regolarità della convocazione e la presenza del quorum, procede con l'esame dell'ordine del giorno. Punto 1: Approvazione del Regolamento ______________ Il Presidente illustra il testo del Regolamento, depositato in copia presso ______________ e numerato come Allegato ______________ al presente verbale. Segue discussione tra i soci sui seguenti punti principali: - ______________ - ______________ - ______________ Eventuali proposte di modifica presentate: 1) Proponente: ______________ — Testo proposto: ______________ — Esito: ______________ 2) Proponente: ______________ — Testo proposto: ______________ — Esito: ______________ Modalità di votazione: ______________ (es. votazione palese, segreta, per alzata di mano) Votanti presenti: ______________ Risultato della votazione: - Voti favorevoli: ______________ - Voti contrari: ______________ - Astenuti: ______________ Esito della deliberazione: (barrare e compilare) □ Il regolamento è approvato con le modifiche indicate e si allega il testo definitivo come Allegato ______________. □ Il regolamento è respinto. □ Altro esito: ______________ Deliberazioni: L'Assemblea, con il risultato di cui sopra, delibera quanto segue: Testo della deliberazione adottata: ______________ Entrata in vigore: Il Regolamento approvato entra in vigore a decorrere dal ______________ (data) / dall'adozione / come da specifica: ______________ Modalità di deposito e pubblicazione: Il Regolamento verrà depositato presso ______________ e reso disponibile ai soci tramite ______________ (es. bacheca sociale, sito web, invio e-mail) a partire dal ______________. Eventuali disposizioni transitorie: __ (specificare eventuali norme transitorie) ______________ Letto, confermato e sottoscritto. Data chiusura seduta: ______________ Ora di chiusura: ______________ Il Presidente: ____________________________ Firma: ______________ Il Segretario verbalizzante: ____________________________ Firma: ______________ Allegati: - Testo del Regolamento approvato (Allegato ______________) - Elenco soci presenti e deleghe (Allegato ______________) - Documenti/proposte presentate (Allegato ______________) Note aggiuntive: ______________
Fac simile verbale assemblea per approvazione regolamento ASD Word
Il fac‑simile in formato Word è pensato per consentire una rapida personalizzazione del verbale, con campi editabili per i dati di convocazione, presenze, ordine del giorno, testo della deliberazione e allegati. Scarica il modello per adattarlo al tuo statuto e alle particolari esigenze dell’ASD: potrai inserire il testo del regolamento come allegato e conservare la versione definitiva sia in formato cartaceo sia in digitale.
