Un verbale del Consiglio di Amministrazione per la chiusura di un conto corrente aziendale è il documento formale che attesta la decisione dell’organo amministrativo di cessare un rapporto bancario intestato alla società e di disporre gli adempimenti connessi. Serve a fornire prova documentale della deliberazione, a trasferire poteri e deleghe necessari per l’esecuzione delle operazioni bancarie connesse e a soddisfare le richieste dell’istituto di credito che richieda evidenza scritta della decisione societaria.
Indice
Come scrivere un verbale cda chiusura conto corrente aziendale
La redazione di un verbale del Consiglio di Amministrazione finalizzato alla chiusura di un conto corrente aziendale richiede rigore formale e chiarezza sostanziale, poiché si tratta di un atto che deve integrare la corretta annotazione procedurale dell’organo collegiale e conferire pieni poteri agli incaricati per interagire con il terzo creditore, ossia la banca. In premessa occorre indicare con precisione la data e l’ora della riunione, il luogo in cui la seduta si è tenuta e il soggetto che assume la presidenza, nonché il segretario verbalizzante. Questi elementi non sono meri dettagli cronistici: la data e l’ora attestano la tempestività della convocazione, la sede fisica determina la competenza territoriale ai fini dell’eventuale iscrizione o registrazione degli atti societari, e la figura del segretario è essenziale per la produzione di un verbale che abbia efficacia probatoria e rilevanza amministrativa.
La verifica della validità della seduta deve risultare chiaramente dal testo, con l’indicazione del numero dei consiglieri presenti e dell’eventuale quorum costitutivo ai sensi dello statuto, affinché emerga l’esistenza dei presupposti di legittimità formale per l’assunzione della delibera. La sostanza della delibera deve comprendere l’indicazione puntuale del conto corrente oggetto della decisione, con l’intestazione della società, il numero del conto e l’IBAN, ove disponibile, e la motivazione di fondo che ha portato all’adozione della misura. La motivazione può essere di ordine economico, come la razionalizzazione dei costi bancari o la concentrazione dei flussi finanziari su un unico conto, oppure di natura operativa, come la cessazione di rapporti con una filiale o una modifica della struttura societaria; in ogni caso, una motivazione esaustiva consente di dimostrare la ragionevolezza e la proporzionalità dell’atto amministrativo, elementi importanti in sede di controllo interno o di eventuali contestazioni esterne.
La delibera stessa deve contenere l’esito della votazione, specificando il numero dei favorevoli, dei contrari e degli astenuti, e deve chiarire se la decisione è stata presa all’unanimità o con maggioranza. Tale indicazione non è solo formale ma rileva ai fini dell’esecutività dell’atto e per il rispetto del procedimento decisionale previsto dallo statuto societario. Il verbale deve altresì conferire espressamente i poteri di esecuzione a una o più persone fisiche o giuridiche: normalmente il Presidente, l’Amministratore Delegato o altro amministratore delegato vengono autorizzati a compiere tutte le formalità necessarie per la chiusura, a ritirare eventuali assegni o carte intestate alla società, a richiedere certificati di giacenza e quietanze di saldo e a procedere al trasferimento degli eventuali saldi attivi. La delega deve essere formulata con termini ampi e chiari, prevedendo la possibilità di sottoscrivere documenti bancari, di presentare e ritirare certificati e di nominare procuratori, ove necessario, così da evitare incomprensioni con l’istituto di credito e possibili ritardi nell’esecuzione delle operazioni.
Dal punto di vista procedurale, il verbale deve indicare le modalità di trasferimento dei fondi residui, specificando il conto di destinazione, l’ammontare approssimativo del saldo o la delega a decidere il modo più idoneo a tutela degli interessi sociali. È opportuno prevedere la facoltà per il mandatario di compiere atti accessori, accettare condizioni proposte dalla banca e sottoscrivere quietanze liberatorie. Il documento dovrebbe inoltre attribuire al segretario o a un amministratore il compito di trasmettere alla banca copia conforme della delibera, specificando le modalità e i tempi previsti per tale comunicazione. L’attenzione alla modalità di comunicazione è essenziale: molte banche richiedono copia conforme o originale della delibera e l’esibizione di documenti d’identità degli incaricati, pertanto il verbale deve prevedere l’adempimento di queste formalità o prevedere il compito di ottenerle.
In termini di contenuto, occorre che il verbale riporti i riferimenti statutari e normativi che legittimano l’organo a deliberare la chiusura, in modo da consentire al terzo di valutare la legittimità esterna dell’atto. Per società complesse o gruppi societari, può essere opportuno menzionare l’eventuale informativa a organi superiori o l’autorizzazione preventiva richiesta da altri organi societari. La completezza documentale facilita anche le operazioni di auditing e la tracciabilità amministrativa, elementi importanti per associazioni di volontariato, enti non profit, fondazioni e imprese che devono rispettare specifici obblighi di rendicontazione.
