Il verbale di passaggio di consegne tra presidenti ASD è un documento formale redatto al momento del cambio della carica di presidente o rappresentante legale di un’associazione sportiva dilettantistica. Serve a fissare per iscritto la data, il luogo e le parti coinvolte nel trasferimento di incarichi, documenti, beni, conti e informazioni operative, nonché a tracciare lo stato patrimoniale, amministrativo, contabile e contrattuale dell’associazione al momento della consegna.
Indice
Come scrivere un verbale passaggio di consegne tra presidenti ASD
Scrivere un verbale di passaggio di consegne tra presidenti di un’ASD richiede rigore, precisione e una corretta scansione degli ambiti amministrativi, contabili e giuridici che caratterizzano la gestione associativa. Innanzitutto, il documento deve aprirsi con l’identificazione completa dell’associazione: denominazione sociale esatta, codice fiscale e, se presente, partita IVA, sede legale e recapiti. Deve quindi specificare con precisione la data, l’ora e il luogo in cui avviene la consegna e riportare le generalità complete del presidente uscente e del presidente entrante, con dati anagrafici essenziali come luogo e data di nascita, codice fiscale e indirizzo. Questi elementi non sono formali dettagli ma informazioni necessarie per eventuali aggiornamenti presso gli enti e per la tracciabilità di responsabilità.
Il corpo del verbale deve articolare una descrizione puntuale della documentazione e dei beni trasferiti, indicando se si tratta di originali o copie e inserendo eventuali annotazioni utili: lo statuto e l’atto costitutivo, il modello EAS o altra comunicazione all’Agenzia delle Entrate, i libri sociali obbligatori, i bilanci e i rendiconti degli ultimi anni, la corrispondenza ufficiale, la documentazione fiscale e contabile come registri, fatture ed estratti conto, oltre all’inventario dei beni materiali e delle attrezzature. È opportuno in questa sezione specificare lo stato di eventuali pratiche in corso e posizioni debitorie o creditorie conosciute, nonché la presenza di contratti in essere con fornitori, impianti sportivi, collaboratori e sponsor. La completezza della descrizione serve sia a tutelare il presidente entrante nel conoscere le obbligazioni già assunte dall’associazione, sia a responsabilizzare il presidente uscente nel trasmettere correttamente le informazioni in suo possesso.
La parte dedicata alla situazione amministrativa e finanziaria deve offrire un quadro sintetico ma esaustivo della liquidità immediata e delle disponibilità bancarie, includendo il saldo della cassa e dei conti correnti, indicazioni sugli assegni e sui libretti consegnati, eventuali carte di pagamento intestate all’ASD, finanziamenti o mutui in essere, nonché debiti e crediti notevoli. È buona prassi allegare al verbale estratti conto e riconciliazioni bancarie utili a dimostrare la corrispondenza tra quanto dichiarato e la situazione reale, insieme a eventuali documenti giustificativi di transazioni recenti.
L’inventario dei beni materiali deve descrivere gli elementi principali a disposizione dell’associazione, con quantità e stato di conservazione, e indicare la custodia di chiavi, telecomandi e accessi ai locali. Per quanto riguarda la gestione digitale, il verbale dovrebbe riportare gli accessi e i riferimenti ai principali account istituzionali: PEC, account e-mail ufficiale, credenziali per gestionali e piattaforme di iscrizione, account social e amministratori, accesso alla banca online, dettagli su backup e policy di conservazione dei documenti. La sicurezza delle credenziali e la necessità di modificare password o trasferire gestioni amministrative devono essere annotate chiaramente per evitare interruzioni di servizio o accessi non autorizzati.
