Il verbale dimissione soci ASD è il documento formale con cui l’organo competente dell’Associazione Sportiva Dilettantistica prende atto delle dimissioni di uno o più soci e ne dispone le conseguenze operative e contabili. Serve a lasciare traccia ufficiale della comunicazione di recesso, a consentire l’aggiornamento del libro soci e dell’organigramma, e a formalizzare eventuali adempimenti amministrativi e comunicazioni verso enti esterni.
Indice
Come scrivere un verbale dimissione soci ASD
La redazione di un verbale di dimissione soci di una ASD richiede attenzione ai profili formali e sostanziali e deve rispondere alle previsioni statutarie dell’associazione oltre che alle prassi amministrative consolidate. Innanzitutto occorre che la richiesta di dimissione sia documentata attraverso un atto scritto da parte del socio, preferibilmente con data certa, e che questa comunicazione sia protocollata dall’Associazione. Le modalità più solide di acquisizione della data certa sono l’invio tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite posta elettronica certificata (PEC); il documento consegnato a mano può valere se la consegna è attestata con ricevuta o con annotazione di ricezione in segreteria. È opportuno indicare nel verbale la data della lettera di dimissioni e la data di ricezione da parte dell’ASD, specificando l’eventuale decorrenza richiesta dal socio o, in mancanza, la decorrenza che l’organo ritiene di applicare in conformità allo statuto.
La convocazione dell’organo chiamato a verbalizzare deve essere effettuata secondo le regole statutarie; nella prassi, la questione è portata all’ordine del giorno del Consiglio Direttivo, salvo diversa previsione che richieda l’intervento dell’assemblea dei soci. Nel verbale vanno riportati i dati essenziali della riunione: data, ora, luogo, modalità di convocazione, elenco dei presenti con le rispettive cariche o qualifiche e l’eventuale accertamento del quorum. La validità della seduta e la regolarità della convocazione devono risultare con espressioni chiare nel testo del verbale, perché tale attestazione sancisce la legittimità della presa d’atto delle dimissioni. Nel corpo del verbale si richiama espressamente la comunicazione ricevuta, si riporta il testo o una sintesi della lettera di dimissioni e si dichiara la conformità dell’atto rispetto alle prescrizioni statutarie quando previsto.
La deliberazione dell’organo deve indicare la decisione presa: in genere il Consiglio Direttivo prende atto delle dimissioni e delibera l’aggiornamento del libro soci, la cancellazione dall’elenco soci con l’indicazione della data di cessazione e ogni altro provvedimento consequenziale, come la richiesta di restituzione di tessere o materiali, la verifica di eventuali pendenze economiche o obblighi nei confronti dell’Associazione e le modalità per il loro regolamento. Se il socio dimissionario ricopre anche una carica sociale, il verbale deve specificare se le dimissioni riguardano solo la qualifica di socio o anche la carica, e procedere, ove necessario, alle determinazioni previste dallo statuto per la sostituzione, che possono prevedere la convocazione dell’assemblea o la nomina da parte del Consiglio. Ogni modifica dell’organigramma va documentata con apposito verbale integrativo se la materia esige ulteriori decisioni formali.
È fondamentale che il verbale documenti l’esito di eventuali votazioni e le relative risultanze numeriche: favorevoli, contrari e astenuti, oppure che attesti l’unanimità, con la firma del Presidente e del Segretario verbalizzante. La sottoscrizione del socio dimissionario, se presente, è un ulteriore elemento che può essere acquisito e allegato al verbale. Gli allegati rilevanti, come la lettera di dimissioni, la convocazione e l’elenco presenze, devono essere menzionati e conservati unitamente al verbale nei registri dell’Associazione. La pratica amministrativa suggerisce di annotare immediatamente il provvedimento anche sul libro soci, con riferimento alla pagina e al numero di protocollo del verbale per garantire coerenza nella documentazione e facilità di reperimento.