Il linguaggio del verbale deve essere chiaro e privo di ambiguità: le espressioni come “mandare” o “richiedere” dovrebbero essere sostituite da formule giuridicamente precise quali “autorizzare”, “delegare” e “conferire mandato”, con l’indicazione della portata dei poteri e dei limiti eventualmente imposti. Se necessario, il verbale può prevedere clausole di salvaguardia, ad esempio la condizione sospensiva dell’esecuzione delle operazioni fino all’ottenimento di determinati documenti o garanzie. Alla chiusura della seduta il verbale deve riportare l’ora di termine e la sottoscrizione del presidente e del segretario verbalizzante nonché le firme o le attestazioni di accettazione dei presenti, ove richiesto dallo statuto o dalla prassi bancaria. Infine, è buona prassi conservare copia del verbale in formato cartaceo e digitale, annotare la data di trasmissione della delibera alla banca e gli estremi di eventuali documenti allegati o richiesti, così da creare una catena documentale che renda le operazioni trasparenti e verificabili in ogni momento.
Esempio verbale cda chiusura conto corrente aziendale
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Società: _____________ Sede legale: _____________ Data: _____________ Ora di inizio: _____________ Luogo della riunione: _____________ Presidente: _____________ Segretario verbalizzante: _____________ Presenti: 1) _____________ – Carica: _____________ 2) _____________ – Carica: _____________ 3) _____________ – Carica: _____________ (aggiungere righe se necessario) Assenti giustificati: 1) _____________ – Carica: _____________ (aggiungere righe se necessario) Constatato che la convocazione è stata effettuata nei termini e con le modalità previste dallo Statuto, il Presidente dichiara validamente costituito il Consiglio di Amministrazione e aperta la seduta. Ordine del giorno: 1) Chiusura del conto corrente aziendale n. _____________ intestato a _____________ presso l'istituto di credito _____________ (IBAN: _____________) e adempimenti conseguenti. Il Presidente illustra le ragioni e le modalità proposte per la chiusura del conto corrente indicato. Deliberazioni Il Consiglio di Amministrazione, con il seguente esito di votazione: - Favorevoli: _____________ - Contrari: _____________ - Astenuti: _____________ delibera quanto segue: 1) Di chiudere il conto corrente n. _____________ intestato a _____________ presso la banca _____________ (IBAN: _____________) con effetto a decorrere dal _____________. 2) Di dare mandato e autorizzazione al/ai Sig./Sig.ra _____________ in qualità di _____________, affinché: a) compia tutti gli atti e le formalità necessari per la chiusura del conto sopra indicato; b) richieda e ritiri eventuali assegni, titoli e carte di pagamento intestati alla Società; c) richieda e ottenga certificati di giacenza e quietanze di saldo e rilasci ogni documento necessario; d) provveda al trasferimento dell'eventuale saldo attivo pari a Euro _____________ sul conto corrente n. _____________ intestato a _____________ presso la banca _____________ (IBAN: _____________) ovvero secondo le modalità ritenute più opportune per gli interessi della Società; e) sottoscriva, presenti e ritiri documenti, rilasci dichiarazioni e compia ogni altra operazione necessaria o utile per l'esecuzione della presente delibera. 3) Di conferire al/ai medesimo/i mandatario/i ogni più ampio potere di firma, delega e rappresentanza, anche verso terzi e l'istituto bancario, ivi compresa la facoltà di sostituire o nominare procuratori speciali. 4) Di dare mandato al Segretario verbalizzante o ad un amministratore delegato per la trasmissione alla banca di copia conforme della presente delibera e per l'espletamento di ogni adempimento formale richiesto dall'istituto di credito. Non essendovi altri punti all'ordine del giorno, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________. Letto, approvato e sottoscritto. Il Presidente: _____________ Il Segretario verbalizzante: _____________ Visti per accettazione i presenti: 1) Firma: _____________ – Nome e carica: _____________ 2) Firma: _____________ – Nome e carica: _____________ 3) Firma: _____________ – Nome e carica: _____________ Data di redazione del verbale: _____________ Annotazioni registrazione/trasmissione alla banca: Data di trasmissione: _____________ Modalità di invio: _____________ Documenti allegati: _____________
Fac simile verbale cda chiusura conto corrente aziendale Word
Di seguito è disponibile un fac simile del verbale in formato Word pensato per agevolare la compilazione e l’adattamento alle specifiche esigenze della società. Il modello è predisposto con i campi principali già evidenziati per facilitare l’inserimento dei dati relativi alla riunione, alla delibera e alle deleghe da conferire agli incaricati.
