Il verbale del Consiglio di Amministrazione per lo stralcio di un credito inesigibile è l’atto formale con cui l’organo amministrativo di una società prende atto dell’impossibilità concreta di recupero di un credito e dispone la sua cancellazione dalla contabilità o l’imputazione a fondo svalutazione, con tutti gli adeguamenti contabili e le conseguenze amministrative e fiscali del caso. Serve a documentare la valutazione istruttoria, a giustificare la scelta sul piano della rappresentazione veritiera del patrimonio sociale e a consentire la necessaria trasparenza verso gli organi di controllo interni ed esterni, nonché a predisporre la documentazione utile ai fini fiscali e civilistici.
Indice
Come scrivere un verbale cda per stralcio credito inesigibile
La redazione di un verbale del Consiglio di Amministrazione finalizzato allo stralcio di un credito inesigibile richiede una struttura argomentativa chiara, un’istruttoria documentale rigorosa e la puntuale disamina degli aspetti contabili e fiscali. Innanzitutto il verbale deve descrivere in modo esaustivo la posizione creditoria, indicando l’identità del debitore, l’importo nominale e la data di origine del credito, nonché il percorso cronologico delle azioni di recupero intraprese. Devono essere richiamati i titoli a supporto del credito, le eventuali rateizzazioni e gli insoluti, e deve essere riportato l’esito delle attività stragiudiziali e giudiziali sperimentate. La valutazione dell’inesigibilità deve poggiare su elementi concreti e non su una mera valutazione astratta: il principio fondamentale è quello della valutazione in concreto dell’esigibilità del credito, con riferimento alle ragionevoli aspettative d’incasso o alla loro assenza.
Il contenuto motivazionale del verbale è cruciale. Va documentato se il credito è soggetto a prescrizione, se il debitore è caduto in una procedura concorsuale con esiti che non consentono l’integrale soddisfo del credito, se le esecuzioni forzate intraprese si sono concluse infruttuosamente o con esiti negativi, oppure se, sulla base di relazioni di professionisti esterni quali legali o agenzie di recupero crediti, risulta comprovata l’irrecuperabilità. In presenza di garanzie reali o personali, il verbale deve indicare lo stato di realizzo di tali garanzie e la valutazione del loro valore residuo; in assenza di garanzie utili o quando il valore realizzabile appare significativamente insufficiente, la motivazione dello stralcio troverà maggiore solidità. Per i crediti ultratriennali o ultraquinquennali è opportuno richiamare la giurisprudenza amministrativa e le indicazioni di controllo, che spesso invertendo l’onere probatorio impongono una istruttoria più stringente a favore dello stralcio, mostrando altresì che il mantenimento in bilancio di residui attivi remoti richiede motivazioni forti e circostanziate.
Sul piano contabile il verbale deve chiarire gli effetti della delibera: se lo stralcio avverrà con storno diretto dal conto attivo o mediante l’utilizzo del fondo svalutazione crediti, quali scritture contabili devono essere effettuate e quale data di efficacia contabile si attribuisce allo stralcio. La delibera del CdA deve altresì indicare la voce o il conto economico cui imputare la perdita, nonché ogni adeguamento necessario per rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e reddituale della società. È buona prassi prevedere nel testo la conferma del conferimento di poteri a determinate figure aziendali per l’esecuzione delle scritture contabili e per ogni adempimento amministrativo conseguente, inclusa la comunicazione agli organi di controllo societari come il collegio sindacale o il revisore legale dei conti.
Il profilo fiscale va trattato con particolare attenzione in sede di motivazione e, se del caso, con il coinvolgimento del consulente fiscale. Ai fini della deducibilità prevista dall’art. 101 del TUIR, la conversione in perdita di crediti richiede elementi certi quale la prescrizione, l’apertura e l’esito di procedure concorsuali, l’esito negativo di azioni esecutive, relazioni negative da professionisti o la prova dell’insolvenza persistente del debitore. Il verbale deve richiamare questi elementi probatori ove presenti, e la loro documentazione deve essere allegata agli atti a supporto della delibera. Il coinvolgimento del revisore o del collegio sindacale, ove previsto, consente di verificare la correttezza della valutazione e della sua compatibilità con i principi contabili applicabili.
Dal punto di vista procedurale il verbale dovrà riportare la presenza dei membri del Consiglio, l’ordine del giorno, la relazione istruttoria che illustra le ragioni della proposta di stralcio, la votazione e l’esito della delibera. È opportuno che la relazione contenga un riepilogo puntuale della documentazione esaminata e delle risultanze di eventuali procedure esecutive, nonché la valutazione del rischio residuo. La verbalizzazione deve altresì indicare le registrazioni contabili da effettuare, la data di effetto contabile dello stralcio e le eventuali comunicazioni obbligatorie agli organi interni o esterni. L’atto deliberativo, infine, dovrà essere sottoscritto dal Presidente e dal segretario verbalizzante e conservato agli atti sociali insieme alla documentazione probatoria a supporto della scelta.