Il verbale dovrebbe anche contenere una sintesi dei rapporti contrattuali e delle convenzioni in essere, con indicazione delle scadenze imminenti e delle azioni di assoluta urgenza. Trattandosi di rapporti che possono comportare obblighi immediati, è importante che il presidente entrante riceva informazioni su termini di pagamento, rinnovi automatici, clausole di recesso e contatti dei fornitori. La descrizione delle posizioni dei collaboratori e degli istruttori, con riferimenti ai contratti e agli incarichi attivi, aiuta a gestire la continuità delle attività sportive e amministrative. Parallelamente, il verbale deve prevedere la segnalazione delle scadenze fiscali, amministrative e degli eventi programmati, così da pianificare flussi di cassa e adempimenti in calendario.
Dal punto di vista formale, il verbale va sottoscritto dal presidente uscente e da quello entrante, preferibilmente in duplice copia, e può essere firmato anche alla presenza del segretario dell’ASD o di testimoni per una maggiore evidenza probatoria. È consigliabile allegare un elenco degli allegati consegnati, numerandoli e descrivendoli, e conservare sia originali che copie digitali in un archivio che consenta la consultazione futura. Qualora emergano contestazioni o riserve al momento della consegna, queste devono essere annotate nel verbale in modo chiaro e circostanziato, con l’indicazione della natura della riserva e delle eventuali attività da compiere per la verifica. Se necessario, il verbale può rimandare a ulteriori verifiche contabili o legali e prevedere un termine per la chiusura delle contestazioni.
Sul piano operativo e normativo, il passaggio di consegne deve essere coordinato con le notifiche e le variazioni previste verso gli enti competenti: aggiornamento dei dati all’Agenzia delle Entrate, comunicazione alle federazioni sportive, agli enti di promozione sportiva e al Registro nazionale delle attività sportive dilettantistiche, ove previsto. Il presidente entrante dovrà verificare la necessità di aggiornare deleghe e procure, nonché di rinnovare iscrizioni e polizze assicurative. È utile prevedere nel verbale indicazioni circa la documentazione da aggiornare e i termini entro cui provvedere a tali adempimenti, sia per motivi di compliance sia per mantenere la continuità operativa dell’associazione.
Infine, dal punto di vista prudenziale, chi redige il verbale dovrebbe curare che la consegna sia accompagnata da una riconciliazione documentale e da un controllo incrociato di quanto dichiarato con i documenti allegati. In caso di discrepanze rilevanti, è opportuno che le parti concordino di sottoporre la questione a una verifica contabile specialistica. Conservare una copia del verbale firmato, registrare le ricevute di consegna e mantenere una traccia digitale dei file allegati garantisce tutela per entrambe le parti e facilita la gestione successiva. La chiarezza, la trasparenza e la completezza del verbale rappresentano gli elementi chiave per un passaggio di consegne efficace e per la governance corretta dell’ASD.
Esempio verbale passaggio di consegne tra presidenti ASD
VERBALE DI PASSAGGIO DI CONSEGNE TRA PRESIDENTI ASD Associazione sportiva dilettantistica: _____________ Sede legale: _____________ Codice fiscale / P.IVA: _____________ Luogo: _____________ Data: _____________ Ora: _____________ Presenti: - Presidente uscente: _____________ (nato/a a _____________ il _____________, C.F. _____________, indirizzo _____________) - Presidente entrante: _____________ (nato/a a _____________ il _____________, C.F. _____________, indirizzo _____________) - Altri presenti / Testimoni: _____________ Premessa Il/la sottoscritto/a Presidente uscente e il/la sottoscritto/a Presidente entrante si incontrano per formalizzare il passaggio delle consegne relativo alla gestione dell'ASD sopra indicata. Documentazione consegnata (indicare se presente / copia / originale e annotazioni) - Statuto e atto costitutivo: _____________ - Iscrizione al registro CONI / Federazione / Registro associazioni sportive: _____________ - Comunicazioni e certificati (CCIAA,Registro delle ASD, ecc.): _____________ - Verbali delle assemblee sociali: _____________ - Libro dei soci / elenco tesserati: _____________ - Libri sociali (verbali, inventario, libro soci): _____________ - Bilanci e rendiconti degli ultimi ______ anni: _____________ - Documentazione contabile (fatture, ricevute, registri): _____________ - Estratti conto bancari e riconciliazioni: _____________ - Corrispondenza ufficiale: _____________ - Polizze assicurative e documenti relativi alle coperture: _____________ - Pratiche legali o amministrative in corso: _____________ - Altri documenti: _____________ Situazione amministrativa e finanziaria - Saldo cassa (contanti): _____________ - Saldo conto corrente (istituto e coordinate): _____________ - Assegni e libretti consegnati: _____________ - Carte di credito / prepagate intestate all'ASD: _____________ - Debiti in essere (fornitori, obbligazioni): _____________ - Crediti in essere (clienti, contributi da ricevere): _____________ - Finanziamenti o mutui: _____________ - Regolarità fiscale e previdenziale (Dichiarazioni presentate / scadenze): _____________ - Note / osservazioni sulla situazione economico-finanziaria: _____________ Inventario beni materiali e attrezzature - Elenco attrezzature sportive (descrizione, quantità, stato): _____________ - Materiale di segreteria / informatico (PC, stampanti, ecc.): _____________ - Chiavi, telecomandi, accessori locali: _____________ - Locali in uso e condizioni: _____________ - Altri beni: _____________ Gestione digitale e accessi - Indirizzo PEC dell'ASD: _____________ - Account e-mail ufficiale/e: _____________ - Accessi a gestionali (nome software / credenziali / note): _____________ - Account social (Facebook, Instagram, ecc.) e amministratori: _____________ - Sito web / hosting / dominio: _____________ - Accesso banca online: _____________ - Backup e archiviazione documenti: _____________ - Note su sicurezza delle credenziali: _____________ Contratti, convenzioni e rapporti esterni - Contratti con impianti sportivi / affitti / comodati d'uso: _____________ - Convenzioni con enti, scuole, federazioni: _____________ - Contratti con fornitori e sponsor: _____________ - Rapporti con collaboratori / istruttori (contratti, incarichi): _____________ - Scadenze contrattuali imminenti: _____________ - Note / osservazioni: _____________ Adempimenti e scadenze future - Scadenze fiscali e amministrative prossime: _____________ - Eventi programmati / gare / attività in corso: _____________ - Attività operative da completare / procedure aperte: _____________ - Responsabili contatti e recapiti per ogni attività: _____________ Dichiarazioni Il/la Presidente uscente, _____________, dichiara di aver consegnato al/alla Presidente entrante, _____________, tutta la documentazione, i beni e le informazioni sopra elencate, salvo quanto indicato nelle osservazioni, e di aver fornito le necessarie spiegazioni per la corretta prosecuzione della gestione associativa. Il/la Presidente entrante, _____________, dichiara di aver ricevuto la documentazione, i beni e le informazioni sopra elencate e di prendere atto della situazione risultante al momento del presente verbale. Eventuali contestazioni o riserve: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Allegati (elenco dei documenti consegnati in copia o originali) - Allegato 1: _____________ - Allegato 2: _____________ - Allegato 3: _____________ - Altri allegati: _____________ Firma del Presidente uscente: Nome e cognome: _____________ Firma: _______________________ Data: _____________ Firma del Presidente entrante: Nome e cognome: _____________ Firma: _______________________ Data: _____________ Firma dei testimoni / presenti: Nome e cognome: _____________ - Firma: _______________________ - Ruolo: _____________ Nome e cognome: _____________ - Firma: _______________________ - Ruolo: _____________ Note finali / Ulteriori condizioni concordate: ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________
Fac simile verbale passaggio di consegne tra presidenti ASD Word
Qui trovi un fac simile del verbale in formato Word pronto per essere scaricato e compilato; il file è pensato per agevolare la redazione completa del passaggio di consegne, includendo campi editabili per i dati dell’ASD, l’elenco della documentazione, lo stato patrimoniale e gli spazi per le firme delle parti e dei testimoni.
