Il verbale CdA acquisto autovettura è il documento formale redatto dal Consiglio di Amministrazione che autorizza e disciplina l’acquisto di un’autovettura da parte della società. Serve a motivare l’operazione, a fissarne le condizioni (marca, modello, prezzo, modalità di pagamento e consegna), a conferire eventuali deleghe operative e a creare prova documentale utile sia ai fini societari interni sia per eventuali controlli fiscali e contabili. Nel caso di assegnazione in uso promiscuo a soci, amministratori o dipendenti, il verbale chiarisce le modalità di utilizzo e gli effetti retributivi e fiscali collegati, contribuendo a delimitare responsabilità e oneri.
Indice
Come scrivere un verbale cda acquisto autovettura
La redazione di un verbale di Consiglio di Amministrazione finalizzato all’acquisto di un’autovettura richiede attenzione sia agli aspetti formali che a quelli sostanziali, perché il documento non è solo una registrazione di una decisione societaria, ma anche un elemento probatorio con impatti fiscali e contabili significativi. Devono essere chiaramente indicati il contesto e la motivazione dell’acquisto: il fabbisogno operativo, la sostituzione di un mezzo esistente, l’ampliamento del parco auto o la necessità di dotare figure apicali di un benefit.
È opportuno iniziare il verbale con la data, il luogo della riunione, l’elenco dei partecipanti e degli assenti, la verifica del numero legale e la nomina del presidente e del segretario della seduta, così da garantirne la validità procedurale. Nella parte espositiva si devono descrivere in modo puntuale le caratteristiche tecniche del veicolo oggetto dell’acquisto: marca, modello, anno di immatricolazione, eventuale targa, numero di telaio, allestimenti e optional principali; per i veicoli usati andranno riportati chilometraggio e condizioni generali.
Vanno altresì indicati il venditore o il concessionario, la sede del venditore, il prezzo richiesto, gli oneri aggiuntivi stimati quali trasporto, immatricolazione, IPT o spese di trasferimento e la proposta di modalità di pagamento, distinguendo tra acquisto diretto, leasing o noleggio a lungo termine. Un verbale ben redatto precisa i tempi di consegna stimati e le condizioni di garanzia e assistenza post-vendita, elementi importanti sia per la valutazione economica sia per la gestione del patrimonio aziendale.
La deliberazione deve contenere la manifestazione chiara e inequivocabile della volontà del Consiglio di procedere all’acquisto, con l’indicazione del prezzo complessivo e della relativa imputazione contabile al centro di costo o alla voce di bilancio pertinente. È prassi consolidata conferire poteri, anche con facoltà di delega, ad uno o più amministratori affinché possano sottoscrivere il contratto di acquisto, effettuare i pagamenti, espletare gli adempimenti amministrativi e fiscali connessi (come immatricolazione e passaggio di proprietà) e ritirare il veicolo; la delibera dovrebbe specificare eventuali limiti di spesa o condizioni particolari per l’efficacia dell’incarico.
Quando l’auto è destinata a essere assegnata in uso promiscuo a soci o amministratori, il verbale deve disciplinare i termini e le modalità dell’assegnazione, prevedendo la durata dell’uso, i casi di cessazione automatica al venir meno della carica e l’eventuale determinazione di un rimborso forfettario o di una componente a carico del beneficiario. In tale ipotesi è necessario esplicitare in che termini l’uso promiscuo costituisce benefit integrativo del compenso, ai sensi delle norme societarie e fiscali applicabili, e qual è il criterio per la quantificazione del valore imponibile a carico del beneficiario.
Per ragioni di certezza e per facilitare eventuali controlli fiscali è consigliabile che la delibera indichi espressamente la natura della concessione come elemento integrante la retribuzione o il rapporto fiduciario, se del caso, e che la stessa venga formalizzata con lettera di incarico o accordo scritto a corredo del verbale.
Dal punto di vista fiscale e contabile, il verbale rappresenta un documento fondamentale per la corretta applicazione delle regole su deducibilità e detraibilità. Per l’uso esclusivamente strumentale l’acquisto, il leasing o il noleggio può comportare la deducibilità integrale dei costi; per l’uso promiscuo la norma prevede percentuali di deduzione e detraibilità IVA limitate che devono essere applicate con la necessaria attenzione.
Il documento deve quindi consentire di dimostrare le ragioni dell’inquadramento fiscale adottato, indicando i presupposti che giustificano la percentuale di deducibilità scelta e ogni elemento probatorio utilizzato per valutare la prevalenza dell’uso aziendale rispetto a quello personale. È opportuno prevedere nel verbale anche le modalità di rilevazione contabile dell’investimento e un accenno al piano di ammortamento previsto, specificando il criterio e la durata dell’ammortamento in relazione alla normativa fiscale vigente e alla politica aziendale di gestione dei cespiti.
La conservazione della documentazione di supporto — offerta o preventivo del venditore, scheda tecnica del veicolo, eventuale proposta di leasing o finanziamento e copia del contratto stipulato — deve essere richiamata nel verbale per costituire un fascicolo probatorio completo.
Per le assegnazioni a favore di amministratori e soci bisogna anche tenere conto delle implicazioni in materia di retribuzione e responsabilità societaria. L’uso dell’auto come fringe benefit deve essere valutato alla luce del rapporto tra compenso e benefit complessivo, con attenzione ai limiti posti dalla disciplina societaria e ai relativi adempimenti in tema di contributi e ritenute.
La delibera può altresì prevedere clausole specifiche per la restituzione del veicolo in caso di revoca, dimissioni o cessazione della carica, nonché regole per l’uso personale in termini di responsabilità per danni o sanzioni. In caso di leasing è utile che il verbale chiarisca la scelta tra leasing finanziario e noleggio operativo, motivando la preferenza in relazione agli obiettivi di gestione finanziaria e fiscale dell’azienda.