Nella pratica, la stesura del verbale richiede equilibrio tra chiarezza espositiva e dettaglio documentale. È infatti fondamentale che il verbale costituisca una traccia verificabile di tutte le valutazioni compiute dalla governance, tanto ai fini della trasparenza interna quanto per eventuali controlli esterni, inclusi quelli della Corte dei Conti per gli enti pubblici che richiedono che gli stralci siano adeguatamente motivati. Per questo motivo si raccomanda di predisporre e conservare in allegato tutte le relazioni tecniche, le comunicazioni con società di recupero crediti, gli esiti di procedure esecutive, le notifiche di prescrizione e ogni altro documento che possa supportare la decisione. Prima dell’adozione definitiva della delibera è infine consigliabile acquisire il parere del consulente contabile o del commercialista per verificare l’impatto fiscale e contabile, così da assicurare che la decisione sia coerente con i principi contabili applicati e con la normativa tributaria vigente.
Esempio verbale cda per stralcio credito inesigibile
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE STRALCIO CREDITO INESIGIBILE Società: _______________________________ Sede legale: ___________________________ Codice fiscale / P.IVA: __________________ Verbale n.: ___________ Data: __/__/____ Ora: ___________ Luogo: ___________________________ Presidente: ___________________________ Segretario verbalizzante: ______________ Elenco dei componenti del Consiglio di Amministrazione: 1) ___________________________ (Presente/Assente: ___________) 2) ___________________________ (Presente/Assente: ___________) 3) ___________________________ (Presente/Assente: ___________) 4) ___________________________ (Presente/Assente: ___________) 5) ___________________________ (Presente/Assente: ___________) (aggiungere ulteriori righe se necessario) Presenza del Collegio Sindacale / Sindaco unico: Presidente del Collegio Sindacale: __________________ (Presente/Assente: ___________) Sindaco effettivo: __________________ (Presente/Assente: ___________) Sindaco effettivo: __________________ (Presente/Assente: ___________) Costituito il Consiglio in persona dei presenti, il Presidente dichiara aperta la seduta e constata il regolare svolgimento della riunione, nonché il rispetto delle norme statutarie relative alla convocazione. È quindi verificato il numero legale per la validità delle deliberazioni. Ordine del giorno: 1. Esame e proposta di stralcio del credito considerato inesigibile nei confronti di _______________________; 2. Eventuali ed eventuali. Il Presidente illustra i profili di fatto e di diritto inerenti alla posizione creditoria descritta, e dà la parola a _______________ per la relazione. Relazione: - Creditore / Controparte debitore: ___________________________ - Numero pratica / riferimento: _______________________________ - Natura del credito: _______________________________ - Data origine credito: __/__/____ - Importo nominale contabilizzato: € ___________ - Rateizzazioni / insoluti: ___________________________ - Documentazione analizzata: ___________________________ - Motivi del carattere inesigibile (specificare): ________________________________________________________________________ - Eventuali procedure esecutive esperite (data, esito): ________________________________________________________________________ - Eventuali garanzie reali/personali e stato di realizzo: ________________________________________________________________________ - Valutazione del rischio e proposta operativa: ________________________________________________________________________ Considerato che: - Il credito in oggetto risulta non recuperabile in relazione alle risultanze istruttorie sopra esposte; - Le attività di recupero stragiudiziale e giudiziale intraprese hanno avuto esito: __________________; - Le garanzie presenti risultano inidonee o di valore non sufficiente a garantire il soddisfo del credito per un importo utile; Il Consiglio, dopo ampia discussione, pone in votazione la seguente proposta di deliberazione: Deliberazione proposta: 1. Di dichiarare il credito nei confronti di _______________________________ (Cod. cliente / P.IVA / CF: __________________) inesigibile e procedere allo stralcio dal bilancio/contabilità dell’importo nominale di € ___________ (euro __________________________________________________); 2. Di imputare lo stralcio all’ordine contabile: ______________________________________ (voce contabile / conto economico / fondo svalutazione); 3. Di dare atto che il presente stralcio si rende necessario per rappresentare in modo veritiero e corretto la situazione patrimoniale e reddituale della società; 4. Di conferire a ______________________ (Amministratore Delegato / Direttore Generale / Direttore Amministrativo / Responsabile Credit Management) poteri per adottare tutti gli atti amministrativi e contabili conseguenti alla presente deliberazione, inclusa l’annotazione contabile, la comunicazione al collegio sindacale e agli organi fiscali, nonché l’adozione di eventuali ulteriori misure necessarie per la chiusura della pratica; 5. Di richiedere, ove necessario, parere del revisore legale dei conti o del collegio sindacale in merito alle implicazioni contabili e fiscali del presente stralcio. Votazione: Favorevoli: ________ Contrari: ________ Astenuti: ________ Esito: Delibera approvata / respinta (barrare): ____________________ Dettagli esecutivi (se approvata): - Data effetto contabile dello stralcio: __/__/____ - Registrazioni contabili da effettuare: ________________________________________________________________________ - Comunicazioni obbligatorie: ________________________________________________________________________ - Documentazione da archiviare: ________________________________________________________________________ Dichiarazioni finali: - Il presente verbale viene sottoscritto dal Presidente e dal Segretario verbalizzante e conservato agli atti sociali. Letto, approvato e sottoscritto. Il Presidente: ___________________________ Data: __/__/____ Firma: _______________________ Il Segretario verbalizzante: _______________ Data: __/__/____ Firma: _______________________ Altri membri presenti: 1) ___________________________ Firma: _______________________ 2) ___________________________ Firma: _______________________ 3) ___________________________ Firma: _______________________ Collegio Sindacale / Revisore legale (se intervenuto): Nome e cognome: ______________________ Firma: _______________________ Data: __/__/____ Prot. Interno: ___________ Allegati: ________________________________________________
Fac simile verbale cda per stralcio credito inesigibile Word
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