Sul piano dei rapporti con gli enti esterni, il verbale può costituire la base documentale per eventuali comunicazioni obbligatorie. Se la cessazione del socio comporta variazioni di soggetti titolari di cariche rilevanti ai fini fiscali o per la rappresentanza verso il CONI, il Registro delle Associazioni Sportive o eventuali Enti di Promozione Sportiva (EPS), il verbale deve contenere le determinazioni su chi è incaricato di comunicare le variazioni e i termini entro cui eseguire tali adempimenti. In presenza di pendenze economiche, il verbale dovrebbe indicare chiaramente l’importo, la scadenza e le modalità di pagamento concordate, nonché i passaggi autorizzati per eventuali azioni di recupero, sempre nel rispetto delle norme statutarie e del principio della buona amministrazione.
Dal punto di vista probatorio, è utile che il verbale riporti la formula completa della seduta, con la dichiarazione di regolarità e la chiusura, e che venga conservato, come gli altri verbali, nel relativo registro verbali in originale. Se l’Associazione tiene un registro informatico dei soci, è altrettanto importante provvedere all’aggiornamento digitale con annotazione della data e riferimento al verbale cartaceo. L’adozione di pratiche coerenti e ripetibili per la gestione delle dimissioni dei soci riduce il rischio di contestazioni e facilita la tracciabilità degli adempimenti richiesti dalla normativa fiscale e dai regolamenti sportivi applicabili.
Esempio verbale dimissione soci ASD
VERBALE N. _____________ L'anno _____________, il giorno _____________ del mese di _____________, alle ore _____________, presso la sede dell'Associazione Sportiva Dilettantistica _____________, in _____________ (indirizzo), si è riunito il/la sottoscritto/a organo _____________ per redigere il presente verbale relativo alle dimissioni di socio. Presenti: - Nome e Cognome: _____________ — Carica/Qualifica: _____________ - Nome e Cognome: _____________ — Carica/Qualifica: _____________ - Nome e Cognome: _____________ — Carica/Qualifica: _____________ (Indicare eventuali ulteriori presenti) _____________ Assume la presidenza della seduta il/la Sig./Sig.ra: _____________ in qualità di: _____________ Assume la funzione di segretario verbalizzante il/la Sig./Sig.ra: _____________ in qualità di: _____________ Constatata la regolarità della convocazione, il Presidente dichiara aperta la seduta e pone all'ordine del giorno la seguente deliberazione: presa d'atto e/o accettazione delle dimissioni del socio. Oggetto: Dimissioni del socio Il/la Sig./Sig.ra: _____________, nato/a il _____________ a _____________, residente in _____________ (indirizzo), codice fiscale _____________, membro della ASD _____________, presenta/dichiara di rassegnare le proprie dimissioni dall'Associazione con lettera datata _____________ e pervenuta in data _____________, con effetto dal _____________. Testo della comunicazione di dimissioni (sintesi o trascrizione): _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ L'organo presente prende atto della suddetta comunicazione e (spuntare la voce corrispondente) - _____________ prende atto delle dimissioni senza osservazioni. Effetto: _____________ - _____________ accetta le dimissioni con riserva di verifica di eventuali pendenze. Effetto: _____________ - Altro provvedimento deliberato: _______________________________________________________________________________ Si dispone: - l'aggiornamento del libro dei soci e la cancellazione del/la Sig./Sig.ra _____________ dall'elenco soci a decorrere dal _____________; - la riconsegna di tessere, materiali e/o documenti in dotazione all'Associazione da parte del/la dimissionario/a entro e non oltre il _____________; - la verifica delle eventuali pendenze economiche/obbligazioni verso l'Associazione e le modalità di regolamento delle stesse: importo dovuto _____________, modalità di pagamento _____________, termine _____________; - l'eventuale comunicazione agli enti/registri competenti: _____________ (specificare quali) entro il termine _____________. Si prende atto che: _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ Null'altro essendovi da deliberare, il Presidente dichiara chiusa la seduta alle ore _____________. Letto, approvato e sottoscritto. Luogo e data: _____________ Il Presidente: _____________________________ _____________ (Nome e Cognome) (Firma) Il Segretario verbalizzante: _____________________________ _____________ (Nome e Cognome) (Firma) Il Socio dimissionario (se presente): _____________________________ _____________ (Nome e Cognome) (Firma)
Fac simile verbale dimissione soci ASD Word
È possibile utilizzare il fac-simile in formato Word per adattare rapidamente il testo del verbale alle specifiche dell’ASD, compilando i campi indicati e allegando le lettere di dimissioni. Il modello Word facilita la conservazione, la stampa e la firma dei documenti ufficiali.