Nella fase finale della redazione è buona prassi far verificare il testo da un consulente fiscale o un commercialista, soprattutto per adeguare il contenuto alle novità normative e far sì che la delibera produca gli effetti desiderati senza esporre la società a rischi di contestazione. Il verbale deve essere sottoscritto dal Presidente e dal Segretario e conservato insieme agli altri documenti contrattuali.
In presenza di operazioni già eseguite, il Consiglio può ratificarle specificamente nel verbale per sanare la posizione e formalizzare le autorizzazioni a posteriori. Infine, è opportuno ricordare che le regole in materia di autovetture aziendali e uso promiscuo possono subire modifiche nel tempo: pertanto, ogni decisione dovrebbe essere presa con il supporto di un professionista aggiornato sulle prassi di Agenzia delle Entrate e sulle interpretazioni della giurisprudenza e della dottrina fiscale.
Esempio verbale cda acquisto autovettura
VERBALE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE Società: _____________ Sede legale: _____________ Codice fiscale / Partita IVA: _____________ Data: _____________ Ora: _____________ Luogo: _____________ Presenti: - _____________ (Carica: _____________) - _____________ (Carica: _____________) - _____________ (Carica: _____________) - _____________ (Carica: _____________) Assenti giustificati: - _____________ (Carica: _____________) - _____________ (Carica: _____________) Presiede la riunione: _____________ (Presidente / Amministratore delegato) Funzione di segretario: _____________ (Nome e carica) Ordine del giorno: 1) Acquisto autovettura per uso aziendale; 2) Determinazione caratteristiche tecniche, prezzo e modalità di pagamento; 3) Conferimento dei poteri per la stipula del contratto di acquisto e per gli adempimenti amministrativi e fiscali; 4) Varie ed eventuali. Il Presidente, constatato il regolare svolgimento della convocazione e la presenza del numero legale dei componenti del Consiglio, dichiara aperta la seduta e sottopone all'assemblea il seguente punto all'ordine del giorno: acquisto autovettura. ESPOSIZIONE Il/La _____________ illustra la proposta di acquisto come segue: - Tipo di veicolo: _____________ (marca: _____________, modello: _____________) - Anno immatricolazione: _____________ - Targa (se applicabile): _____________ - Numero telaio (VIN): _____________ - Allestimento / optional principali: _____________ - Chilometraggio (se usata): _____________ - Condizioni (nuova / usata): _____________ - Società venditrice / privato venditore: _____________ - Indirizzo / sede del venditore: _____________ - Prezzo di acquisto richiesto: € _____________ - Eventuali oneri aggiuntivi (trasporto, immatricolazione, IPT, spese trasferimento): € _____________ - Modalità di pagamento proposte: _____________ (es. bonifico, leasing, finanziamento) - Tempi di consegna stimati: _____________ - Garanzia e condizioni post-vendita: _____________ CONSIDERATO - che l'acquisto è ritenuto necessario per: _____________ (es. esigenze operative, sostituzione, ampliamento parco auto) - che la spesa è compatibile con il budget/contabilità: _____________ (voce di bilancio / centro di costo) - altre considerazioni: _____________ DELIBERA Il Consiglio di Amministrazione, esaminata la proposta e dopo discussione, - DELIBERA di procedere all'acquisto dell'autovettura sopra descritta alle condizioni indicate: prezzo € _____________ più oneri per complessivi € _____________; - DELIBERA di autorizzare il pagamento secondo le seguenti modalità: _____________; - DELIBERA di imputare la spesa al conto contabile / centro di costo: _____________; - DELIBERA di conferire a: _____________ (nome e carica) i poteri necessari per: a) negoziare e sottoscrivere ogni atto, contratto o documentazione necessaria per l'acquisto dell'autovettura; b) eseguire gli adempimenti amministrativi e fiscali connessi alla compravendita (immatricolazione, passaggio di proprietà, pagamento imposte e tasse, ecc.); c) ritirare il veicolo e firmare i documenti di consegna; d) richiedere e stipulare coperture assicurative e contratti di manutenzione, se ritenuto opportuno. Tali poteri si intendono conferiti con facoltà di delega. Eventuali limiti di spesa e condizioni particolari per la sottoscrizione: _____________ DISPOSIZIONI CONTABILI E FISCALI Modalità di rilevazione contabile dell'investimento e piano di ammortamento proposto: _____________ Impatto fiscale previsto: _____________ Varie ed eventuali: _________ Chiusura della seduta: Non essendovi altro da discutere, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________. Letto, confermato e sottoscritto. Firma del Presidente: _____________ Firma del Segretario: _____________ Si allegano al presente verbale i seguenti documenti: - Offerta / preventivo del venditore: _____________ - Documentazione tecnica del veicolo: _____________ - Documentazione finanziaria / proposta di leasing (se presente): _____________ - Altro: _____________ Approvazione del verbale: Il presente verbale è stato redatto e approvato in data: _____________ Firmato per presa visione: - _____________ (Nome e carica) Firma: _____________ - _____________ (Nome e carica) Firma: _____________ - _____________ (Nome e carica) Firma: _____________
Fac simile verbale cda acquisto autovettura Word
Il fac simile è disponibile in formato Word per facilitarne la modifica e l’inserimento dei dati societari, delle specifiche del veicolo e delle clausole deliberate dal CdA; il file contiene il testo completo del verbale predisposto per la stampa e l’archiviazione e può essere adattato alle singole esigenze aziendali prima della sottoscrizione. Per scaricare il modello in formato Word utilizzare lo shortcode qui sotto.
