È una comunicazione inviata dal fornitore al cliente per informare che la merce ordinata è pronta per la spedizione o il ritiro. Serve a coordinare le fasi successive della consegna e garantire che il cliente sia aggiornato sullo stato dell’ordine.
Come compilare una avviso merce pronta
Un avviso di merce pronta è un documento fondamentale nel ciclo logistico e commerciale perché comunica al destinatario che la spedizione dei beni ordinati è stata completata e la merce è disponibile per il ritiro o la consegna. In una comunicazione di questo tipo, è essenziale innanzitutto identificare chiaramente il mittente e il destinatario, includendo riferimenti come ragione sociale, indirizzo e contatti. Occorre poi specificare i dettagli dell’ordine cui si riferisce l’avviso, come numero e data dell’ordine o del contratto, per evitare fraintendimenti e facilitare la tracciabilità tra le parti coinvolte.
È importante indicare con precisione la descrizione della merce pronta, riportando codici prodotto, quantità esatta, eventuali caratteristiche specifiche e condizioni particolari di imballaggio o stoccaggio. Deve essere chiarita anche la modalità di ritiro o consegna prevista: per esempio, se la merce deve essere ritirata presso il magazzino del mittente oppure se sarà consegnata a destinazione, specificando luogo, data e orario disponibili per il ritiro o la data stimata di consegna. Se necessario, si possono aggiungere informazioni relative ai documenti accompagnatori, come bolle di accompagnamento, DDT o fatture già emesse o da emettere, oltre ad eventuali note su normative particolari, certificazioni richieste o adempimenti doganali.
Un ulteriore aspetto da non trascurare riguarda le istruzioni operative, come le modalità di accesso al deposito, i nominativi da contattare per il ritiro, eventuali procedure di sicurezza o documentazione da presentare al momento del carico. Infine, è buona prassi includere una richiesta di conferma della ricezione dell’avviso e dell’avvenuto ritiro o accettazione delle condizioni, in modo da formalizzare la comunicazione e tutelare entrambe le parti nel processo di consegna della merce.
Fac simile avviso merce pronta
1. Avviso Generico di Merce Pronta
Gentile Cliente,
La informiamo che la sua merce è pronta per il ritiro/spedizione presso il nostro magazzino. Restiamo a disposizione per ulteriori dettagli.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]
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2. Comunicazione di Disponibilità Ordine
Spett.le [Nome Cliente],
Siamo lieti di comunicarle che il suo ordine n. [Numero Ordine] è stato preparato ed è ora disponibile per il ritiro o la spedizione. La preghiamo di contattarci per concordare le modalità preferite.
Distinti saluti,
[Nome Azienda]
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3. Notifica di Pronta Consegna
Gentile [Nome Cliente],
Con la presente confermiamo che la merce relativa al suo acquisto è pronta per essere consegnata. La invitiamo a contattarci per definire i dettagli della consegna.
Cordiali saluti,
[Nome Azienda]
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4. Avviso di Preparazione Merce – Ritiro in Sede
Egregio Cliente,
La informiamo che la merce da lei ordinata è stata preparata ed è disponibile per il ritiro presso la nostra sede in [Indirizzo].
Per ulteriori informazioni, non esiti a contattarci.
Saluti,
[Nome Azienda]